1. Какие документы необходимо подготовить
Основанием для назначения пособия является электронный листок нетрудоспособности, который может быть сформирован в электронном виде (согласно условиям формирования листков нетрудоспособности) или выдан на бумажном носителе (согласно правилам получения СФР сведений, п. 16).
Для выплаты работнику пособия по причине болезни или бытовой травмы возможно потребуется следующая информация (документы):
- Сведения о застрахованном лице в форме, утверждаемой страховщиком. Работник может предоставить эти сведения работодателю при трудоустройстве, а также в ходе трудовой или иной деятельности, а также при их изменении (согласно правилам получения СФР сведений, п. 6).
- Заявление о замене лет в расчетном периоде, если это необходимо (согласно статье 14 Закона N 255-ФЗ и Положению об исчислении пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, п. 7).
Если необходимо, СФР может направить вам запрос о предоставлении необходимой информации для назначения пособия одновременно с уведомлением о закрытии электронного листка нетрудоспособности (согласно правилам получения СФР сведений, п. п. 3, 23). Предоставьте указанную информацию в требуемом объеме в течение трех рабочих дней с момента получения уведомления о закрытии больничного листа (согласно пункту "а" правил получения СФР сведений, п. 22).
Обычно нет необходимости оформлять заявление для получения пособия по временной нетрудоспособности. Однако у некоторых групп застрахованных лиц есть специальные правила для назначения и выплаты этого пособия.
2. В каких случаях работнику нужно составить заявление о выплате пособия по временной нетрудоспособности
Для получения пособия по временной нетрудоспособности необходимо предоставить только больничный лист, заполнение заявления не требуется в соответствии с частью 6 статьи 13 Закона № 255-ФЗ. Однако ваша организация может требовать от работника заявление на выплату пособия в соответствии с внутренним нормативным актом. Это может быть релевантно, например, для выплаты пособия внешнему совместителю, который выбрал вашу организацию для получения пособия. Но даже если работник не предоставил заявление, это не является основанием для отказа в выплате пособия по временной нетрудоспособности. Это явно указано в части 1 и 4 статьи 8, пункте 3 части 2 статьи 21, пункте 7 части 1 статьи 22, статье 183 и части 4 статьи 189 Трудового кодекса Российской Федерации.
Напоминаем, что работодатель выплачивает пособие только за первые три дня нетрудоспособности в связи с болезнью или травмой работника. Со следующих дней пособие назначает и выплачивает Страховой фонд Российской Федерации. Для расчета пособия за первые три дня фонд направляет работодателю информацию о зарплате и других выплатах в пользу работника, необходимую для расчета пособия, в соответствии со статьей 23 (2) Правил получения Страховым фондом Российской Федерации информации.
3. Составление заявления о выплате пособия по временной нетрудоспособности
Работник составляет заявление в произвольной форме для получения пособия по временной нетрудоспособности, согласно локальному нормативному акту. В заявлении должны быть указаны Ф.И.О. и должность работника, просьба о выплате пособия по временной нетрудоспособности, а также дата подачи заявления. Работник обязан подписать заявление.
Если заявление написано внешним совместителем, который выбрал нашу организацию для получения пособия, он может приложить к заявлению справку, подтверждающую отсутствие назначения пособия по временной нетрудоспособности по другому месту работы.
4. Нужно ли заявление работника, если он желает заменить расчетный период?
Иногда работнику, находившемуся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет, есть возможность заменить расчетный период для оплаты больничного, чтобы увеличить размер пособия. Для этого работник должен написать заявление соответствующего содержания. Форма такого заявления устанавливается СФР, однако, пока она не утверждена, можно составить заявление в произвольной форме. По запросу СФР, которое необходимо отправить не позднее трех рабочих дней со дня получения данных о закрытии электронного больничного, необходимо предоставить сведения о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде. Если эти сведения не будут предоставлены в указанный срок, СФР направит информацию об этом и запросит сведения повторно в сроки, установленные правилами.
5. Должен ли работник писать заявление о перерасчете больничного листа?
Нет, не должен.
Для исчисления пособия по временной нетрудоспособности СФР использует сведения о зарплате, иных выплатах и вознаграждениях в пользу работника из состава сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системах ОПС и ОСС. Если на день назначения пособия данные о выплатах работнику за расчетный период у фонда отсутствуют (полностью или частично), он получит их из ФНС. После отражения вновь поступивших сведений в индивидуальном (персонифицированном) учете сумма пособия будет уточнена. Одновременно вновь поступившие сведения о зарплате и иных выплатах в пользу работника СФР направит работодателю (п. 13 Правил получения СФР сведений).
6. Случаи перерасчета пособия по больничному листу
Выплаченное работнику пособие по временной нетрудоспособности может быть перерасчитано в следующих ситуациях: • Если работник предоставил недостоверные сведения или скрыл информацию, что свидетельствует о его недобросовестности (согласно статье 15 пункт 6 Федерального закона № 255-ФЗ); • Если при расчете пособия были допущены ошибки, например, счетные ошибки, технические ошибки или неправильное применение законодательных норм (согласно пунктам 2 и 4 ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности").
Для перерасчета пособия по временной нетрудоспособности следует выполнить следующие действия:
- Пересчитать пособие с учетом исправления допущенных ошибок или учета новой, достоверной информации;
- Определить разницу между изначальным и новым размерами пособия. Если разница отрицательна, то работнику следует доплатить пособие. Если разница положительна, организация может попытаться вернуть эту разницу.
Следует обратить внимание на следующие моменты: • Если ошибка при расчете пособия была допущена бухгалтером организации, организация обязана доплатить пособие, независимо от того, сколько времени прошло с момента допущения ошибки (согласно пункту 3 статьи 15 Федерального закона № 255-ФЗ); • При обнаружении ошибки пересчитывается только пособие за первые три дня нетрудоспособности, которые оплачивает организация.
В случае излишней выплаты пособия работнику, организация может вернуть деньги следующими способами:
- Удержать из выплачиваемой заработной платы или пособия;
- Добровольно возместить ущерб работнику;
- Подать иск в суд.
Удержать из заработной платы или пособия сумму излишне выплаченного пособия следует в случаях, когда переплата возникла из-за недобросовестности работника или счетной арифметической ошибки (согласно пункту 6 статьи 15 Федерального закона № 255-ФЗ). При этом удерживать можно не более 20% суммы, которая причитается работнику при каждой выплате (согласно пункту 6 статьи 15 Федерального закона № 255-ФЗ). Важно отметить, что излишне выплаченная сумма может быть удержана только с письменного согласия работника.
Работнику может быть предложено добровольно вернуть излишне выплаченную сумму в следующих случаях:
• При обнаружении ошибок, которые не связаны со счетными. Например, если была допущена неправильная интерпретация норм законодательства при расчете пособия (согласно письму ФСС РФ от 30.11.2015 N 02-09-11/15-23247);
• При обнаружении обстоятельств, которые позволяют вам производить удержание из заработной платы и пособия. Это позволит вам вернуть всю сумму переплаты единовременно, а не удерживать по 20% из каждой выплаты (Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).
Обратитесь в суд, если:
• работник не согласен на удержание переплаты из заработной платы или пособия;
• работник, из заработной платы или пособия которого удерживалось по 20% при каждой выплате, уволился, не погасив всю сумму долга (ч. 6 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).
Не получится взыскать в судебном порядке суммы, излишне выплаченные работникам по причине совершения ошибок, не относящихся к счетным. Это не предусмотрено законодательством (ч. 6 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).
Можно ли удержать из зарплаты работника переплату по больничному листу, возникшую в результате неправильного расчета?
Это зависит от причин неправильного расчета. Если причина неправильного расчета - счетная ошибка, то есть ошибка, возникшая при совершении арифметических действий, то переплату можно удержать из зарплаты (ч. 6 ст. 15 Закона N 255-ФЗ). Если причина неправильного расчета - любая другая ошибка (техническая, связанная с неверным применением законодательства и т.п.), то удержать переплату из зарплаты нельзя.