Обычно, если в ходе камералки в декларации налоговая нашла ошибки или нестыковки, она может потребовать от вас пояснения или предложит сдать уточненку. При этом проверяющие не имеют право запрашивать документы.
Правда есть исключения: заявлены льготы, необлагаемые суммы, инвествычеты или возмещение налога, сдана уточненка к уменьшению налога за более чем 2х летний период, "разрывы" с данными контрагентов в т.ч по прослеживаемости товаров.
Кстати, при отражении убытка по налогу на прибыль, инспекция может попросить только пояснения, и никаких документов запрашивать не должна при этом.
Поэтому, если вы понимаете, что по нормам НК инспекция не может затребовать у вас ничего, кроме пояснений, отказ представить документы можно оформить таким образом:
Мотивированный отказ в представлении документов
На требование о представлении документов (информации) от _____ № ______, направленное в связи с проведением камеральной проверки декларации _______________, «Общество» сообщает следующее.
По общему правилу, установленному п. 7 ст. 88 НК РФ, в рамках камеральной налоговой проверки налоговый орган не вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы, если иное не предусмотрено ст. 88 НК РФ или если представление таких документов вместе с налоговой декларацией (расчетом) не предусмотрено НК РФ.
Как указано в Письме ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395, налогоплательщик вправе, но не обязан в соответствии с п. 4 ст. 88 НК РФ дополнительно представить документы, подтверждающие достоверность данных, внесенных в налоговую декларацию.
Пояснения о причинах несоответствия показателей налоговой базы по реализации товаров (работ, услуг) в декларациях по НДС и по налогу на прибыль сданы в инспекцию _______.
В них мы указали, что налоговые базы по налогу на прибыль и НДС сравнивать между собой нельзя, поскольку, например:
— в налоговую базу по НДС не включаются доходы от операций, освобождаемых от НДС, а в налоговой базе по налогу на прибыль такие доходы учитываются;
— стоимость безвозмездно переданных товаров облагается НДС и идет в налоговую базу, а в декларации по налогу на прибыль — не отражается.
И детально изложили причины расхождения налоговых баз в проверяемом периоде.
В остальной части, руководствуясь подп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ, «Общество» оставляет требование ИФНС о представлении документов от _________ № ___________ без исполнения как не соответствующее НК РФ.
Но, прежде чем вежливо отказать налоговой, оцените степень и меру возможной ответственности. Иногда проще отправить документы, чем спорить с инспекцией.
Потому что по общему правилу за неисполнение требования о представлении документов полагается штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если не представить пояснения, возможен штраф в размере 5 000 руб (ст. 129.1 НК РФ). За повторное нарушение в течение календарного года оштрафуют на 20 000 руб.
По теме есть свежее решение арбитражного суда Западно-Сибирского округа. Постановление от 20.06.2023 № А03-1860/2022
Если проверяемая организация не имеет возможности представить истребуемые документы, она в течение дня, следующего за днем получения требования, письменно уведомляет о невозможности представления в указанные сроки документов с указанием причин, по которым документы не могут быть представлены. В течение двух дней со дня получения такого уведомления налоговая инспекция вправе продлить сроки представления документов.
Бывший директор не передал новому все бухгалтерские документы, т.е по фактическому месту нахождения организации бухгалтерские документы отсутствовали. На связь бывший директор не выходил. Организация сообщила об этом в налоговую инспекцию и попросила предоставить ей время для восстановления документов.
При этом организацией предпринимались попытки восстановить утраченные документы по контрагентам, для чего в их адрес направлялись соответствующие запросы. Ответы и документы от контрагентов организацией получены не были. Таким образом, организация предприняла все зависящие от нее действия, чтобы восстановить истребованные документы, но сделать этого не смогла. В связи с этим, заключил суд, у налоговой инспекции не было оснований для привлечения организации к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ. Наложенный на нее штраф был отменен.
Позиция налогоплательщика была поддержана тремя инстанциями.
Правда это дело выбивается из общей массы как раз отрицательной судебной практики (см. практику ЗСО и других регионов).
Сказать, что это решение — новый тренд в судебной практике, юристы так не считают, а говорят, что это скорее, исключение, чем правило.
И вот уже позднее Определением Конституционного суда РФ от 28.09.23 № 2450-ОВС РФ было окончательно установлена обязанность бывшего руководителя организовать хранение бухгалтерской документации и передать дела новому руководителю.
Поэтому решать вам спорить или выполнять, но помнить о своих правах.
А если вам нужна консультация, совет, помощь в подготовке ответа / запроса в налоговую, заполните короткую форму на нашем сайте, мы свяжемся с вами