Крупные предприятия могут совместно использовать, например, 1С:ЗУП и 1С:КА 2 или 1С: ERP 2. В первом ПО ведут учет зарплаты и кадров. Второй вариант позволяет организовать общий учет, вести взаиморасчеты с контрагентами. И периодически компании сталкиваются с необходимостью переносить данные из одной базы в другую. О том, как это организовать, речь и пойдет далее.
*****
Нужна помощь с 1С:ЗУП 3 и 1С:ERP 2 или КА 2? Настроим синхронизацию! Быстро, точно и качественно. Опыт работы с синхронизацией 1С. Оставьте заявку на сайте или позвоните нам! Контакты указаны на нашем сайте.
Цели синхронизации ЗУП и КА 2 (ЕРП 2)
Используя одновременно ERP/КА и ЗУП 3, компания может:
- вынести в отдельную базу ведение кадрового и зарплатного учета. Снижается вероятность того, что неуполномоченные лица получат доступ к персональным данным сотрудников и т. д.;
- не тратить значительные ресурсы на обслуживание используемых ИБ, например, в части добавления нужных надстроек, отчетов, обработок;
- переносить в ERP/КА только данные по зарплате и кадрам, необходимые для управленческого и регламентированного учета;
- начислять НДФЛ, взносы в СФР, готовить зарплатные отчеты в ФНС и СФР;
- вести в полном объеме кадровый учет.
Если обобщить все сказанное выше, то 1С:Зарплата и управление персоналом, ред 3 необходима сотрудникам кадровой службы и расчетчикам заработной платы. А с 1С:ERP Управление предприятием или 1С:Комплексная автоматизация 2 могут работать менеджеры всех уровней, производственники, сотрудники финансовых подразделений и бухгалтерии и т. д.
Общая информация о процессе синхронизации
Синхронизация предполагает перенос из одной базы нужных документов и справочной информации.
Пользователи могут определять, какие данные и когда выгружать. При этом настройки можно менять/задавать в любой их используемых баз.
Применяют следующие виды синхронизации:
- односторонняя. Например, предусмотрена только выгрузка данных о начисленной зарплате из ЗУП 3 в КА/ERP;
- двухсторонняя. В этом случае возможен перенос данных в обе стороны. Какие данные и документы выгружать, можно задавать автоматически или выбирать вручную.
Синхронизация предполагает, что нужные данные пересылают между двумя БД. Данные при этом представляются в формате Enterprise Data. Также на этапе настройки пользователь может выбрать один их способов, перечисленных ниже:
- ЗУП 3 и КА/ERP соединяют напрямую. Базы в этом случае хранятся на одном ПК;
- базы могут располагаться на разных ПК, входящих в одну локальную сеть. Подключение также будет прямым;
- для подключения используют каталог: локальный или сетевой;
- файл с данными размещается на FTP-ресурсе;
- для пересылки выгружаемых данных используют электронную почту.
Последние 3 варианта предполагают, что данные предварительно «упаковывают» в XML-формат.
Чтобы провести синхронизацию, необходимо предварительно выполнить настройки как в ЗУП 3, так и в КА/ERP. Начинать процесс можно в любой из баз.
Таблица соответствий объектов
Соответствие нормативно-справочной информации
Соответствие документов
Принципы регистрации изменений при синхронизации между ЗУП и КА/ERP
Пользователям доступны следующие варианты:
При необходимости
В этом случае за основу берется принцип «Выгружать при необходимости». Этот вариант не предполагает применение любых фильтров. Данные выгружаются все. Единственным обязательным требованием остается проверка целостности ссылок.
Если выгрузка каких-либо объектов не запланирована «по ссылке», то и изменения для них не регистрируются. Иначе, изменения, относящиеся к конкретному объекту, система зарегистрирует к обмену.
Режим выгрузки справочников
Пользователь в настройках выгрузки задает, какие справочники и документы подлежат выгрузке в каждой конкретной ситуации.
Возможные варианты с выгрузкой информации:
- Отправлять всю. В этом случае основой становится режим «Выгружать по условию». Пользователь при формировании правил регистрации может задавать условия, в соответствии с которыми и будет производиться отбор объектов.
- Отправлять только используемую в документах. Все действия проводятся в соответствии с режимом «Выгружать при необходимости».
- «Не отправлять». В приоритете — режиме «Не выгружать». Объект можно корректировать, но даже в этой ситуации выгрузить его не получится. Пользователь формально может зарегистрировать изменения с объектом, но и в этом случае выгрузка проводиться не будет.
Режим выгрузки документов
Пользователь в настройках определяет, как будет проводить синхронизация. И в соответствии с ними и будет проходить выгрузка выбранных объектов. Доступны следующие варианты:
- Отправлять все, начиная с даты … . Достаточно задать необходимые данные в фильтрах, чтобы система перегрузила только требуемые документы.
- Ручная синхронизация данных. Этот вариант предполагает, что пользователь самостоятельно определяет, какие документы подлежат выгрузке в каждом конкретном случае и помечает их вручную.
- Не отправлять. В этом случае документ не будет выгружен вне зависимости от обстоятельств. Не имеет значения, помечен ли документ вручную или выбран системой автоматически.
Особенности синхронизации нормативно-справочной информации
Организации и регистрации в ФНС
В Организации могут происходить самые разные изменения. Если есть такие факты, система зафиксирует коррективы в Регистрациях в налоговом органе, относящихся к конкретной организации. Но система не фиксирует, с какой даты начинают действовать изменения.
Нужна помощь с 1С:ЗУП 3 и 1С:ERP 2 или КА 2? Настроим синхронизацию! Быстро, точно и качественно. Опыт работы с синхронизацией 1С. Оставьте заявку на сайте или позвоните нам! Контакты указаны на нашем сайте.
Контрагенты
В ЗУП 3 справочник называется Контрагенты.
В ERP/КА — Контрагенты, партнеры.
Здесь нужно учитывать, что при переносе данных из ЗУП 3 в иные системы будут созданы сразу два элемента: в папках «Контрагенты» и «Партнеры». И одному такому элементу обязательно сопоставляется другой.
Чтобы видеть данные раздела «Партнеры» в интерфейсе пользователя, необходимо зайти в настройки ERP 2 или КА 2 и активировать функцию «Независимо вести партнеров и контрагентов». В противном случае для доступа к данным справочника необходимо зайти в раздел «Контрагенты».
Если пользователь запускает выгрузку данных из ЗУП 3 в иные базы данных, в ERP/КА обязательно предварительно активируется синхронизация справочников «Партнеры» и «Контрагенты». В частности, сверке подлежат:
- полное и сокращенные наименования организации;
- вид юридического лица;
- контактные данные.
В процессе выгрузки данных может встретиться ситуация, когда какому-либо из Контрагентов не сопоставлен Партнер. В этом случае создание Партнера произойдет автоматически.
Но пользователь может задать вариант с независимым ведением Партнеров и Контрагентов. В этом случае при переносе данных изменения будут затрагивать только Контрагентов. Данные в каталоге Партнеры корректировки не подлежат.
При переносе данных из ЗУП 3 в ERP/КА может оказаться, что Партнер является новым для этой БД. И в этом случае его могут назначить Клиентом или Поставщиком. Есть и опция «Прочие отношения». Чтобы проверить этот факт, достаточно зайти в один из двух справочников: Контрагенты или Партнеры. Второй вариант пригодится при отключенной опции «Независимо вести партнеров и контрагентов». Если синхронизация будет проводиться и далее, система не будет повторно заполнять указанные признаки. Можно не опасаться, что данные будут утрачены.
Фамилия, имя, отчество физических лиц
При переносе данных из ЗУП 3 в ERP/КА зачастую приходится затрагивать ФИО конкретных физлиц. Если потребовалось изменение каких-либо данных, все операции фиксируются в Истории изменений. И далее система будет оперировать уже этими скорректированными данными.
Зарплатные проекты
Справочник в ЗУП 3: Зарплатные проекты
Справочник в ERP/КА: Контрагенты, Партнеры, Банковские счета
В ЗУП 3 при передаче данных затрагивается элемент «Зарплатный проект». А в ERP/КА после переноса данные распределяются между справочниками «Контрагенты», «Партнеры», «Банковский счет».
При выборе нужного Контрагента система учитывает его ИНН. Еще один признак — «Наименование» банка, в котором открыт счет для зачисления денег. При необходимости (если это задано в настройках) каждому Контрагенту сопоставляется Партнер.
Чтобы загрузить данные в «Банковский счет», система учтет такие параметры, как «Банк», «Валюта», «Расчетный счет», относящиеся к конкретному «Зарплатному проекту». Также система проверит, кто является Контрагентом по данному же Проекту. И далее он же будет считаться собственником счета для зачисления денег.
Настройки расчётов резервов по оплате труда
Справочник в ЗУП: Настройки расчёта резервов по оплате труда
Справочник в ERP/КА: Настройки расчёта резервов по оплате труда
При загрузке справочника "Настройки расчёта резервов по оплате труда" из ЗУП в ERP/КА загружается только организация, расчётный год, вид резерва, и флаг "Формировать резерв" на вкладке "Налоговый учёт". Если в ЗУП на вкладке "Бухгалтерский учёт" установлен метод начисления "МСФО", то в ERP/КА всё равно установится Нормативный метод начисления резерва.
Особенности синхронизации документов
Выработка сотрудников
Документ в ERP/КА: Выработка сотрудников
Документ в ЗУП 3: Данные для расчета зарплаты
При переносе данных из ERP/КА пользователь может выбрать один из следующих вариантов:
- за основу берется КТУ каждого конкретного работника;
- для каждого сотрудника вручную обозначают, какой объем и каких работ он выполнил.
В первом случае, чтобы определить, какой объем работ выполнил конкретный сотрудник, система учтет приведенный КТУ и общий объем работ за отчетный период по подразделению.
Во втором случае нужно вручную указать, кто из сотрудников и какие работы (в каком объеме) выполнял.
В ЗУП 3 для фиксации данных о выработке сотрудников предусмотрен документ «Данные для расчета зарплаты». Здесь есть таблица «Выполненные работы».
Вид документа
В системе предусмотрено несколько шаблонов для документа «Данные для расчета зарплаты». Конкретный вариант задается в правилах переноса данных. Если в каком-либо шаблоне значится та же «Организация», что и в переносимом документе, то для загрузки информации система выберет именно его в качестве приоритетного.
Может оказаться, что в системе предусмотрены шаблоны, но ни один из них не подходит в конкретной ситуации. В этом случае система проверит все элементы из справочника «Шаблоны ввода исходных данных» на соответствие одному из следующих условий:
- вид выполненной работы указывается в документе;
- для каждого отдельного работника необходимо указать, какие работы и в каком объеме выполнены;
- за каждый день необходимо обозначить, какие работы выполнены.
Система может найти несколько подходящих шаблонов. Из них она выберет тот, в котором название «Организации» соответствует данным из переносимого документа.
Физические лица и сотрудники
Здесь нужно сделать одно напоминание. В ЗУП 3 используется документ «Данные для расчета зарплаты». И в нем начисления проводятся по «Сотрудникам». А ERP/КА оперируют элементом «Физическое лицо». И каждому из таких Физлиц система может сопоставить 2, 3 и более Сотрудников.
При переносе может появиться проблема в вопросе, к какому Сотруднику будут относиться работы по сдельной системе оплаты труда. В этом случае приоритетным будет Сотрудник, для которого выполняются следующие условия:
- в двух базах совпадают Организации;
- выбранный вид занятости для работника является Основным местом работы.
Подразделения организаций и структура предприятия
В ERP/КА есть документ «Выработка сотрудников». В его шапке нужно обозначить подразделение, к которому относится работник. Выбирают значения из справочника «Структура предприятия».
В ЗУП 3 же используется документ «Данные для начисления зарплаты». И здесь в шапке также обозначается название подразделения с выбором из справочника «Подразделения организаций». Этот пункт не подлежит заполнению при проведении синхронизации. Причина в том, что в ЗУП 3 нельзя сопоставить данные из справочников собственно ЗУП 3 и ERP/КА.
Для заполнения этого пункта в шапке документа система действует по следующему алгоритму:
- в таблице «Выполненные работы» для каждого отдельного работника проверяется его подразделение;
- если данные о подразделении совпадают для всех строчек, это значение и будет значиться в шапке документа;
- если сотрудники из таблицы относятся к разным подразделениям, строка в шапке не заполняется.
Отражение зарплаты в финансовом учете
Документ в ЗУП 3: Отражение зарплаты в бухучете
Документ в ERP/КА: Отражение зарплаты в финансовом учете
Данные по начисленной заработной платы для отображения в финучете из ЗУП 3 переносятся общей суммой. Разделение на отдельных физических лиц не предусмотрено. И это — общий принцип работы ЕРП/КА, если для начисления заработной платы используют иное ПО.
При синхронизации табличной части исходят из следующих принципов:
Если в системе управления предприятием (ERP/КА) активирован регламентированный учет и включена функциональная опция “Использовать проверку финансовых документов”, то при сохранении документа “Отражение зарплаты в финансовой отчетности” появляется возможность изменения статуса проверки документа. Если в ERP/КА документу “Отражение зарплаты в финансовой отчетности” присвоен статус “Проверен”, а затем этот же документ загружается повторно, ему присваивается статус “На повторной проверке”.
Для реквизитов «Вид операции» и «Вид начисления для налогового учета» при синхронизации предусмотрены ограничения.
Ведомости на выплату зарплаты
Документ в ЗУП 3: Платежное поручение, Ведомость в кассу, Ведомость перечислений на счета, Ведомость выплаты через раздатчика
Документ в ERP/КА: Заявка на расходование денежных средств
В ЗУП 3 предусмотрен документ «Платежное поручение». В его составе можно выделить отдельные Ведомости в банк. И этот документ в ERP/КА можно выгрузить именно только в составе Поручения. Самостоятельно этот документ выгрузить не получится.
При переносе «Ведомости на выплату зарплаты» в ERP 2 или КА 2 формируются заявки на формирование хозяйственных операций:
- Непосредственно на выплату заработной платы: по Зарплатному проекту, на Лицевые счета или Через кассу. Соответственно, система будет загружать либо Платежные поручения, либо Ведомости перечислений на счета, либо Ведомости выплаты через раздатчика.
- На перечисление НДФЛ в бюджет.
В случае с первой заявкой (на выплату) ее сумма должна совпадать со значением «К выплате», обозначенном в исходной ведомости. Если в Платежном поручении предусмотрено несколько ведомостей, то для получения итогового значения необходимо сложить суммы по всем документам. Аналогичным образом необходимо проверить данные по начисленному и удержанному НДФЛ.
В «Заявке на расходование денежных средств» необходимо заполнить пункт «Подразделение». Но при переносе документа из ЗУП 3 заполнение происходит по следующему алгоритму:
- По каждой строчке проверяется, в каком подразделении работает сотрудник.
- Если данные по всем строкам (в части подразделения) сходятся, это наименование выносится в шапку.
- Если данные из строк не совпадают, система будет ориентироваться на то, в каком подразделении работает бухгалтер, сформировавший ведомость. Если данные о бухгалтере отсутствуют, за основу будут взяты данные о расчетчике.
Будьте внимательны! С февраля 2023 года при экспорте документов из программы 1С: Зарплата и управление персоналом таких как “Платежное поручение”, “Ведомости в кассу”, “Ведомости на счета” и т.д., не будут подгружаться “Заявки на расходование денежных средств” или “Списание безналичных денежных средств” с типом операции “Перечисление налогов и сборов”. Это связано с тем, что с 1 января все налоги должны уплачиваться через документ “Начисление единого налогового платежа” (“ЕНП”).
Начисление ЕНП
Документ в ЗУП: Отражение удержанного НДФЛ в бухучете
Документ в ERP2/КА2: Начисление ЕНП
При загрузке документа “Начисление ЕНП” из ЗУП в ERP 2/КА 2 тип налога всегда устанавливается как “НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента”. В документах “Начисление ЕНП”, датированных промежутком с сентября по декабрь 2022 года, имеется флаг “Данные по НДФЛ за первый период”. При загрузке таких документов из ЗУП, этот флаг устанавливается, если все даты удержания налога в таблице документа “Отраженный удержанный НДФЛ в бухгалтерии” меньше или равны 9 числу месяца и дата самого документа “Отраженный удержанный НФДЛ в бухгалтерии” также меньше или равна 12 числу месяца. В противном случае флаг не устанавливается.
Сопоставление заявок на расходование денежных средств при переносе данных
При выборе конкретного способа идентификации «Заявки на расходование денежных средств» система учитывает тип выполняемой хозоперации:
- Выплата зарплаты. Проверяются следующие поля: ДатаВедомостиНаВыплатуЗарплаты, НомерВедомостиНаВыплатуЗарплаты, Организация, ХозяйственнаяОперация, ХозяйственнаяОперацияПоЗарплате;
- Перечисление налога. Базовым признаком для сравнения будет УИД.
В определенных ситуациях в ЗУП 3 ведомость на выплату приходится переносить на другой день. Если после этого будет выполнена синхронизация, система сформирует новую «Заявку», в соответствии с которой и будут списываться денежные средства. Это становится возможным из-за того, что Дата создания ведомости является одним из признаков, учитываемых при сравнении документов в двух системах.
Ограничения при синхронизации
Перечисления «Виды операций по зарплате» и «Виды начислений оплаты труда для налогового учета по налогу на прибыль»
При выгрузке значений полей, имеющих тип перечисления «Виды операций по зарплате» или «Виды начислений оплаты труда для налогового учета по налогу на прибыль», учитывается их наименование. В первоначальной базе (из которой берутся данные) значением поля будет идентификатор значения перечисления.
Если в принимающей базе этот идентификатор не будет соответствовать ни одному элементу, данные не будут перенесены. В принимающей базе это поле не будет заполнено.
*****
Нужна помощь с 1С ЗУП 3 и 1С ERP или КА 2? Настроим синхронизацию! Быстро, точно и качественно. Опыт работы с синхронизацией 1С. Оставьте заявку на сайте или позвоните нам! Контакты указаны на нашем сайте.
