Пишу о том, как правильно автоматизировать бизнес-процессы, избежать распространенных ошибок и получить максимальную выгоду от каждого вложенного в инновации рубля.
Существует три основных принципа, на которых держится успешное масштабирование компании:
- Налаженные бизнес-процессы на текущем уровне
- Делегирование рутины
- Грамотное внедрение новых инструментов в работу компании
Автоматизация решает каждую из этих задач и при этом позволяет идти в ногу с технологическим прогрессом, не уступая конкурентам.
Однако внедрять новые инструменты важно обдуманно. Просто закупая последние версии ПО, готовые продукты от IT-компаний или роботов-помощников, можно упустить принципиально важные нюансы и не получить желаемый результат. Отсюда появился запрос на гибкие решения, подготовленные под потребности конкретной компании. Сегодня это скорее необходимость, чем модная тенденция.
Роль автоматизации в современных бизнес-процессах
Пока все рутинные задачи делаются в компании вручную, владелец бизнеса тратит огромные ресурсы на то, что можно поручить умным программам. Зарплата сотрудникам, у которых уходит по несколько часов в день на однотипные задачи, контроль выполнения этих задач, исправление ошибок, причиной которых стал человеческий фактор, текучка кадров — все это требует времени и денег, которые можно сэкономить при правильном подходе.
И если сегодня существующая модель устраивает, то при масштабировании, когда филиалов, работников и клиентов становится больше, справляться становится все сложнее. Как вы этом помогает автоматизация?
1. Снижение зависимости от ручного труда ускоряет прием, обработку и выполнение заказов;
2. Быстрый обмен данными и онлайн связь в реальном времени между разными отделами упрощает коммуникацию внутри компании;
3. Автоматическое прогнозирование потребностей клиентов помогает правильно распределить нагрузку между персоналов и избежать заваловв;
4. Автоматизация рутинных и трудоемких задач сокращает операционные расходы, поскольку избавляет от необходимости найма и содержания большой команды;
5. Обработка больших объемов данных позволяет бизнесу анализировать покупательское поведение, тренды рынка и другую важную информацию для принятия стратегических решений;
6. Создание единого хранилища данных делают любую нужную информацию доступной в несколько кликов, чем упрощает коммуникацию между отделами и бизнес-партнерами;
7. Точность и надежность при выполнении задач снижает вероятность ошибок, возможных штрафов и потери клиентов. Важно учитывать, что программа не устает, не нуждается в отпуске или больничном, не бывает в плохом настроении и не могут уйти к другому работодателю;
8. Быстрые и продуманные заранее ответы на запросы клиентов дают большие возможности в улучшении качества сервиса;
9. Автоматизация позволяет бизнесу оперативно реагировать на изменения рынка, быстро внедрять новые стратегии и адаптироваться к новым требованиям и потребностям клиентов.
Примеры автоматизации в различных отраслях
Доставки еды: каждая упущенная заявка — это потерянный доход. И владельцы службы доставки часто теряют клиентов, если полагаются только на человеческий фактор. Операторы могут пропустить звонок или вовремя не увидеть заказ на сайте, а бизнес несет потери. Когда точек становится больше — это превращается в огромную проблему.
Внедрение голосового робота заменяет целую команду операторов. При этом умная программа работает круглосуточно, обращается к клиентам по имени и молниеносно реагирует на заказы. Робот интегрируется с CRM-системой и отслеживает обстановку на кухне, чтобы консультировать клиентов по времени ожидания или доступным позициям. А его обслуживание обходится значительно дешевле, чем зарплата персонала.
Строительные компании: предприятия, которые строят жилые дома, максимально заинтересованы в снижении себестоимости производства без потери качества, четкой документации и безопасности данных клиентов.
Внедрение подходящей CRM-системы одновременно решает задачи по управлению проектами, коммуникации между персоналом и партнерами, маркетингу и финансовой аналитике.
Программа систематизирует снабжение ресурсами и контролирует безошибочно все этапы сделки. Например: показывает статус каждой позиции в журнале закупок, этап взаимодействия с клиентом, количество материалов по каждому проекту и еще десятки других факторов. Представить масштабную строительную компанию, которая занимается этими процессами вручную в 2024 году и при этом успешно выполняет свою работу, невозможно.
Практические советы по успешному внедрению автоматизации в бизнес-процессы
Когда в игру вступает автоматизация, важно не утонуть в цифрах. Для начала выявите «болезненные точки». Какие главные задачи вы ставите перед оптимизацией бизнес-процессов? Исходя из этого списка, будет проще ориентироваться в функционале, который нужно настроить именно для вас.
Действуйте поэтапно: начните с одного отдела, протестируйте, оцените эффект. Например, внедрите облачную платформу для коммуникации CPaaS. Она не требует сложной интеграции и значительно упрощает общение с клиентами и персоналом.
На каждом этапе отслеживайте изменения. Определите ключевые метрики, которые реально отражают ваш прогресс. Стартуйте с базового: смотрите на время выполнения задач до и после оптимизации. Еще один показатель — качество продукции. Стало ли оно стабильнее? И конечно, удовлетворённость клиентов — главный показатель успешности ваших нововведений. Эти данные помогут понять, насколько автоматизация играет вам на руку.
Подготовьтесь к финансовым вложениям. На начальных этапах автоматизация потребует дополнительных расходов: обучение сотрудников, услуги IT-специалистов, стоимость самих разработок.
Для того, чтобы успешно автоматизировать бизнес-процессы и масштабировать компанию, рекомендую обратиться к опытному оптимизатору. Я способен найти слабые места в процессах, наладить текущую работу, подобрать правильные инструменты и помочь внедрить их в повседневные задачи бизнеса. В случае, если моя помощь вам актуальна прямо сейчас, приглашаю вас присоединиться к моему Telegram.
#бизнес #автоматизация #ии #IT #CPaaS #CRM #бизнесрост
