Открытие собственного бизнеса в сфере организации праздников и торжеств может приподнять настроение как на работе, так и в жизни в целом. И это совсем не фантастика. Современные времена такие, что такое агентство может стать весьма прибыльным. Ведь праздников в нашей повседневности множество – это и наши дни рождения, дни рождения наших детей, выпускные в школах, Новый год, юбилеи, годовщины, 8 марта, корпоративные мероприятия и многое другое. И каждый из нас хочет, чтобы торжества проходили организованно и весело. Именно здесь на сцену выходят так называемые праздничные агентства, или, как их принято называть сегодня, event-агентства.
Но как начать такой бизнес с нуля? Об этом пойдет речь далее.
Регистрация бизнеса
Если вы рассматриваете возможность заняться организацией корпоративных мероприятий, то, чтобы начать свой бизнес, вам необходимо пройти процедуру регистрации. Есть два варианта: вы можете зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель или организовать общество с ограниченной ответственностью (ООО).
Первый вариант, регистрация как индивидуального предпринимателя, является быстрым и простым процессом. Однако, если вы хотите обеспечить себе более перспективное развитие, то регистрация ООО представляется наиболее предпочтительной.
Если вы выбираете вариант организации ООО, то у вас появляется возможность сотрудничать с юридическими лицами. Так как организация корпоративных мероприятий является одним из основных видов деятельности праздничных агентств, это позволяет вам расширить круг ваших партнеров и клиентов. При этом, возможность сотрудничества с другими организациями, такими как пейнтбольные клубы, развлекательные центры или рестораны, делает регистрацию ООО более целесообразной.
Кроме того, стоит отметить, что для организации корпоративных мероприятий вам не требуется специальная лицензия. Это упрощает процесс начала работы и значительно сокращает затраты времени и ресурсов.
Итак, если вы хотите начать свой бизнес в сфере организации корпоративных мероприятий, регистрация как индивидуальный предприниматель является быстрым и простым вариантом. Однако, если вы стремитесь к развитию, то регистрация ООО представляется более перспективной, так как позволяет вам сотрудничать с другими организациями и расширить свою клиентскую базу.
Конкуренция
Прежде чем начать свою деятельность, следует провести анализ рынка вашего города, чтобы выяснить, существуют ли уже агентства с превосходной репутацией и длительным стажем работы. В таком случае, конкурирование с ними может оказаться сложной задачей. Однако, в этой ситуации вам необходимо придумать что-то уникальное, что будет отличать вашу компанию от конкурентов. Это может быть нестандартный подход к организации мероприятий, доступ к оригинальным местам проведения или использование очень остроумных ведущих, которые станут популярными и цитируемыми во всем городе. В случае, если на рынке уже есть некая "акула" данной отрасли, можно заявить о себе среди стандартных услуг. Однако, стоит помнить, что успешное развитие в данной сфере не гарантировано.
Поиск помещения
Для эффективных деловых встреч с клиентами и хранения необходимых материалов и принадлежностей, необходимо обустроить офисное помещение. Хотя в самом начале деятельности компании можно обходиться без офиса и назначать встречи в кафе, ресторанах или на территории клиента, стоит учесть, что наличие собственного офиса придаст компании определенный престиж. Для начала будет достаточно помещения, занимающего от 20 до 30 квадратных метров. Размещение офиса рекомендуется в центральной части города, чтобы клиентам было легко и быстро его найти. В качестве вариантов могут подойти помещения в бизнес-центре или отдельно стоящем здании на первом этаже. Сам офис должен состоять из трех отдельных комнат и вестибюля. В одной комнате будут проводиться переговоры с клиентами, во второй будут работать сотрудники компании, а третья комната будет использоваться для хранения инвентаря, инструментов, декораций и костюмов.
Оборудование
Для обеспечения работы офиса необходимо иметь стандартную оргтехнику, включающую в себя компьютеры, принтеры, сканеры и другие подобные устройства, а также проекционное оборудование для наглядного представления клиентам различных примеров и важной информации. Кроме того, требуется мебель, вроде мягких диванов или кресел, для приемной комнаты, а также стойка для ресепшиониста.
Для проведения различных мероприятий необходимо звуковое оборудование, такое как колонки, усилители, микшеры, светомузыка и микрофоны. Вы можете приобрести всё это оборудование сразу или арендовать только на нужные дни. Однако рекомендуется не затягивать с покупкой и лучше сразу приобрести всё необходимое оборудование. Таким образом, вы сможете избежать затрат на аренду и риска непредвиденных расходов в случае повреждения или поломки аппаратуры.
Также агентству необходимы костюмы и декорации. Поначалу будет достаточно иметь несколько комплектов каждого из них для различных видов торжеств. Постепенно вы сможете пополнить ассортимент, расширяя свои услуги.
И последний важный тип оборудования — фото- и видеотехника. Она должна быть профессионального уровня, или, по крайней мере, быть полупрофессиональной в начальный период. Сейчас практически все праздники и торжества снимают на камеру для сохранения в память, поэтому без этой техники вы не сможете обойтись.
Услуги и клиенты
Агентства по организации праздников имеют два основных типа клиентов: частные лица и предприятия. Частные клиенты заказывают проведение дней рождений, детских праздников, семейные годовщины, а также свадьбы. Предприятия же обращаются за помощью в организации корпоративных мероприятий, таких как дни рождения компании, новогодние и 8 марта празднования, а также другие годовщины.
Наиболее выгодное дело - предоставлять услуги широкого спектра, т.е. организацию всех вышеперечисленных праздников для частных и корпоративных клиентов. Однако, некоторые агентства также занимаются организацией конференций, тренингов, семинаров, а также организацией развлечений для частных лиц.
Каждый вид праздника требует особого подхода. В первую очередь, нужно выслушать пожелания клиента относительно места и способа проведения праздника. При этом важным является и доступный бюджет клиента. Если бюджет ограничен, вам следует посоветовать клиенту, как организовать праздник таким образом, чтобы влезть в бюджет и оставить заказчика довольным.
Часто клиенты приходят не с конкретными предложениями, а просто с желанием хорошо отдохнуть и отметить дату. Например, молодая пара может сказать: "Мы хотим красивую и запоминающуюся свадьбу, но чтобы она была необычной. Вот такой у нас бюджет". В таких случаях ваши творческие менеджеры ведут многочасовые переговоры с клиентами, чтобы составить один сценарий торжества. Ваша задача состоит в том, чтобы предлагать клиентам множество разнообразных идей, пока они не скажут: "Да, это именно то, что мы хотим!"
Персонал
Все сотрудники агентства должны обладать активностью, инициативностью и творческим мышлением. Это правило необходимо для всего персонала, так как именно от людей зависит успех всего бизнеса. Для агентства по организации праздников необходимы следующие специалисты:
- Менеджеры по работе с клиентами, которые должны быть коммуникабельными, обладать навыками убеждения и эффективного взаимодействия. Они будут проводить первичные встречи с клиентами, вести переговоры и составлять план и смету мероприятий.
- Декоратор, также известный как оформитель зала. Он будет украшать помещение перед праздником с помощью различных декораций и элементов интерьера. Декоратор должен обладать художественным вкусом и, желательно, иметь образование в сфере дизайна.
- Флорист, который будет украшать помещения с использованием цветочных композиций. Он также будет создавать цветочные композиции для невест и именинников.
- Креативные менеджеры, которые будут разрабатывать сценарии мероприятий, писать тексты ведущему, придумывать конкурсы и разрабатывать представления и шоу-программы. Важнее не образование, а нестандартное мышление, находчивость и креативность. Часто в этой области работают бывшие участники КВН.
- Ведущие, которых можно нанять на всех праздниках. По мере расширения бизнеса можно добавить несколько ведущих, отличающихся своим стилем ведения мероприятий. Так клиентам будет предоставлена возможность выбрать ведущего под своё торжество.
- Фотографы и операторы. Если они уже имеют необходимое оборудование, то можно сэкономить на его покупке, хотя придётся платить им больше.
- Диджей, отвечающий за музыкальное сопровождение мероприятий. Диджей должен хорошо разбираться в звуковом оборудовании и иметь хороший музыкальный вкус.
- Водитель, который должен иметь автомобиль или микроавтобус для доставки сотрудников на место проведения мероприятий и перевозки необходимого оборудования.
Кроме того, агентство должно иметь расширенные деловые контакты. Это могут быть музыкальные группы, известные ведущие, танцовщицы, клоуны, жонглеры, фокусники, пиротехники, оформители, работающие с необычными материалами и другие специалисты. Эти специалисты могут быть приглашены для сотрудничества на отдельных мероприятиях. Рекомендуется работать с сотрудниками, о которых есть положительные отзывы, так как безответственный партнер может испортить репутацию агентства и привести к проблемам.
Ваши клиенты могут заказывать любые услуги - от проведения огненного шоу до показа фокусов или приготовления экзотических блюд. Вы всегда должны найти специалистов, которые смогут это выполнить. В противном случае вы потеряете клиентов и повредите свою репутацию, так как не смогли воплотить их пожелания.
Осознавайте, что квалифицированный и креативный персонал - это главная ценность в вашем агентстве по организации праздников. У вас может быть великолепный декор и дорогостоящее оборудование, но это бесполезно, если сотрудники не знают, как ими пользоваться. Вы можете стараться найти настоящих профессионалов и предлагать им достойную оплату труда, и тогда можно не беспокоиться о качестве оказываемых услуг. Вы также можете нанять новичков, которые только начинают свою карьеру в организации мероприятий, но в этом случае придётся пройти более долгий путь к успеху и учиться на своих ошибках.
Реклама
Организация мероприятий, включающая event-агентства, имеет свои особенности. В данной сфере примерно 80% клиентов приходят на основе рекомендаций от своих друзей и знакомых. Слова вроде «эти люди сделали для нас свадьбу, мы были очень довольны! Сделайте и вы ими свой корпоративный вечер» оказывают гораздо большее влияние, нежели любое объявление, найденное в интернете. Но как же привлечь первых клиентов? Скорее всего, вашими первыми клиентами станут ваши друзья, знакомые и родственники. Именно на них вы сможете набраться опыта и создать портфолио, которое является настолько необходимым для успеха event-агентства. Реклама в интернете и средства массовой информации без портфолио могут оказаться малоэффективными. Потенциальные клиенты в первую очередь захотят увидеть ваши уже проведенные мероприятия и услышать отзывы от ваших предыдущих клиентов. Продвижение такого бизнеса можно осуществлять практически где угодно: на телевидении, на радио, в печатных изданиях, на интернет-форумах и в социальных сетях. Создайте свой сайт, который содержит всю необходимую информацию о вашем агентстве, и продвигайте его через поисковые системы, а также на других интернет-ресурсах. Заведите привычку вести календарь событий ваших клиентов. Если вы однажды провели корпоративное мероприятие для определенной компании, то за год до даты будут связывайтесь с ними снова и предлагайте свои услуги. Узнайте даты дней рождения у глав компаний и также предлагайте проведение торжества. Подобным образом поступайте и с частными клиентами, которые заказывали у вас проведение юбилеев или годовщин.
Прибыль
Планирование и проведение различных мероприятий - это бизнес, который подвержен сезонным колебаниям. Наибольшее количество заказов обычно поступает летом (свадьбы) и в декабре (новогодние корпоративы). Прибыль в этих месяцах значительно выше, чем в остальное время. Возврат вложенных средств в компанию занимает около года, однако это зависит от величины первоначальных инвестиций. В первые полгода вы, вероятно, будете получать не более 2-3 заказов в месяц, даже в самых хороших условиях. В стремлении быстрее окупить вложения не стоит завышать цены на услуги, особенно если у вас еще нет достаточного опыта. Лучше всего поработать над установлением хорошей репутации и завоеванием доверия клиентов в первое время. И тогда, через 1-2 года, вы сможете достичь стабильно высокой прибыли.
Бизнес в сфере организации праздников – это сложное, но очень увлекательное дело. Оно особенно привлекательно для тех, кто не может сидеть на месте, для творческих людей, у которых всегда появляются новые идеи, и кто хочет доставлять радость другим. Если вы такой человек, то у вас есть все возможности стать успешным предпринимателем в области организации торжеств и праздников!