При работе с приложением Excel процедура вывода документов на печать имеет особую актуальность, поскольку то, как документ отображается на экране компьютера, существеннно отличается от вида, который документ будет иметь в распечатанном виде. В этом смысле приложение Excel существенно отличается от большинства редакторов, для которых соответствие между видимым и материальным более очевидно. Примеры на рисунках показывают методы выполнения настроек, влияющих на способ вывода на печать данных, представленных в электронных таблицах.
Для быстрого вывода данных таблицы на печать достаточно в главном меню приложения выбрать команду Печать (быстрые клавиши [Ctrl+P] )
В соответствиии с настройками документ разбивается на страницы не всегда оптимальным образом. На рисунке видно, что обе таблицы по ширине отображаются частью на одной, а частью на другой странице. Решить проблему можно разными способами. Разумеется, можно перемещать фрагменты данных по рабочему листу, но это плохой рецепт. Им, как правило, не пользуются.
Предварительно посмотреть, как документ будет выглядеть в напечатанном виде следует выбрав команду Печать→Предварительный просмотр. В результате приложение переходит в специальный режим отображения документов - он позволяет наглядно представить, как будет выглядеть документ в распечатанном виде.
Часто на одну страницу данные не помещаются, поэтому при печати документа предлагается распечатать его на нескольких страницах. Иногда, достаточно в Параметрах страницы поменять Книжную ориентацию страниц на Альбомную для горизонтального расположения листа, и тогда все данные уместятся на один печатный лист. Иногда, на вкладке Настраиваемые поля достаточно уменьшить нижнее, верхнее, левое и правое значения, и может тогда нужные данные аккуратно располажатся на странице и при распечатке не будет неудобочитаемых разрывов в диаграммах и таблицах.
И самый удобный, на мой взгляд, способ распределения данных при выводе документа на печать, это выбор границ разбивки на страницы.
Если на вкладке Вид выбрать обычный режим, то пунктирными линиями будут отображены границы разбивки документа на страницы.
Выберите режим Страничный и пунктирные линии можно будет передвинуть с помощью мыши так, чтобы таблицы с данными по ширине уместились на одном листе при печати.
Большинство настроек печати выполняется на вкладке Разметка страниц. Нарисунке ниже показан раздел Параметры листа вкладки Разметка страниц, содержащий опции для перехода в режим печати линий сетки и полей индексации ячеек.