В каждой закупке есть несколько стадий. Зачастую они выглядят примерно так:
1. Определение потребности/прогнозирование потребности
Определение потребности является основополагающим этапом закупочной работы. Он включает в себя ряд задач:
- осознание потребности
- обоснование потребности
- систематизация
- включение в план-график
- формулировка требований
2. Подготовка плана-графика
При формировании плана обычно заранее определяют каким способом будет проведена закупка. В зависимости от деятельности организации выделяют несколько видов планов закупок:
- на 1 год
- квартальные
- на несколько лет
3. Формирование и опубликование заявки на проведение закупки
Заявка на проведение закупки должна содержать следующую информацию:
- информация о заказчике
- сформулированная потребность
- наименование и характеристики запрашиваемой продукции
- место и срок исполнения контракта
На данном этапе подготавливается ТЗ и проект контракта. Также определяются основные требования:
- требования к поставляемому товару/работе/услуге
- требования к поставщику
- сроки
- начальная цена
4. Отбор поставщика
На этом этапе заказчик все еще имеет право внести изменения в закупочную документацию. Заявка на проведение закупки является публичной информацией, поэтому при внесении изменений заказчик обязан публиковать. Отправляя заказчику заявку на участие в закупке, поставщик автоматически соглашается с условиями проводимой закупки. Но несмотря на это, заказчик должен проверить заявки на соответствие требованиям и отклонить не соответствующие.
5. Подведение итогов
В случае признания поставщика победителем, у поставщика появляется обязанность выполнить заказ своими силами и на основании своей заявки. Закупка по усмотрению заказчика может завершиться без победителя.
6. Заключение контракта
7. Исполнение договора
8. Подготовка закрывающих документов
Основные характеристики стадий закупочной работы:
Каждая стадия закупочной работы должна разрешать определенную проблему.
Стадии позволяют распределить нагрузку среди участников процесса
Каждая последующая стадия закупочной работы должна основываться на результате разрешения предыдущей.
Стадии обеспечивают прозрачность процесса.