Управленческий учет — один из главных инструментов для развития компании и максимизации прибыли. Для отельной отрасли его использование имеет первостепенное значение — рынок очень волатильный. Однако многие отельеры до сих применяют в работе Excel. Почему при таком подходе в управленческом учете неизбежно будут ошибки, и чем еще Excel вредит гостинице — рассказал Алексей Пряслов, основатель и управляющий директор компании PFM, специалист по консалтингу и инвестициям в гостиничном бизнесе с 20-летним опытом, создатель программы HOMS.
В любой гостинице имеется несколько IT-программ: PMS система на Reception, cистема управления рестораном, учетная система и другие. Выручка по номерам формируется в одной, по ресторанам — в другой, а расходы ведутся в учетной системе. Чем больше отель — тем больше в нем подразделений, и тем важнее для команды управленческий учет. А также — тем сложнее объединить все данные в единое целое.
Разрозненность систем – большая проблема, так как определение финансового результата требует объединения всех данных, поясняет Алексей Пряслов. Кроме того, по правилам управленческого учета в гостиничной индустрии формировать отчет необходимо по стандартам USALI — только так будет получена наибольшая аналитическая ценность. Отсутствие в IT-программах унифицированных форматов выгружаемых данных приводит к тому, что объединять все приходится вручную в Excel.
Как итог — отчеты формируются крайне медленно. Нередки случаи закрытия периода через две-три недели после окончания отчетного месяца, часть данных опускается или теряется.
«Excel — прекрасная программа для личного пользования. Она универсальна, проста в использовании. Но обратной стороной медали является практически гарантированное наличие ошибок. В Великобритании было проведено исследование, в результате которого выяснилось, что 94% таблиц MS Excel содержат ошибки. Речь идет не только об ошибках, связанных с неправильным вводом данных, но и об ошибках в формулах. В некоторых случаях ошибки приводили к потере миллионов долларов», — рассказал создатель HOMS Алексей Пряслов.
Специалист по консалтингу и инвестициям в гостиничном бизнесе подчеркнул также, что при таком подходе сама задача сводится к механической подготовке отчета, на вдумчивый анализ времени уже не остается. Кроме того, в Excel, как правило, формируется только PL, порой не соответствующий USALI. Теряется огромный массив крайне ценной информации в виде отчетов по подразделениям — Room Department, FB Department, SPA Department, – отчетов по нераспределяемым расходам и по анализу оборотного капитала. Также Excel часто не справляется с большим объемом данных. А многочисленные формулы и макросы почти всегда замедляют работу или даже приводят к потере данных. Не говоря о том, что в Excel запутана система версий бюджета. Трудно понять, какая из них является актуальной.
«Другая опасность ведения учета в Excel заключается в том, что вручную невозможно занести все необходимые данные. На это просто нет времени. Любые ручные системы управленческого учета содержат пробелы. Пробел при ручном занесении либо перебивке означает отсутствие данных при анализе. А это, в свою очередь, приводит к тому, что управленцы попросту не понимают, какие принимать решения в той или иной ситуации – для этого не хватает информации», — отметил Алексей Пряслов.
Директор компании PFM назвал еще одной болевой точкой Excel неактуальность полученных данных. Ручной перенос занимает огромное количество времени — по разным оценкам, от 8 до 20 дней после истекшего месяца. Следовательно, управленцы получают отчет о результатах работы через три недели после истекшего месяца, без важных аспектов деятельности гостиницы и с ошибками.
«Мы в индустрии гостеприимства уже двадцать лет, знаем её болевые точки и хорошо понимаем, как их устранить. Поэтому создали HOMS. Программа легко интегрирует любые отельные IT-системы, умеет работать с большим объемом данных, автоматически создает полный комплект отчетов по стандартам USALI и предлагает уникальные аналитические инструменты. Масштаб отеля или сети значения не имеет. Автоматизация устраняет ошибки и предоставляет глубокие инсайты», — подчеркнул Алексей Пряслов.
HOMS (Hotel Operational Management Software) дает возможность не только получать отчет 2 числа месяца, следующего за отчетным, но и использовать свое время с максимальной пользой – на анализ и принятие управленческих решений. Это позволяет экономить время и деньги, избежать неточностей. И в конечном итоге — максимизировать прибыль отеля.
Источник: https://nbnews.ru/person/sozdatel-programmy-homs-aleksey-pryaslov-vesti-upravlencheskiy-uchet-gostinitsy-v-excel-nevygodno/?lang=ru