Арендовать квартиру, заключить трудовой договор, подписать акт – все эти действия требуют вашей подписи. Она является гарантом безопасности и законности сделки. Но как понять, какую подпись выбрать? По-старинке ставить везде рукописную или отдать предпочтение электронной? Разбираемся в отличиях между этими видами подписи, чтобы вы могли принять взвешенное решение.
В подписании документов важны: безопасность, удобство, скорость и экономическая выгода. Именно по этим параметрам мы и будем сравнивать рукописную подпись и электронную.
- Безопасность
Насколько безопасно подписывать документы обычной шариковой ручкой? С учетом того, что подпись могут подделать, получается, что не слишком. Представьте ситуацию: вы генеральный директор крупного российского издательства. Злоумышленник подделал вашу подпись и подписал договор, по которому ваше издательство должно было отгрузить ему партию книг, но не сделало этого вовремя, и теперь требует с вас неустойку. Естественно вы обращаетесь в суд и заказываете почерковедческую экспертизу. Однако подпись выполнена настолько филигранно, что суд признает: договор подписали вы. Издательство терпит колоссальные убытки. Такая ситуация может встретиться довольно редко, но не стоит ее списывать со счетов. Ведь даже успешно пройденная почерковедческая экспертиза, как и юридическое сопровождение во время судебного разбирательства, – вещь дорогостоящая.
В отличие от рукописной, ЭП невозможно взломать или подделать. Она строится на средствах криптографической защиты информации (СКЗИ). При создании ЭП используются две уникальные последовательности знаков, связанные между собой математически: открытый и закрытый ключ. Открытый ключ указывается в сертификате ЭП и доступен всем, с кем пользователь ведет электронный документооборот. Доступ к закрытому ключу есть только у владельца ЭП. Алгоритмы криптографии настолько сложны, что даже самый опытный программист не сможет их взломать.
В печатном документе мошенник может подменить страницу, в результате чего суть договора кардинально поменяется. Если в подписанный с помощью ЭП документ добавить даже одну лишнюю точку, математическая связь нарушится. Подписать договор задним числом тоже не получится из-за наличия метки времени. ЭП четко фиксирует, кто и когда подписал документ, не оставляя пространства для маневра потенциальным злоумышленникам.
Если вы не нарушаете технику безопасности при использовании электронной подписи – не передаете ее третьим лицам – то никакие мошеннические схемы вам не страшны и ваши данные под самой надежной защитой.
2. Удобство
Допустим, вы переезжаете в другой город и хотите арендовать там квартиру. Как в таком случае выглядит процесс подписания документов шариковой ручкой? Для начала вы находите риелтора, но с ним необходимо подписать договор, а он находится в том городе, куда вы собрались переезжать. Приходится распечатывать договор и отправлять его с курьером или по почте, что очень затягивает сроки, но работать без договора ни одной из сторон не хочется. После того, как квартира найдена, нужно снова заключать договор, на этот раз – аренды. А для этого снова распечатывать и отправлять документы, либо приезжать лично.
Теперь представим эту же ситуацию, но в случае использования электронной подписи (ЭП). Вы удаленно подписываете все договоры юридически значимой подписью, не потратив деньги на бумагу и курьеров.
В нашем примере речь шла о физическом лице, но для бизнеса все обстоит так же. Одним из главных преимуществ ЭП является возможность подписывать документы удаленно: с клиентами, подрядчиками, контрагентами, сотрудниками. Вы можете не ограничиваться рамками своего города, нанимать в штат людей и взаимодействовать с клиентами из самых разных городов России. ЭП расширяет географию вашего бизнеса и позволяет избежать лишних затрат: на печать бумаги, закупку краски для принтера, курьерские услуги и содержание архива для подписанных документов.
Применение ЭП удобно не только для вас, но и ваших клиентов. Так, например, постоянным клиентам швейной мастерской достаточно один раз снять мерки и больше не приезжать для заключения нового договора на пошив изделия – его можно подписать удаленно при помощи ЭП, а готовый костюм доставят прямо на дом.
3. Скорость
Сколько времени потратит риелтор на заключение договора с клиентом в случае использования рукописной подписи? Давайте считать: ему нужно приехать в офис, распечатать документы в двух экземплярах и встретиться там с клиентом, чтобы вычитать и подписать их. На это уйдет минимум 2 часа с учетом дороги. Тогда как ЭП позволяет сократить этот процесс до пары секунд. Риелтор подписывает документы со своей стороны и отправляет клиенту, а сэкономленное время тратит на взаимодействие с другими людьми. С учетом того, что зарплата риелтора складывается из комиссии, благодаря ЭП он может заработать больше.
Согласование и подписание печатных документов может занимать часы и даже недели, если речь идет о нескольких подписантах. Договор проходит через множество рук, в него вносят корректировки, из-за чего сроки затягиваются, а его внешний вид оставляет желать лучшего. В случае же использования ЭП процесс подписания занимает минимум времени, независимо от количества подписантов, и визуально испортить электронный документ не получится.
4. Экономия
Некоторые ошибочно думают, что использование ЭП обойдется дорого. Зачем платить за сертификат ЭП, если можно бесплатно подписать документы шариковой ручкой? Но здесь не учитываются сопутствующие расходы: на закупку бумаги, краски для принтера, курьерские услуги или стоимость бензина, который вы потратите, чтобы добраться до другого конца города для заключения договора. Тогда как в случае использования ЭП вы платите один раз и можете целый год подписывать неограниченное количество документов удаленно и, что самое главное, юридически значимо и надежно. Представьте, с каким количеством документов приходится иметь дело банку. Договоры, акты, соглашения – после подписания все это нужно где-то хранить и не один год. Если бы банки не перешли на электронный документооборот, для архива пришлось бы арендовать отдельное здание. Использование ЭП позволяет бизнесу сократить расходы в среднем в 2 раза. В зависимости от масштаба бизнеса и объема документооборота показатель экономии от внедрения электронной подписи может расти.
Так что же все-таки выбрать?
Как видите, рукописная подпись уступает электронной практически по всем параметрам. ЭП удобно использовать, она позволяет подписывать документы быстро и удаленно из любой точки мира, экономит ваши деньги и время, а главное – гораздо безопаснее рукописной. Интересный факт: 99,9% мошеннических схем с документами осуществляется не посредством хакерских атак, а с помощью простой шариковой ручки.
