Для начала давайте обратимся к понятию расходов с точки зрения их признания в налоговом учете. Согласно п.1 ст. 252 НК РФ расходами признаются затраты налогоплательщика, которые должны быть:
🔸Обоснованными, т.е. экономически оправданными и выраженными в денежной оценке.
🔸Подтвержденными, т.е. должны быть оформлены документы в соответствии с законодательством РФ. Если расходы произведены в другой стране, то они должны быть оформлены с обычаями делового оборота той страны и/или документами, косвенно подтверждающими расходы, например, накладная CMR, таможенная декларация.
🔸Произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Ранее мы затрагивали вопрос необходимости сбора документов для ведения учета и подтверждения налоговой базы.
А в случае, если у вас юридическое лицо, то и бухгалтерской отчетности. ☝️
Помимо наличия документов, также необходимо проверять документацию на ошибки и комплектность. Давайте вместе разберем наиболее частые ошибки в зависимости от хозяйственной ситуации:
🔸Отсутствие или подмена фискального чека. Если вы купили товар/работу/услугу за наличный расчет, то в обязательном порядке нужен фискальный чек. На деле вместо него предпринимателям часто выдают обычные терминальные чеки, копии чеков, квитанции или иные бланки строгой отчетности. И это в лучшем случае. Порой предприниматель просто выгружает справку об операции с лицевого счета и предоставляет ее в бухгалтерию. Друзья, на сегодняшний день практически не осталось оснований для неприменения контрольно-кассовой техники (онлайн-кассы) в наличных (приравненных к ним) расчетах с юридическими и физическими лицами.
Обратите внимание, что у фискального чека имеется QR код, и если вы через приложение «Мои чеки» наведете на него камеру своего смартфона, то получите электронную версию своего чека. Также чек можно проверить на подлинность на сайте Налоговой по ссылке https://kkt-online.nalog.ru/, там же есть частые вопросы и ответы.
🔸Ошибки в реквизитах первичных документов. Сменили юридический адрес, поменялся руководитель или изменились другие реквизиты? Уведомите об этом контрагентов! Очень часто при смене реквизитов, руководителя компании поставщики и подрядчики, не получив своевременно информацию, выписывают документы без учета этих изменений.
Помимо этого, удивительно часто мы видим в документах некорректные должности уполномоченных лиц, например, генеральный директор вместо директора. Про другие ошибки, вызванные невнимательностью, мы не говорим.
🔸Не хватает документов в комплекте. Например, есть договор на поставку материалов, счет на оплату, но не хватает товарной накладной или УПД. Нет документов, подтверждающих доставку материалов со склада поставщика на склад покупателя.
🔸Исходя из имеющихся документов проверяющим органам не ясны суть и цель расходов. Например, вы перевели 250 тыс. рублей за разработку и обслуживание сайта. При этом в договоре нет информации о конкретных работах, порядке их выполнения, нет ссылок на ресурсы, которые подлежат обслуживанию. В отдельных ситуациях обязательно требуется смета расходов.
🔸Отсутствие разрешительной документации у контрагентов. Если работы, которые выполнил ваш поставщик, требуют наличия лицензии или иной разрешительной документации, обязательно позаботьтесь, чтобы у вас также была копия данного документа. И проверьте, чтобы запись об этих документах была внесена в соответствующие реестры.
🔸Отсутствие документов на благонадежность по контрагентам. В первую очередь это касается более крупных расходов, при наличии которых необходимо проверять контрагента всеми доступными способами, запрашивать документы при заключении договора.
✅ Это важно знать не только бухгалтеру, но и собственнику. Потому что в малом бизнесе очень часто все документы оформляет руководитель и потом уже передает в бухгалтерию.