Необходимость переехать в другой офис может возникнуть при разных обстоятельствах: изменилось количество сотрудников, произошло слияние или разделение компании, не устраивают бытовые условия или выросла арендная плата. При этом переезд может быть спонтанным, а лучше — плановым.
Почему плановый переезд лучше
Когда приходится переезжать спонтанно — в авральном режиме, то это большой стресс для всех. Компания теряет деньги и из-за срочности часто вынуждена въехать в помещение, которое ее не полностью устраивает. Сотрудники теряют покой, потому что нужно срочно собираться и приспосабливаться к новым условиям.
В отличие от спонтанного, к плановому переезду можно подготовиться заранее. Руководство спокойно сможет найти подходящее помещение и сделать там ремонт, сотрудники — пережить все пять стадий принятия неизбежного. Но для этого нужно знать, когда именно вам придется переезжать.
На чем строить прогноз
Прогноз переезда стоит на четырех китах:
- Максимальная ёмкость помещения. Она показывает, сколько всего человек может разместиться в офисе. Чтобы понять это, делают план расположения максимально возможного количества рабочих мест и мест хранения (обычно этим занимается архитектор). На основании емкости всегда можно определить «процент вакантности», то есть сколько свободного пространства осталось. Как только его останется ноль — переезжать нужно будет срочно и аврально, так что до этой стадии лучше не доводить.
- Сколько всего сотрудников работает в офисе, а сколько — на удаленке. Значение имеют только офисные сотрудники — они занимают рабочие места.
- Занятость служебных помещений и скорость их наполнения. Если есть свободные служебные помещения или они почти не используются, возможно, выгоднее будет сделать перепланировку и добавить рабочие места — тогда переезд можно будет отложить. Если служебные помещения заняты или заполняются быстро, то вариантов нет — надо ехать.
- С какой скоростью увеличивается численность сотрудников. Попросите эйчара рассказать, сколько сотрудников у вас в офисе сейчас, сколько было год, два, пять лет назад. Посчитайте, на сколько человек в год вы растете — в среднем, и сколько лет вам еще нужно, чтобы исчерпать максимальную емкость помещения.
Как узнать, когда пора съезжать
К примеру, максимальная емкость вашего офиса — 150 человек. Сейчас в нем находятся 130 сотрудников, а ежегодный прирост — в среднем 10 человек. Если эта тенденция сохранится, то в следующем году в офисах будут сидеть 140 сотрудников, а через пару лет все места будут заняты. При этом все служебные помещения активно используются, так что переделать их в офис или переговорную не получится. Вам придется переезжать.
На поиск нового офиса, ремонт и переезд уйдут 9-12 месяцев (при условии, что площадь нового помещения — не больше 10 тыс. кв.м). Поэтому, если вы не хотите проблем и авралов, то процесс планового переезда нужно запускать уже в начале следующего года.
Резюме
Настройте систему прогнозирования так, чтобы распознать надобность переезда за год-полтора. Это вполне реально, если отслеживать основные параметры раз в год — для крупных и стабильных компаний, раз в полугодие или квартал — для быстрорастущих стартапов и компаний, занятых в волатильных областях. Ориентир простой — нужно запускать процесс переезда примерно за год до того, как не останется пустых рабочих мест.