Наверняка многие из Вас сталкивались с проблемой много часовых совещаний. Я тоже не осталась в стороне и хочу немного развить эту тему.
Работая в компании «Х», я столкнулась с проблемой следующего характера. При звонке в офис, с попыткой решить какой либо вопрос, я слышала от секретарей, что сотрудник на совещании, а при звонке на мобильный, в ответ звучал заговорческий и крайне важный ответ абонента: - «я на совещании, перезвони или перезвоню позже». Обратный звонок мог не поступать в течении нескольких часов, а фактически, нужно было обсудить сущую мелочь или наоборот, необходимо было решить вопрос, связанный с отгрузкой продукции. И я озадачилась, что же происходит ежедневно у этих «важных» персон.
Как выяснилось, группа «успешных менеджеров и менеджериц», при каждом нужном и не нужном поводе, собирались в отару и следовала в переговорную комнату. Там, сидя с умным видом, они часами обсуждали одно и то же по тысячи раз, но так и не приходили к консенсусу. Мало того, все эти обсуждения сопровождались вкраплениями историй о жизни, о времяпрепровождении накануне или аппетитом и стулом любимого кота. А тем временем, секретари стирали подошву нося кофе и чай присутствующим, параллельно отбиваясь от звонок тех, кому надо было решить вопросы с вышеупомянутыми товарищами.
Как правило, состав отары входили те, кто занимал не последние должности в компании. От сего напыщенность происходящего удваивалась или утраивалась изначально. И самое главное, в конце рабочего дня, на вопрос почему не сделано или не решено, товарищи могли важно ответить: - «я весь день провел на совещании». При этом, тон был применён такой, что складывалось впечатление, что люди весь день решали вопросы спасения Вселенной.
Есть хороший старый Советский анекдот:
«Наблюдал три дня за муравейником. Ни планерок, ни совещаний. И главное - ВСЕ РАБОТАЮТ!»
Спонтанными и не запланированными могут быть совещания лишь тогда, когда что то «горит». Во всех остальных случаях это полная профанация и пустая трата времени. Плановое совещание проводится по единственно правильному сценарию:
1. Инициатор совещания составляет повестку;
2. Заранее даёт возможность заинтересованным лицам ознакомится с проблемой;
3. Дает время на подготовку по заданным вопросам;
4. Во время встречи, регламентирует последовательность высказываний участвующих;
5. По итогу составляется протокол совещания, где описаны обсужденные проблемы, ответственные лица и сроки исполнения;
6. Протокол отправляется всем присутствующим на ознакомление и как руководство к действию.
И любое последующее совещание, должно начинаться с вопросов, почему не выполнены или выполнены, но не в срок вопросы, которые обсуждались на предыдущем совещании и запротоколированы.
При подобном подходе, данное мероприятие не займет более часа. Оно будет спланировано и вставлено в график участвующих. Все вопросы можно будет решить ДО или ПОСЛЕ этого мероприятия, о чем могут спокойно сообщить секретари и сориентировать по времени.
Как говорил один из моих бывших руководителей: - «Совещание должно длиться не более 40 минут. Далее - это просто п......во».
Берегите свое время и время окружающих, планируйте заранее и спрашивайте исполнения.