Мы уже рассказали распространённых ошибках, которые компании допускают при ведении управленческого учёта. Одна из них — отказаться от автомазации и вести его вручную. В продолжение этой темы объясняем основные варианты автоматизации управленки.
Материал написан для блога «Помощник финансиста».
Автор: Ирина Кокшарова, бизнес-практик, финансовый директор, эксперт по внедрению управленческого учёта и системы KPI, основатель проекта «Правила финансов».
Способ 1. Минимальная автоматизация с помощью единых аналитик и формул
Даже простое введение формул на базе Excel или Google Таблиц очень упрощает учёт. Такой способ подходит для эффективного управления финансами и бухгалтерским учётом. Для этого необходимо создать единые справочники и аналитику для бухучёта, а затем использовать формулы и фильтры для преобразования данных в управленческие отчеты.
Плюсы:
• доступность и практичность;
• быстрый результат.
Минусы:
• ручной ввод данных или их перенос;
• ошибки и сбои в формулах по вине человеческого фактора;
• ограниченные возможности для разграничения доступа к данным.
А в этом тексте мы рассказали, каким компаниям вообще нужен управленческий учёт.
Способ 2. Автоматизация с помощью 1С
1С предлагает компаниям разнообразные конфигурации для ведения управленческого учёта, от простых до сложных. Выбор зависит от вида деятельности, размера и потребностей вашего бизнеса.
Одни варианты 1С напрямую предназначены для ведения учёта, другие — имеют подходящий управленческий блок. Так, можно использовать «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием», «БИТ.Финанс», «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». Эти продукты перечислены по возрастанию цены и уровня сложности конфигурации.
Плюсы:
• работа в одной базе по одним правилам, разрезам и аналитикам вместе с бухгалтерским учётом;
• использование двойной записи;
• высокая скорость и точность получения управленческих отчётов.
Минусы:
• высокие требования к квалификации пользователей;
• обязательная поддержка программистов;
• регулярные обновления продукта.
Подробно о частых проблемах бизнеса с 1С и способах их решить мы рассказали здесь.
Способ 3. Автоматизация с помощью облачных сервисов
Чаще всего облачные сервисы не предназначены для учёта — внутри них формируется именно отчётность.
Такие платформы позволяют собирать информацию из большого количества разных источников. Например, данные о движении денежных средств могут сразу попадать из банк-клиента, данные по выручке и расходам — из 1С или СRМ-систем. Во время интеграции системы настраивается частота подключения к сервису и устанавливаются правила переноса данных.
Зачастую работать в облачных сервисах гораздо проще, чем в 1С. Можно настроить дашборды, добиться высокой оперативности данных и начать получать информацию ежедневно, а иногда и в режиме онлайн.
SaaS-сервисы подойдут вам, если у вас нет 1С и вы не хотите его изучать. В таком случае можно оставить использование 1С только бухгалтерам.
Плюсы:
• оперативность данных;
• возможность самостоятельного подключения к разным источникам;
• быстрая интеграция в бизнес;
• несложное освоение.
Минусы:
• иногда ограниченность настроек самих сервисов — не во всех из них есть встроенные механизмы двойной записи.
Как решить вопрос управленческой отчётности и упростить работу с аналитикой с помощью специального сервиса, мы рассказали в этом тексте.
Подытожим
Выбор способа автоматизации управленческого учёта зависит от потребностей бизнеса и ресурсов. Подробное знакомство с каждым из вариантов позволит избежать распространённых ошибок и сделать процесс управления финансами более эффективным.
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.