Деловое общение – это процесс коммуникации между элементами служебной сферы. Коммуникация является неотъемлемой частью нашей жизни, и у коммуникации обычно есть цель – например, донести мысль, выразить просьбу, наладить общение и т.д. В деловом общении точно так же существуют свои цели и правила. Если научиться правильно коммуницировать, поставленных целей можно добиться гораздо быстрее, а работать получится эффективнее. Кроме того, навык верной деловой коммуникации позволит вам зарекомендовать себя на первых порах.
Итак, с чем нам предстоит разобраться в этой статье:
- Структура верного делового письма
- Умение преподнести информацию емко и по делу
- Умение донести свою мысль так, чтобы она была понятна
- Как нужно общаться с собеседником
Начнем мы со структуры делового письма. В большинстве случаев такое письмо состоит из следующих элементов: обращение, преамбула (тема), основная часть, заключение и подпись. Разберем каждый из них немного подробнее.
Обращение. Прежде всего вам стоит узнать, какое обращение комфортно каждому из ваших коллег. Зачастую обращаться нужно на «Вы» с именем и отчеством, причем соблюдать это правило нужно не только в реальной жизни, но и в электронной переписке. Никогда не забывайте здороваться! Согласитесь, не очень приятно получать письмо без приветствия и обращения?
Преамбула (тема). Обязательно нужно указывать тему вашего письма (например, какое-то событие, встреча, отчет и т.д.). Так вы сможете сэкономить время вашего собеседника, и он сразу поймет, о чем будет идти речь.
Основная часть. В этой части письма стоит емко изложить свою мысль. Желательно убрать эмоциональный окрас, а также подкрепить свои предложения и идеи какими-либо аргументами, чтобы не тратить ни свое, ни чужое время.
Заключение. В заключении стоит резюмировать все написанное вами (если письмо содержало большое количество фактов, сведений и т.д.). Кроме прочего, в заключении вы можете согласовать дальнейшее взаимодействие с получателем письма: например, назначить время встречи, выразить отношение к предмету обсуждения. Заключение в письме – залог того, что ваш собеседник точно запомнит переданную информацию. Не забывайте о том, для чего вы пишете это письмо: если вам нужно к чему-то побудить собеседника, отразите это в заключении, если же вы отчитываетесь о какой-либо проделанной работе – включите в заключение итоги.
Подпись. Подпись также является важной частью делового письма, отражая общую атмосферу переписки. Подпись чаще всего выглядит следующим образом:
С уважением,
стажер отдела развития цифровой экономики Иванов Иван
Едем дальше. Каким образом написать письмо, чтобы не «налить воды»?
Следуйте простым правилам, когда пишете письмо: во-первых, стоит избегать канцеляризмов, чтобы не нагружать предложение; во-вторых, не нужно злоупотреблять инструментами оформления: используйте единый шрифт, размер и цвет, не налегайте на Caps Lock и подчеркивания; в-третьих, разделяйте текст письма на абзацы, где 1 абзац = 1 мысль; в-четвертых, не используйте сленговые слова.
Наглядный пример того, как нужно и как не нужно писать деловое письмо. Возможно, отправитель из левого примера и побудил своих коллег что-то делать, но какие конкретно действия нужно предпринять, совершенно не понятно. В правом же примере мы видим предмет обсуждения, краткое изложение проблемы и призыв к действию.
Что же с подачей информации? Мы уже говорили о том, что нужно убирать из писем «словесный мусор», различные вводные конструкции, чтобы сократить и структурировать его. Однако кроме этого стоит придерживаться и еще нескольких правил.
- При написании письма используйте нейтральный тон. Не угрожающий, не умоляющий, не осуждающий. Собеседник, получая ваше письмо, должен получать только полезную и важную для него информацию, без эмоционального окраса.
- В деловом письме нужно избегать смайликов, скобочек и эмодзи. Тут такая же история, как и в пункте №1.
- Не стоит заваливать собеседника вопросами. Например: «Сможете сделать отчет к завтрашнему дню? Напишите, если да. А еще мы с Вами договаривались о встрече через неделю, все в силе? Кстати, в пятницу будет совещание, Вы придете?» Собеседник в данном случае не поймет, какой из вопросов приоритетнее, на что отвечать первым. Кроме того, из такого примера вытекает следующий пункт.
- В предыдущем пункте отправитель письма задал несколько вопросов. Помните, если вы задаете вопрос по какой-то конкретной теме, нужно напомнить собеседнику, о чем идет речь. Т.е. не «совещание в пятницу», а «совещание для обсуждения дальнейшей работы с партнерами по проекту «Искра». Всегда напоминайте, ведь ваш собеседник получает множество писем каждый день, запомнить все – физически трудно.
Что еще стоит учесть? Мы не разобрали еще одну важную деталь – вложения к письму. Оформлять их тоже стоит верно. Отправляйте файлы с соответствующим названием, они должны перекликаться с темой письма. Кроме того, не забудьте дать пояснение, для чего вы отправили этот файл (например, вы отправляете презентацию к какому-то событию: обязательно напомните, к какому событию подготовлена эта презентация; уточните, требуются ли правки).
Вот, пожалуй, и все. Помните, что правильно выстроенное деловое общение – одно из ваших преимуществ!
Наш Telegram: https://t.me/biblioMMGU