Система закупок

Грамотно организовать отлаженную систему закупок можно при соблюдении этапов построения. Однако не во всех организациях этапы являются обязательными к исполнению, ведь оптимизация системы закупок является гибкими механизмом, необходимым для функционирования безотрывного производства предприятия в целом.

Для составления системы закупок заказчику необходимо проанализировать следующие вопросы:

1. Можно ли заранее определить объемы закупок?

2. Какой способ осуществления закупок будет наиболее оптимальным?

3. Необходимо ли обеспечение контракта?

4. Возможно ли введение типовых типовых договоров?

Система закупок в первую очередь обусловлена закупочным циклом. Закупочный цикл состоит из:

1. Оформление потребности заказчика путем составления плана графика

2. Оформление закупочной документации

3. Проведение закупки

4. Определение поставщика

5. Заключение договора

6. Исполнение договора

7. Подготовка закрывающих документов

8. Анализ проделанной работы

Этап 1. Определение ответственных лиц

Первоначально необходимо определить локальным нормативно-правовым актом ответственных за ведение закупочной деятельности лиц, а также оформить их полномочия в работе. В должностной инструкции, или в коллективном договоре необходимо предусмотреть ответственность уполномоченных лиц, сохранение конфиденциальности информации (если закупки сопряжены с гос. тайной), лиц, ответственных за принятие решений и прочую специфику.

Этап 2. Определение перечня закупок

Необходимо исходя из потребностей организации, ее подведомственных, структурных подразделений определить:

• какие товары, работы или услуги приобретаются
• список требований, предъявляемых к поставщикам и продукции
• периодичность возникновения необходимости в приобретении

Этап 3. Определение способов и методов закупок

Необходимо из анализа и специфики деятельности предприятия определить:

• какой способ закупки будет наиболее предпочтительным
• какие требования будут предъявляться к поставщику
• какие требования будут предъявлены к работе
• как будет организовано юридическое сопровождение

Этап 4. Обучение

Сотрудникам, привлеченным к осуществлению закупочной деятельности, необходимо ознакомиться с НПА, регулирующими требования к проведению закупок, а также ответственностью, предусмотренной за нарушение законных требований. Обучение необходимо провести комплексно и подотчетно, во избежание нарушения производства и привлечения организации к ответственности. Обучение можно пройти за пределами работодателя, или же внутреннее, посредством ввода в эксплуатацию инструкций, методичек, ЛНА.

ЛНА организации можно оформить несколькими способами:

1. Посредством последовательного издания приказов

2. Посредством формирования одного ЛНА, охватывающего все вопросы организации закупочной деятельности

В таком случае можно оформить Положение о закупке. Положение о закупке состоит из двух частей: общей и особенной. Общая часть отвечает за подготовку закупки, а особенная за проведение конкурса и прочие текущие процессы.

3. Комплексный. При таком подходе предыдущие два способа сочетаются и образуют обширную систему

Также необходимо преимущественно организовать работу с закупками посредством электронного документооборота в целях минимизации издержек и ошибок.

Этап 5. Определение закономерностей

В процессе функционирования организации, будут выявлены схожие алгоритмы проведения закупок различных товаров, работ или услуг. Необходимо провести анализ существующей практики и определить, как можно оптимизировать процесс.

Этап 6. Итоговый

Идеальным результатом исполнения всех вышеперечисленных этапов является практически полная автоматизация закупок. На этом этапе производится оценка эффективности закупки. Параметры, отвечающие за эффективность закупки:

1. Скорость проведение контракта

2. Понижение цены контракта

3. Количество участников

4. Ресурсоемкость контракта