- Что такое BI-система и где она применяется
- Как работает Business Intelligence
- Зачем такие системы нужны для бизнеса
- Как правильно внедрить
- 5-лучших российских систем для компаний
- Как выбрать — советы и рекомендации эксперта
Коротко о главном
Компания работает с десятками отчетов и тысячами показателей, а обработка данных занимает у сотрудников все больше времени? Бизнесу пора внедрять BI-систему!
Рассказываем, как программы Business Intelligence помогают выявить проблемы компании, неэффективные каналы и провалы в маркетинговых стратегиях.
Что это такое и где она применяется.
Системы BI (с англ. Business Intelligence — бизнес-аналитика) — программные решения для сбора, систематизации и наглядного отображения данных из различных источников. Информация в нужных разрезах отображается в одном окне, что позволяет быстро выявить узкие горлышки и найти точки роста для бизнеса.
Простыми словами, BI-система — это программа, которая показывает данные в виде таблиц, схем и графиков.
Как работает Business Intelligence
Использование программ BI-аналитики позволяет минимизировать объем ручного труда при сборе и обработке больших массивов информации, ускорив тем самым работу аналитиков.
С помощью интеграции системы Business Intelligence сотрудникам не придется изучать каждый отчет из разных каналов, вручную высчитывать нужные цифры и сопоставлять их с другими показателями. Все эти задачи будет решать программа, выводя уже готовые отчеты на дашборды.
Принцип работы BI-систем базируется на трех основных процессах:
- Сбор информации. Программа собирает данные из разных источников — метрик, CRM, ERP, таблиц Excel и Google Sheets, и других. Информация может выгружаться в автоматическом режиме или по запросу пользователя.
- Систематизация. Вся внесенная информация преобразуется в единый формат, затем анализируется системой для выявления закономерностей, противоречий и зависимостей.
- Визуализация. Программа формирует отчеты и преподносит их в наглядном формате — в виде графиков, дашбордов, диаграмм и презентаций.
У BI-систем обычно предусмотрены гибкие настройки, которые позволяют формировать отчеты для разных целей и выводить персональные дашборды с данными под нужды отдельных специалистов.
Преимущества и недостатки
В надежных руках BI-системы помогают оптимизировать процессы, выявлять неликвидные каналы лидогенерации, находить решения для продвижения. Преимуществ у таких программ много, а вот недостатков всего несколько:
- Высокая стоимость. Для получения функционального софта с широкими возможностями интеграции и масштабирования владельцу потребуется выделить отдельный бюджет на разработку, настройку и обучение. Но для небольших компаний с маленьким потоком данных можно найти простые и бюджетные конфигураторы отчетов взамен дорогих решений.
- Сложность работы. Частой проблемой при работе с программой является долгое изучение сотрудниками интерфейса и всех возможностей софта. Чтобы избежать этой проблемы, нужно оценивать удобство пользования еще на этапе выбора.
- Нецелесообразность. BI-программы не панацея от всех проблем компании, и не система автоматизации. Когда компания работает с несколькими каналами связи и берет данные только из метрик, внедрение такого решения может стать лишним звеном в цепочке отлаженных процессов.
Практически все недостатки программ Business Intelligence проявляются в результате неправильного выбора или использования продуктов.
С BI-системой риск ошибок в данных и отчетности минимален.
Разберем преимущества:
- Удобное использование. Просто хранить цифры можно в таблицах, но пользоваться информацией таким образом долго и неэффективно. BI собирает и обрабатывает большие массивы данных из разных источников без риска потери даже одной цифры.
- Экономия времени сотрудников. Система быстро управляется с информацией, предоставляя пользователю готовый отчет в считанные секунды. Так, сотрудникам не нужно будет тратить время на рутинный серф по ячейкам и метрикам, а можно будет потратить его на решение более важных задач.
- Исключение дезинформации. Изменения, внесенные в любом из каналов, тут же отражаются в BI. Автоматический сбор исключает ошибки или потерю данных, а своевременная синхронизация позволяет получить свежие цифры в разрезе любого канала или конкретного продукта.
- Доступ к разным видам отчетов. Несмотря на большие первоначальные затраты, владелец организации получает программу с нужными функциями, отчетами и интеграциями, которые можно настраивать и дорабатывать. Это исключает необходимость заказывать разработку новых отчетов, тратить средства на услугу и ждать ее реализации.
BI-система показывает бизнесу его слабые стороны и открывает точки роста, которые ранее сложно было увидеть. Таким образом, инструмент повышает эффективность работы компании, делая ее более конкурентоспособной и адаптивной к постоянно меняющимся тенденциям рынка.
Как выбрать — советы и рекомендации эксперта
Сейчас на рынке IT-Продуктов есть много вариантов Bi под любые требования и бюджет. Однако, чтобы система приносила реальную пользу, а не доставляла лишних хлопот, необходимо выбирать продукт с умом.
Сделать правильный выбор помогут следующие советы эксперта:
- Четко сформулировать потребности. Программа должна уметь строить отчеты под нужды конкретной компании, а также собирать данные со всех источников, которыми будет использоваться организация.
- Определить нужный функционал. Программа может обладать стандартным функционалом для генерации отчетов, которого будет достаточно для простой аналитики небольшого проекта. Для получения глубоких, детализированных отчетов с наглядной визуализацией потребуется сложный софт с большим простором для кастомизации и встроенным искусственным интеллектом.
- Оценить возможности интеграции. Без источников информации система не работает так, как надо. Поэтому необходимо проверять возможности интеграции каждого варианта со всеми продуктами, которыми пользуется или будет пользоваться компания.
- Протестировать юзабилити. От сложности пользовательского интерфейса зависит скорость работы сотрудников — они должны легко ориентироваться в системе, чтобы максимально быстро доставать нужную информацию.
- Проверить уровень защиты. Bi-система должна обеспечивать тот уровень безопасности, который соответствует требованиям вашей организации. Если в компании установлены четкие ограничения прав доступа, то рекомендуется выбирать программу с гибкими настройками доступов и конфиденциальности данных.
- Спрогнозировать возможности масштабирования. У выбранной программы должны быть ресурсы для обработки больших массивов данных, а также стабильной работы в условиях высокой нагрузки.
Рекомендуется выбирать популярные продукты, которые предлагают множество интеграторов — с такими системами легче работать, они чаще обновляются и всегда можно найти специалиста по настройке.
Коротко о главном
- BI-система — это программа для сбора данных из разных источников, формирования отчетов по направлениям и визуализации результатов.
- Программные продукты BI наиболее эффективны для средних и крупных организаций. Они подойдут для работы менеджеров, маркетологов, аналитиков и руководителей.
- Из недостатков софта можно отметить высокую стоимость, сложность интерфейса некоторых решений, а также нецелесообразность для небольших компаний.
- Преимуществ внедрения программы больше: удобное использование данных, экономия времени сотрудников, исключение дезинформации, доступ к разным видам отчетов.
- Внедрение системы проводится обычно в 5 этапов, в которых участвуют аналитик и разработчик.
- Чтобы правильно выбрать продукт, рекомендуется придерживаться следующих советов: определить потребности и функционал, оценить возможности интеграции и удобство интерфейса, проверить уровень защиты и подумать о масштабировании.
Узнайте стоимость продвижения сейчас