Система электронного документооборота — ключевое ПО для корпоративной автоматизации. В СЭД содержатся критически важные документы и работают все сотрудники, включая руководство высшего уровня. Внедренная система может использоваться более 10 лет, постоянно развиваясь и адаптируясь к новым условиям. Именно поэтому очень важно ответственно подходить к выбору СЭД.
В последние несколько лет требования к удобству корпоративного ПО становятся все более высокими. Для крупных заказчиков, включая госструктуры, финансовые организации, промышленные предприятия, энергетические компании и другие, ключевыми характеристиками являются надежность и производительность. Кроме того, возрастает актуальность защиты информации в связи с участившимися киберинцидентами.
Команда СЭД ТЕЗИС активно работает над всеми перечисленными направлениями. У продукта есть заказчики, сотрудничество с которыми продолжается более 12 лет. Рассказываем, на что конкретно обратить внимание при выборе, чтобы получить удобство, производительность и безопасность в единой системе.
Удобство
Удобство использования СЭД складывается из нескольких аспектов.
Один из них — количество кликов, которые нужно сделать пользователю в процессе работы. При разработке новых версий СЭД ТЕЗИС мы стремимся максимально упростить взаимодействие пользователя с системой, привлекая сторонние специализированные компании к аудиту UX/UI и отрабатывая их рекомендации. С выпущенным в 2023 году модулем искусственного интеллекта автоматизация в СЭД ТЕЗИС вышла на новый уровень. Нейронные сети и алгоритмы машинного обучения позволяют вести мониторинг событий и действий пользователей, выявляя процессы, которые могут быть автоматизированы, предлагают пользователю виджеты и составные команды для автоматизации рутинных и часто повторяемых действий. В отдельных случаях автоматизация может доходить до 100%, действия будут выполняться за считаные секунды без участия пользователей. Искусственный интеллект сможет взять на себя, например, обработку входящей корреспонденции, работу с обращениями граждан, проверку контрагентов, а также любые другие процессы.
Широкий спектр бизнес-процессов и интеграций — еще одна составляющая комфорта, поскольку пользователям не нужно переключаться между различными системами. СЭД ТЕЗИС позволяет автоматизировать не только документооборот, канцелярию и управление задачами, но и любые другие направления. Среди них, например, работа с кадровыми документами, финансами, закупками и т. д. СЭД ТЕЗИС позволяет использовать электронную подпись вместе с машиночитаемой доверенностью, а также отправлять документ и получать его из системы ЮЗЭДО Диадок. Высокая гибкость предусматривает адаптацию продукта к задачам любой организации.
Возможность работы со смартфона или планшета обеспечивает доступ к СЭД из любой точки мира. Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС поддерживает iOS, Android, а также российскую защищенную корпоративную ОС «Аврора». Оно содержит все наиболее часто используемые функции: работу с документами, договорами, резолюциями, задачами, вложениями, принятие решений по процессам, использование ЭП. Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС доступно для широкого круга пользователей, как для руководителей, так и для исполнителей.
Если говорить об отдельных пользователях, то у каждого свое представление об удобстве, поэтому мы считаем важной персонализацию интерфейса. В СЭД ТЕЗИС пользователи могут в соответствии со своими предпочтениями добавлять на главный экран виджеты — диаграммы, календарь, последние открытые документы, заметки и т. д.
Надежность
Ничто не подтверждает надежность СЭД лучше, чем реальный опыт использования при высокой нагрузке. В нашей практике один из самых ярких кейсов — автоматизация электронного документооборота в Правительстве ЯНАО. В регионе проведена полная цифровизация органов власти, от муниципальных учреждений до аппарата губернатора, в системе работают более 30 000 пользователей более чем из 900 организаций.
Мы постоянно совершенствуем производительность и отказоустойчивость системы, чтобы лучше соответствовать требованиям крупных проектов и предоставлять возможность масштабирования по количеству пользователей, объему данных и сложности автоматизируемых процессов. В 2023 году при выпуске актуальной версии СЭД ТЕЗИС 5.3 была выполнена большая работа в этом направлении. Проведена оптимизация нагрузки на серверы, добавлена возможность выделения серверов для отдельных сервисов, усовершенствованы механизмы кэширования...