Электронный кадровый документооборот – это современный подход к управлению кадровыми процессами. ЭКДО осуществляется с помощью информационных технологий, имеет законодательную базу и может стать обязательным условием взаимодействия работника и работодателя в ближайшее время. Виктория Николаева, менеджер по персоналу ТИМ, рассказывает, какие плюсы и минусы есть у этой системы.
Для работодателя у ЭКДО есть ряд преимуществ:
• Он позволяет сократить временные затраты на оформление документации, так как заполнять документы, отправлять их для подписи сотруднику и контролировать подписание можно онлайн. Это увеличивает эффективность работы отдела кадров и дает возможность сконцентрироваться на других задачах вместо траты времени на рутинные процессы. Например, сервисы автоматизируют задачи по оформлению отпуска: программа сама подготовит приказ, отправит его на подпись сотруднику, сделает расчёты отпускных, а сотруднику бухгалтерии останется только проверить корректность и подтвердить выплату.
• ЭКДО снижает процент ошибок при ручном заполнении документов, автоматически проверяя правильность заполнения. Это повышает качество и исключает возможность неправильного заполнения.
• ЭКДО обеспечивает доступ к документам из любого места, где есть интернет. Это означает, что работник может получить информацию о своих правах и обязанностях, а также о состоянии всех своих документов с любого устройства.
Обсудим и риски, с которыми сталкиваются как работодатель, так и работник при использовании ЭКДО:
• Опасность несанкционированного доступа к личным данным сотрудников. Нужно обеспечить надежность сервера, хранящего информацию, пользоваться надёжным провайдером сервиса ЭКДО.
• Оттиск подписи имеет четкую привязку ко времени, поэтому нужно последовательно и четко соблюдать процедуры подписания документов в соответствии с законом. Например, должностная инструкция должна быть подписана до подписания трудового договора.
• Как и все новое, переход на ЭКДО может вызвать некоторое сопротивление. Здесь лучшим решением будет работа с сотрудниками и помощь в освоении новой системы, чтобы перевести на электронное взаимодействие большинство коллектива – иначе плюсы от ЭКДО нивелируются.