Добрый день, Коллеги!
В сегодняшней статье мы рады представить вам следующие функциональные возможности WSS Docs:
- Копирование карточки;
- Копирование полей карточки в файл документа;
- Возможность отображения файлов в свёрнутом виде.
Копирование карточки
Зачастую пользователи в системе создают однотипные документы и каждую карточку заполняют заново: файлы, поля, согласующие лица. По итогу на эти действия тратится большое кол-во времени. Функция копирования карточки помогает упростить работу и создавать карточки на основе существующих. В новую, созданную с помощью копирования карточку, будут скопированы значения полей.
Для возможности копирования в карточку добавляется кнопка «Копировать карточку», при нажатии на которую создается новая карточка на этапе «Подготовка». После чего вновь созданную карточку остается только отредактировать и направить в работу.
Копирование полей карточки в файл документа
На этапе подготовки документа, загруженный Word файл-шаблон можно заполнить автоматически на основании полей карточки. Поля копируются в заранее созданные администратором закладки в файле. Функция особенно полезна в случае большого кол-ва пользователей-инициаторов, во избежание ошибок в заполнении документа. Дополнительно возможно выполнить блокировку текста в Word файле на уровне настроек Word, чтобы сотрудник в принципе ничего не мог изменить в файле. У некоторых наших клиентов для полного исключения рисков скрыта кнопка загрузки файла, используется только автоматически заполняемый файл-шаблон.
Процесс заполнения файла-шаблона следующий:
- Сотрудник создает карточку;
- Загружает необходимый word-шаблон (может быть не редактируемый);
- Заполняет поля карточки;
- Отправляет карточку в работу, файл-шаблон при этом заполняется автоматически при сохранении карточки.
Кроме как при сохранении карточки, поля в файл-шаблон могут быть скопированы или обновлены при нажатии на новую кнопку «Сохранить карточку, обновить файл».
Возможность отображения списка файлов в свёрнутом виде
Большое количество загруженных файлов в карточку приводит к усложнению просмотра карточки и может мешать работе в карточке и ознакомлению с остальной информацией. Данная возможность позволяет свернуть/развернуть список вложенных файлов в поле типа «Файлы». При необходимости можно указать определенное количество верхних в списке файлов, которые будут отображаться при сворачивании списка. Верхним в списке являются первые загруженные файлы в поле.
Список файлов раскрыт:
Список файлов скрыт:
Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!
Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107
Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru
Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal
Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01