Как мы автоматизировали процесс онбординга на Портале Bitrix24 с помощью low-code
Модное слово «оnboarding» в переводе с английского означает «адаптация». Онбординг имеет два значения:
1. ознакомление пользователя с digital-продуктом;
2. знакомство нового сотрудника с компанией.
В нашей компании процесс онбординга новичков состоит из нескольких этапов:
• преонбординг – подготовка рабочего места, подготовка учетной записи и выдача доступов\прав\разрешений, внесение данных в программы;
• 1 день (день выхода) –оформление, подключение у техподдержки, велком-созвон с менеджером по адаптации, прохождение велком-курса;
• 2 день – знакомство с командой на дейлике, разворачивание продукта;
• 1 неделя – прохождение опроса;
• 1 месяц – прохождение опроса;
• 2,5 месяца – прохождение опроса, встреча с тимлидом, принятие решение о прохождении испытательного срока;
• 3 месяца – поздравительное письмо, если принято положительное решение;
• оффбординг – exit interview, если принято отрицательное решение.
Поставленные задачи были такими:
✓ автоматизировать процесс длиной в 3 месяца и с участием более 10 сотрудников
✓ собирать и сохранять все данные для их анализа в одном месте
✓ наглядно отображать прохождение сотрудником каждого этапа
Наше решение было такое: на базе корпоративного портала Bitrix24 создать бизнес-процесс, используя low-code программирование.
Low-code системы напоминают конструктор, который собирает сам пользователь. Это очень удобно для создания небольших бизнес-процессов и несложно для сотрудников, которые не умеют программировать.
Функционирующий бизнес-процесс создается практически без кода. Некоторые специалисты считают, что за low-code будущее.
В создании бизнес-процесса надо было учесть … всё! От глобальных вопросов, вроде «Что можно автоматизировать, а что лучше делать руками?», и тут важно видеть весь процесс целиком. До точечных вопросов:
• кому и куда приходят уведомления;
• кто имеет доступ к данным;
• сроки отдельных этапов;
• где и как будут отображаться и храниться данные;
• что важно сообщить в каждой задаче.
Мы разбирали каждый этап на маленькие действия и отображали их в виде блоков и стрелочек. Блоки можно создать самостоятельно. Указав все необходимые условия для этих блоков, выстраивается процесс, который функционирует самостоятельно.
Но не все поставленные цели мы смогли реализовать с помощью low-code. Часть необходимых функций была отдана на разработку, например:
1. Мы отобразили процесс онбординга каждого сотрудника наглядно в его профиле. Он доступен только руководителям, тимлиду и менеджеру по адаптации на отдельной вкладке в профиле сотрудника на Портале
2. Результаты опросов и встреч хранятся в досье нового сотрудника. Они доступны руководителям, тимлиду и менеджеру по адаптации.
Итог: процесс онбординга, построенный на базе Bitrix24 с помощью low-code программирования, значительно упростился и работает автоматически.
Хоть нам не удалось полностью отказаться от написания кода, большая часть автоматизированного процесса была создана без него.
Такое решение стало максимально удобным на 100% для всех сторон.