С 1 января 2024 года сведения об уходе в декретный отпуск в форме ЕФС-1 надо заполнять по новым правилам, утвержденным приказом СФР. Рассказываем об основных изменениях.
В 2024 году были внесены изменения в форму ЕФС-1. Одно из изменений затрагивает работниц, уходящих в декретный отпуск. Теперь необходимо учесть информацию о них при расчете страхового стажа и составлении отчетности. До этого года подобная информация не требовалась при составлении отчета ЕФС-1.
Что должно содержаться в листке нетрудоспособности по беременности и родам. Правила оформления
Пособие по беременности и родам полностью финансируется Социальным фондом и не подпадает под правило, согласно которому первые три дня оплачивает работодатель.
В документе, связанном с этим, должны быть указаны обязательные реквизиты:
- Номер листка временной нетрудоспособности.
- Дата.
- Периоды, включенные в листок (в данном случае больничный лист выдается непосредственно на 140 дней).
- Причина нетрудоспособности, для этого случая проставляется код 05.
- Стаж работника.
Работодатель не будет производить начисления в этот период.
Пример:
1. Сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам с 28.01.2024 по 26.07.2024.
2. Бухгалтер через систему электронного документооборота получает листок временной нетрудоспособности.
3. Бухгалтер формирует в программе 1С данные о стаже.
Необходимо проверить указанный период и код в листке нетрудоспособности (код 05).
4. Когда больничный лист будет обработан в программе, появится доступ для занесения данных о стаже сотрудницы в период ее нахождения в декретном отпуске. Для этого необходимо открыть меню «Зарплата и кадры», выбрать раздел 2 «Страховые взносы» и перейти на вкладку «СФР: пачки, регистры, описи».
5. После нажатия на соответствующую вкладку пользователь перейдет в окно, где ему будет предложено создать новый документ с пометкой «СЗВ-СТАЖ:».
Как заполнить отчет ЕФС 1 подраздел 1.2
Информация о сотрудницах, уходящих в декретный отпуск, заносится в подраздел 1.2 раздела 1 отчета ЕФС-1.
- В этом подразделе необходимо выбрать пункт "Назначение выплат ОСС" (это новый реквизит, введенный с 2024 года).
- Затем в таблице заполняется две строки:
- В первой строке указывается период с начала трудовой деятельности в 2024 году до момента выхода в декретный отпуск. Если сотрудник был принят на работу до 01.01.2024 года, то в качестве начала периода работы до декрета указывается 01.01.2024 года. Вторая дата - последний день перед уходом в декретный отпуск.
- Во второй строке указываются даты нахождения сотрудницы в декретном отпуске.
Пример:
Сотрудница была принята на работу в компанию 01.01. 2024 года, а период декретного отпуска составляет с 28 января 2024 года по 26 июля 2024 года.
Работодатель должен указать два периода:
- С 01.01.2024 по 27.01.2024 - период работы.
- С 28.01.2024 по 26.07.2024 - период нахождения в декретном отпуске.
В форме ЕФС-1 информация будет приведена в следующих графах:
- Строка 1 графа 1 – порядковый номер записи – «1»
- Строка 1 графа 2 – начало периода работы – 01.01.2024
- Строка 1 графа 3 – последний рабочий день перед уходом в декрет – 27.01.2024
- Строка 1 графа 4 – районный коэффициент. Сюда заносится кодовое значение «РКС», «МКС», «ОКУ», другие
- Строка 1 графа 5 – числовое значение районного коэффициента
- Строка 2 графа 1 – номер строки – «2»
- Строка 2 графа 2 – дата начала декретного отпуска – 28.01.2024
- Строка 2 графа 3 – дата окончания декретного отпуска – 26.07.2024.
- Строка 2 графы 4 и 5 заполняются, как в предыдущей строке
- Строка 2 графа 7 – дополнительные сведения – «ДЕКРЕТ»
У государственного и муниципального учреждения появляется обязанность заполнить подраздел 1.3 отчета ЕФС, который относится к заработной плате и условиям работы в муниципальных и государственных учреждениях. В этот подраздел вносятся данные о сотрудниках, входящих в среднесписочную численность.
Сотрудницы, уходящие в декрет, также относятся к этой категории. Для данной категории необходимо заполнить информацию о периодах пребывания в декретном отпуске.
Сотрудницы, уходящие в декрет, не получают выплат от работодателя, и по ним не указываются часы работы в табелях учета рабочего времени. Поэтому в графах 19, 20, 23, 24 и 25 следует указать нулевое значение.
Муниципальные и государственные учреждения обязаны предоставлять подраздел 1.3 ежемесячно. В случае, если сотрудница уходит в декретный отпуск не с начала месяца, информация о ней заполняется в двух строках: в одной строке указывается отработанный период с указанием рабочих часов и заработной платы. Во второй строке указываются данные о нахождении в декретном отпуске без информации о отработанных часах и полученной заработной плате.
📌 Скачать бесплатно Форма и образец ЕФС-1 2024
Какое заявление при уходе в декрет должна написать сотрудница
Определенного формата заявления не существует.
Важно, чтобы заявление содержало следующие реквизиты:
- Кому написано заявление (должность и полное имя руководителя).
- От кого заявление (должность и полное имя сотрудницы).
- Название документа.
- Просьба о предоставлении декретного отпуска.
- Период отпуска по беременности и родам (с какого и по какое число).
- Подпись и дата подачи заявления.
Когда подаются сведения о сотрудницах, уходящих в декрет
Работодатель обязан в 3-х дневный срок предоставить в Социальный фонд информацию о сотруднице, которая уходит в декретный отпуск. Основанием является информация от самой сотрудницы.
Работодатель должен получить информацию о ее текущем больничном листе средствами электронного документооборота с Социальным фондом.
Задачи бухгалтера:
- Получение информации о больничном листе.
- Предоставление отчетности в форме ЕФС-1.
В учетной программе информация о стаже работницы в период ее нахождения в декретном отпуске формируется на основе полученного больничного листа.
📌 Скачать бесплатно Коды для заполнения отчета
Работники бухгалтерии нуждаются в регулярном повышении квалификации своих специалистов
Обучить специального сотрудника можно в ЕВИДПО. У нас есть более 25 курсов переподготовки и повышения квалификации для работников бухгалтерии. Обучение проходит дистанционно и без отрыва от работы!
Например курс Бухгалтер по расчету заработной платы . Обучение в кратчайшие сроки, с выдачей документа.
Коротко о главном
С 2024 года форма ЕФС-1 была обновлена. Одно из главных изменений связано с учетом выплат по линии ФСС. Ранее информация о пособиях, которые были выплачены за счет средств Социального фонда, не отображалась в отчете.
Но теперь необходимо вносить и данные о сотрудницах, уходящих в декретный отпуск, в соответствующие подразделы ЕФС-1 (1.2 или 1.3), в зависимости от того, является ли учреждение государственным (муниципальным) или нет.
