«Методы менеджмента качества», декабрь 2023.
Рубрика: Аудит СМК: практическое руководство.
Когда при оценке соответствия стандарту контрольного перечня вопросов по аудиту (чек-листа) может быть недостаточно
В конце аудита аудитору следует быть в состоянии знать, все ли требования стандарта выполнены или не все.
Попытки показать соответствие стандарту часто приводят к использованию контрольных перечней вопросов (чек-листов), дающих аудитору возможность проверить выполнение требований стандарта одного за другим и уверенность в том, что все требования были соблюдены. Такой базовый подход, заключающийся в заполнении контрольного перечня вопросов, является простым способом убедиться в том, что было проверено выполнение всех требований стандартов. Вместе с тем, учитывая подход ISO 9001, осуществление аудита с использованием универсального контрольного перечня вопросов (чек-листа) может исключить сбор аудитором свидетельств результативного взаимодействия между процессами.
В некоторых ситуациях полный отказ от контрольного списка (или списка вопросов аудита) может оказаться невозможным, в частности, когда организации необходимо предоставить свидетельства соответствия стандарту третьим сторонам (например, регулирующим органам, органам по оценке соответствия).
Важно использовать контрольный перечень вопросов (чек-лист) подходящим способом и в подходящее время, то есть как инструмент, помогающий отслеживать охват требований стандарта.
ПРИМЕЧАНИЕ. См. также руководство Группы по вопросу использования «контрольного перечня вопросов (чек-листов)».
Что является адекватной выборкой примеров для анализа?
Не существует никакой статистической или математической формулы для установления правильного количества примеров, которое надлежит проанализировать во время аудита. Установление конкретного количества примеров, которые следует взять, чтобы подтвердить соответствие требованиям (например, один, пять или даже больше примеров записей для анализа конкретного требования), неэффективно и не обеспечивает уверенность в соответствии. Безусловно, увеличивая количество примеров, аудитор получит больше уверенности относительно статуса фактического применения СМК. «Адекватная» выборка в этом контексте требует такого количества примеров, проанализированных в ходе интервью на месте, и анализа записей, которое убеждает в том, что СМК аудитируемой организации применяется так, как описана.
Вопросы выбора количества площадок в компаниях с несколькими площадками или количества проверяемых организационных единиц в крупных компаниях рассматриваются в документе IAF MD 1 «Сертификация компаний с несколькими площадками, основанная на выборке», где определяется количество аудито-дней, необходимых для проведения аудита на месте, и дана формула выбора примеров при наличии нескольких площадок.
Аудитору необходимо проводить интервью, а также проверять по его ходу записи и свидетельства. Количество примеров, которые надлежит взять для анализа, зависит от сложности аудитируемого процесса и качества информации, полученной от аудитируемого лица во время интервью. Также важно, чтобы аудитор выдерживал график, установленный в плане аудита. В конце дня аудитору необходимо быть уверенным в отношении того, что рассмотренные примеры и объективные свидетельства являются представительными (репрезентативными) в достаточной степени, чтобы сделать соответствующие выводы относительно функционирования СМК.
Запись информации об аудите
ISO 19011 и ISO/IEC 17021 описывают, что должно содержаться в отчете об аудите. При этом важно, чтобы в отчетах была только важная для аудитируемой организации информация, например о возможных улучшениях, положительных наблюдениях и несоответствиях стандарту. Простое повторение и разъяснение требований стандарта вряд ли станет тем, что ожидает увидеть аудитируемая организация.
Кроме того, аудитору может быть предъявлено требование продемонстрировать последовательность, в какой проводился аудит, которую иногда называют «тропой аудита». Ведение заметок по ходу аудита является очень эффективным способом подготовки протокола аудита. Основной недостаток использования таких заметок состоит в том, что они имеют тенденцию быть очень индивидуальным способом фиксации информации, а уровни детализации и стили записей у разных аудиторов могут сильно отличаться.
Контрольный перечень вопросов по аудиту (чек-лист) может обеспечить определенное единообразие в деятельности аудиторов. Однако аудиторам никогда не следует забывать, что они должны тратить свое время именно на аудитирование, а не на заполнение контрольных перечней вопросов (чек-листов) или ведение заметок.
Группе аудиторских практик ISO 9001 (APG) исполняется 20 лет.
В 2023 году Группе практики аудита ISO 9001 (APG) исполняется 20 лет. APG предоставляет информационной поддержки аудиторам, консультантам и специалистам по качеству систем менеджмента качества (СМК). В состав группы входят эксперты по аудиту ISO/TC 176 со всего мира, а также назначенные эксперты IAF и ISO/CASCO, которые работают на добровольной основе.
Первое заседание APG состоялось 23 февраля 2003 г. С тех пор организация опубликовала более 50 документов, где представлена информация практически по всем аспектам аудита СМК. Эти документы были высоко оценены профессиональным сообществом, и в 2005 году успех APG привел к созданию Группы практики аккредитации и аудита (AAPG).
Сегодня команда ISO 9001 APG, состоящая как из основателей, так и из новых участников, уверенно смотрит в будущее и собирает информацию о новых глобальных потребностях и проблемах, разрабатывает документы, посвященные использованию цифровых технологий, и изучает другие современные подходы к процессу аудита. В то же время обновляются существующие документы, что обеспечивает их актуальность.
Перевод РИА «Стандарты и качество»
ОПУБЛИКОВАНО
ISO 9001 Auditing Practices Group. Guidance on: Demonstrate conformity to the standard: 13 January 2016.
URL: https://committee.iso.org/files/live/sites/tc176/files/documents/ISO%209001%20Auditing%20Practices%2... Group%20docs/Auditing%20General/APG-Demonstrate Conformity2015.pdf
СТАТУС И РАЗРЕШЕНИЕ
Данный перевод не является официальным. Публикуется с разрешения Международной организации по стандартизации (ISO) и Международного аккредитационного форума (IAF).
***
РИА «Стандарты и качество»
Тел. +7 (495) 771-66-52, пишите на e-mail: podpiska@mirQ.ru
или оставляйте заявку на нашем сайте https://ria-stk.ru
Присоединяйтесь к сообществам издательства «Стандарты и качество»:
VK: https://vk.com/ria_stk
YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCvW86WE6yIaFNZqK5swi70A
#СТандартыиКачество #МетодыМенеджментаКачества