Наверняка вы хоть раз в жизни слышали о планировании дел и даже пытались вести ежедневник. Но дальше красивого списка с множеством задач на день никуда не ушли. Продуктивность не выросла, зато упала самооценка, когда увидел, сколько всего не успел. Так бывает, и это нормально. Скорее всего, дело в неправильном подходе к планированию. Недостаточно просто вынести все дела на бумагу и уверенно расставлять галочки. В этой статье мы собрали несколько способов, как успевать больше и не закапывать себя, если что-то пошло не по плану.
Рутинные задачи — тоже задачи
Чаще всего план на день состоит только из «важных» дел:
- пройти обучение;
- съездить на тренировку в фитнес-зал;
- выполнить задачи по работе;
- прочитать книгу по саморазвитию.
Но на самом деле день любого человека состоит из множества рутинных действий, которые нельзя вычеркнуть, и на которые уходит много времени. Для примера выдумаем персонажа. Пусть будет Маша.
Маша — обычный человек с обычными человеческими потребностями. Вот что она делает каждый день:
- умывается и принимает душ;
- завтракает, обедает и ужинает;
- выбирает одежду и делает макияж;
- едет до работы и вечером возвращается домой;
- пьет кофе и общается с коллегами;
- моет посуду и готовит еду;
- два раза выгуливает собаку;
- спит.
И на это все Маше нужно время. Проведем небольшой расчет. Для чистоты эксперимента возьмем затраты в минутах.
Если девушка добавит в свой план еще 5 часов на обучение, час на тренировку и 8 часов на работу, она выполнит лишь половину задач. А еще потратит время на сожаление о том, что сегодня опять ничего не вышло.
Поэтому прежде чем планировать свой день, посчитайте, сколько вы тратите на привычные действия. А уже оставшееся время можно посвятить саморазвитию, хобби и развлечениям.
Да, свободного времени действительно мало, но планов-то от этого меньше не становится. Все еще хочется развиваться, узнавать что-то новое, каждый день меняться в лучшую сторону. Важно понимать, что сделать все на свете не получится в любом случае. И этот факт нужно принять. Но кое-что из запланированного выполнить все-таки можно. Для этого задачам нужны приоритеты. Об этом мы и поговорим дальше.
Важное и срочное — сейчас, остальное — потом
Самый простой способ распределить задачи по приоритету — матрица Эйзенхауэра. Выпишите все планы на бумагу и ответьте на два вопроса о каждой задаче:
- Это важно?
- Это срочно?
Ответов на эти вопросы может быть только два — «Да» или «Нет».
Например, задача «Пойти в фитнес-зал»:
- Это важно? Да, ведь вы хотите иметь подтянутое и здоровое тело.
- Это срочно? Да, ведь через 3 месяца вы поедете на море и хотите спокойно ходить в купальнике.
Другое пример — «Выучить английский язык»:
- Это важно? Да, ведь вы планируете работать за рубежом.
- Это срочно? Нет, так как на ближайшие 5 лет у вас контракт с российской компанией.
Далее разделяем лист на четыре части, как на картинке ниже:
Блок 1 — срочные и важные.
Это задачи, выполнение которых неизбежно. Откладывать такие дела нельзя, иначе это критически скажется на будущем. Сюда можно отнести задачи, которые появились из-за форс-мажоров или проблем со здоровьем.
Блок 2 — несрочные и важные.
В этом блоке находятся задачи, которые помогают достигать долгосрочных целей. Такие действия направлены не на тушение пожаров в жизни, а на рост и развитие. У них может не быть дедлайна, поэтому часто до них доходят по остаточному принципу. Вот несколько примеров таких задач:
- изучение языков;
- повышение квалификации;
- освоение новой профессии;
- провести исследование.
Блок 3 — срочные и неважные.
В эту группу входят действия, которые отвлекают от важных задач. Например, проверка электронной почты, мессенджеров, домашние дела. Такие задачи лучше всего делегировать. Но если такой возможности нет, то к ним стоит приступать только после того, как 1 и 2 блоки окажутся пустыми.
Блок 4 — несрочные и неважные.
Это то, что все так любят делать, но и то, что не дает приблизиться к жизненной цели. Например, сериалы, компьютерные игры, социальные сети.
Важно: матрица Эйзенхауэра — отличный способ упорядочить задачи и не гнаться сразу за всем подряд. Но это не панацея. Не забывайте, что человек не робот, и навсегда удалить задачи из 4 блока не получится. Если не давать себе расслабиться, вы потеряете контроль над жизнью и сил хватит только на несрочные и неважные дела, которые никуда вас не приведут. Попробуйте брать по несколько задач в день из каждого блока.
Съесть лягушку
(и мы не про французское блюдо)
«Лягушка» — это самая важная, сложная и длительная задача. Соответственно, она самая неприятная из всех, которые запланированы на день. К ней тяжелее всего подступиться, и подсознательно ее хочется отложить до более подходящего момента. Но это ловушка. А чтобы в нее не попасть, «лягушку» нужно съесть утром, когда мозг еще не загружен разными мыслями, и вы не чувствуете себя уставшим. Если этого не сделать, важная задача будет нависать над вами весь день и не давать приступить к другим делам.
Важно: под «утром» мы подразумеваем не столько время суток, сколько период пика энергичности, бодрости и работоспособности конкретного человека. Ведь если вы привыкли поздно ложиться и поздно вставать, то утра, как такового, для вас скорее всего не существует.
Но как понять, где в списке дел «лягушка»? Для этого существует «закон трех» — только три задачи из всех приносят 90% пользы и метод быстрых списков.
Как действовать?: засеките 30 секунд и выпишите 3 ваших главных цели, которых вы хотите достигнуть прямо сейчас. Это и будут ваши «лягушки». Также вместо целей можно выписать 3 проблемы, которые сильно мешают.
Необязательно «съедать лягушек» в один день. Вы можете выделить под такие задачи несколько утренних часов в течение, например, недели. То же самое стоит сделать, если одна «лягушка» слишком большая и требует много времени. Так вы не будете испытывать страх и перестанете откладывать важное на «когда-нибудь потом».
Какие инструменты могут пригодиться?
После того как вы запланировали все дела на день, в том числе и рутинные, определили приоритет у задач и выделили «лягушек», пора визуализировать очередность действий. И для этого есть несколько инструментов.
Календарь
В каждом телефоне есть встроенный календарь. Если задач на день не очень много, то это неплохой вариант для планирования.
Преимущества:
- планирование начала и продолжительности задач;
- напоминания о предстоящем действии;
- не нужно скачивать дополнительные приложения;
- можно посмотреть список задач в любое время.
Недостатки:
- нельзя синхронизировать данные между устройствами;
- можно оставлять только короткие примечания, из-за чего может быть трудно вспомнить суть задачи;
- во встроенном календаре может не быть нужных функций;
- нет возможности творчески подходить к планированию: выбирать различные цвета и шрифты, использовать фон.
Заметки
Приложение для заметок также встроено в большинство телефонов. Но чаще всего их функционала недостаточно для планирования. Поэтому лучше использовать специальные приложения для заметок. Например,
- OneNote.
Преимущества:
- сервисы заметок обычно доступны и на ПК, и на телефоне;
- есть синхронизация данных в рамках аккаунта;
- множество инструментов для оформления и шаблонов заметок;
- поддержка чек-листов;
- расписаниями можно делиться с близкими.
- благодаря синхронизации, данные остаются в облаке.
Недостатки:
- заметки обычно не работают без доступа к интернету;
- установить напоминания можно далеко не везде;
- одна задача = одна заметка;
- связать задачи между собой не получится.
Таск-трекер
Таск-трекер — это программа или сервис, который помогает управлять задачами. Обычно его используют в работе и бизнесе, но для планирования личных дел он тоже хорошо подойдет. Пример таск-трекера — наша облачная система Аспро.Agile, которой можно пользоваться бесплатно.
Преимущества:
- Доска задач. Вы сможете отслеживать, какие дела уже были выполнены, а какие — нет. А количество задач на этапе «Сделано» будет мотивировать вас реализовывать все больше и больше планов.
- Карточки задач. Подробно расписывайте, какие действия необходимо совершить в конкретной задаче, и храните все в одном месте. Так вы ничего не потеряете и не потратите время на вспоминание деталей.
- Приоритет задач. После того как вы определились с приоритетами с помощью матрицы Эйзенхауэра, установите статус в Аспро.Agile.
- Тайм-трекер. При выполнении задачи вы можете включить трекер, а по окончании увидеть в отчете, сколько вы потратили времени на то или иное действие. Это помогает найти «убийц» вашего времени.
- Теги и категории. Если разделить задачи на категории, вы сможете легко понять, на какие дела у вас уходит больше всего времени: уборку, социальные сети или спорт. А с помощью тегов можно быстро находить важные задачи.
- Мобильная версия. Вы сможете ставить задачи, перемещать их по этапам и учитывать затраченное время в любом месте и в любое время. При этом данные останутся в вашем аккаунте и не потеряются при работе с компьютера.
- Добавление в аккаунт других пользователей. Можно вести совместный быт с семьей: просто добавляете их в систему и ставите друг другу задачки. Или же работать с коллегами на одной доске.
Недостатки:
- для использования необходим доступ в интернет;
- кому-то будет не хватать напоминаний о предстоящих задачах;
- нет способов разделения задач по времени.
Ментальные карты
Метод, который помогает организовывать идеи, задачи и любую другую информацию. Ментальная карта — это схема, где в середине стоит главная цель или задача, а из нее выходят необходимые действия и шаги. Такой способ можно использовать, чтобы лучше запоминать информацию и, конечно, планировать.
Преимущества:
- помогает визуализировать планы и лучше понимать, что необходимо сделать;
- можно создавать на бумаге или в специальных сервисах;
- широкие возможности для оформления.
Недостатки:
- не получится планировать дела по времени;
- сложно планировать на день, лучше брать неделю или месяц;
- нельзя детально расписать суть задачи.
Ментальные карты также есть в Аспро.Agile — в виде дополнительного модуля внутри системы.
Эти методы мне не подходят. Как быть?
Конечно, уместить все методы планирования и приоритизации задач в одну статью невозможно. Если то, о чем мы рассказали, вам совершенно не подходит, присмотрись к других методам. Например:
- Метод OKR.
- Метод декомпозиции.
Но если и это не поможет, возможно, вам следует копать глубже. Далее расскажем о том, почему планирование не всегда может увенчаться успехом, и как с этим справляться.
Две руки, две ноги и один мозг
Еще одна ловушка нашего мозга — это многозадачность. Кажется, если делать несколько дел сразу, то продуктивность чудесным образом вырастет. Ведь не зря же мы можем одновременно пылесосить и отвечать коллегам в чате. Или готовить еду и читать книгу. Да, у нас две руки, две ноги, но мозг-то один, и с двумя задачи он справляется гораздо хуже.
Мозгу постоянно приходится выполнять следующие шаги:
- войти в контекст задачи 1;
- выйти из контекста задачи 1;
- войти в контекст задачи 2;
- выйти из контекста задачи 2.
И так по кругу. Это все микропотери времени, которые так сразу и не заметишь. Но они сильно влияют на нашу продуктивность. Чем больше задач мы пытаемся делать одновременно, тем медленнее мы их выполняем. Если вы до сих пор не можете поверить в это, предлагаем провести небольшой, но показательный эксперимент. Узнать больше о нем вы можете в нашей статье на VC. А еще в ней мы объясняем последствия многозадачности и способах тренировки внимания.
А зачем это все?
Никакие способы планирования и приоритизация задач не помогут, если вы подсознательно не понимаете, зачем выполнять ту или иную задачу, и к чему она вас приведет. Например, в социальных сетях все говорят о важности изучения иностранного языка. И вот вы каждый день записываете в планер «Выучить 10 новых слов на английском». И каждый раз этот пункт остается без галочки. Просто потому что у вас не хватает мотивации, или это вам вообще не нужно.
Прежде чем вносить какое-то дело в список задач, задайте себе вопросы:
- Нравится ли мне этим заниматься?
- К чему приведет меня эта задача?
- Какую пользу я могу получить?
- Кому это надо: мне или обществу?
- Почему я это делаю и как изменит меня выполнение этой задачи?
- Какие затраты необходимо понести и будут ли они оправданы?
- Нужны ли мне дополнительные инструменты и ресурсы?
Постарайтесь отвечать на эти вопросы максимально честно. Со временем у вас выработается привычка задавать себе открытые вопросы. Это позволит быстро находить мотивацию для задач, которые требует больших усилий, а также отказываться от того, что на самом деле вам не нужно.
Отдых — друг, а не враг
Чтобы человек был здоровым и чувствовал себя бодрым, ему необходимо около 8 часов сна. А это треть всего дня. И, кажется, что сон занимает слишком много времени, которое можно потратить на выполнение важных задач. Но это не так. Может быть, сегодня вы и сделаете больше, но завтра это негативно скажется на вашей продуктивности.
Также не стоит забывать о перерывах и других видах отдыха. Ведь если не оставлять себе свободного времени, рано или поздно выгорание возьмет верх. И тогда восстановиться будет гораздо сложнее. Помните, что отдых — это не безделье, а инвестиция в вашу бодрость и продуктивность.
А чтобы научиться отдыхать и расслабляться полноценно, мы подготовили небольшую подборку полезных книг на эту тему.
- Елена Володина, «Дзен в большом городе. Искусство плыть по течению и всегда оказываться там, где нужно».
- Тони Шварц, «То, как мы работаем — не работает: Проверенные способы управления жизненной энергией».
- Арианна Хаффингтон, «Революция сна».
- Клодия Хэммонд, «Искусство отдыха. Как качественно отдыхать в эпоху вечной занятости».
- Грег МакКеон, «Эссенциализм».
Не опускать руки
Планирование — это отличная привычка. Но это все еще привычка, и ее надо вырабатывать. Если что-то не получилось с первого раза, не опускайте руки. Пробуйте новые способы, инструменты, ну и, конечно, не забывайте прислушиваться к своему внутреннему состоянию. Рано или поздно вы найдете самый эффективный метод для себя и начать выполнять все запланированное.
А в комментариях предлагаем поделиться вашими историями. Расскажите, как вы задумались о планировании, как пришли к этому и насколько продуктивнее стали.