В зависимости от сроков и временных рамок планирования, планы подразделяются на:
1. Долгосрочные (3-5 лет)
2. Краткосрочные (до 1 года)
3. Оперативные (месяц, неделя, день)
Деятельность большинства организаций, компаний, производств в России планируется на год, квартал, месяц, декаду, неделю, день. План меньшего периода, например квартала, месяца, недели, обязательно строится и согласовывается с планом большего периода – года, квартала, месяца.
📆 ПЛАН МЕСЯЦА
В России чаще всего в организациях и компаниях планирование производится на месяц. Он составляется исходя из ключевых областей и связанных с ними важных задач с последующим каскадированием процессов их выполнения. Планирование в таком режиме происходит мягко и корректно, при этом учитывается приоритетность задач и разрабатываются поэтапные шаги на пути к цели.
Планирование работ на месяц позволяет структурировать задачи в рамках конкретного периода, по окончании которого подводятся итоги, делаются выводы и строятся дальнейшие планы на пути к цели.
☝️ Отсутствие плана на месяц может привести к полному поглощению процессом деятельности, как описывается в примере ниже.
📆 ПЛАН НЕДЕЛИ
Сформулированную цель месяца, содержащую определенный кэш-результат, необходимо разделить на четыре части, т.е. фиксированный план на месяц, распределенный по неделям.
☝️ Выполненный еженедельный результат обеспечивает эффективность достижения цели месяца.
План на неделю предполагает детальный, точный прогноз предстоящего периода. Исходя из месячного плана, составляется распорядок всех дел и задач на неделю в соответствии с их объемом и необходимым для исполнения временем.
Вопросы, которые помогут спланировать работу на неделю:
➤ Какая задача на этой неделе самая главная и требует наибольших затрат времени?
➤ Какие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению, начать?
➤ Какую рутинную работу (телефонные разговоры, совещания и т. п.) нужно выполнить?
➤ К каким нерешенным вопросам следует приступить (возможные задачи)?
➤ Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?
📆 ПЛАН ДНЯ
План дня определяет, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение текущего рабочего дня. Он должен быть ориентирован на достижение результата сегодня для движения к перспективной цели завтра. В плане дня к предусмотренным задачам добавляются непредусмотренные или невыполненные в предыдущий день.
Рассмотрим алгоритм планирования рабочего дня 👇
Список дел:
1. Составить список дел на день;
2. Расставить приоритеты;
3. Делегировать задачи, которые можно передать исполнителям.
План дня:
1. Выделить дела, привязанные к определенному времени, и запланировать за ними эти временные отрезки (совещания, встречи);
2. Выделить дела, которые можно выполнить в любое время в течение дня (проверить бюджет, разобрать электронную почту и др.);
3. Сгруппировать дела оптимальным образом, чтобы выполнить однотипную работу в одно отведенное время (например, сначала сделать все дела в офисе, а потом осуществить поездки);
4. Выполнить разные виды работ в одном месте (например, забрать у офис-менеджера билеты и журналы; сделать разные действия на рабочем месте: проверить бюджет, поработать с электронной почтой);
5. Учесть время на дополнительные действия: на раздачу поручений, контроль порученных заданий, резервное время на непредвиденные обстоятельства;
6. Составить план рабочего дня по времени.
────────
📙 Отрывок из моей книги «Личная эффективность руководителя»
👉 Электронная книга: vk.cc/cutDro
👉 Аудиокнига: vk.cc/cutDwp
