К сожалению, ВСЕ успеть невозможно. В любом случае придется поработать с приоритетами, выделить важные дела, срочные дела, неважные дела. Прикинуть, на что хватит ресурса - временного, материального, физического - а на что нет.
Но возможно очень сильно повысить эффективность, чтобы успевать все основные задачи, и не впадать в тревожность и панику.
Что делать, если ты ничего не успеваешь, или успеваешь недостаточно?
1. Определиться с приоритетами.
Для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Что это и как с ней работать - на листе чертим 4 квадрата. Квадраты такие - Важное срочное, Важное не срочное, Неважное срочное, Неважное не срочное. Раскидываем по квадратам все текущие и будущие дела. Например, коуч сессии я запишу в важное срочное, сделать сайт туда же, а обучение кризисной психологии будет важное не срочное. И так далее.
2. ВАЖНО! Начинаем планирование от отдыха.
То есть, например, мы планируем рабочую неделю. Сначала вписываем туда выходные, отдых в течение дня, и только потом пишем остальные дела. Если вам кажется это диким, напоминаю, работа никогда не закончится, а вы - закончитесь. Если не отдыхать нормально, то работать скоро будет некому, потому как ресурс организма и психики конечен.
3. Определяем опорные точки в расписании.
Я имею в виду дела, которые привязаны ко времени, и которые можно отменить только в случае апокалипсиса. У меня это коуч сессии, рабочие созвоны, походы к врачу, какие то культурные мероприятия.
4. Заполняем оставшиеся слоты.
Как правило, главная ошибка в планировании - это пытаться в один день впихнуть как можно больше дел, не успеть их сделать, а потом страдать. Не надо так. Ресурса у человека не так чтобы много. Я рекомендую в день ставить 3 больших задачи, 2 маленьких, и 2-3 задачи, не относящиеся к работе - типа, забрать с почты посылку, протереть полки, позвонить маме. Большие задачи - это включая те опорные точки, которые вы уже расставили. У меня это может быть - коуч-сессия, написать пост в блог, расписать стратегию на год. Маленькие задачи - сходить в зал, встретиться с другом.
5. Обязательно оставляем место под внезапные дела.
В идеале, расписание день должно быть заполнено на 60%, а 40% мы оставляем на всякие внезапные вещи - встречи, созвоны, срочные рабочие дела, потупить.
6. Не бойтесь переносить дела.
Расписание для человека, а не человек для расписания. Не ботесь переносить дела. Мы не роботы, наша работоспособность меняется каждый день. Нормально сделать сегодня чуть меньше или чуть больше. Выдыхаем, не ругаем себя, просто переносим дело на другой день, в свободный слот. Если дело мы постоянно переносим, есть смысл задуматься, а так ли оно нам нужно? Может быть его можно вычеркнуть, или делегировать.
По этому алгоритму можно планировать любые отрезки времени - день, неделя, месяц, квартал, год.
Я использую приложение Todoist, оно спасло мне кучу нервов и моя эффективность повысилась в 2, а то и в 3 раза.
И самое главное - если у вас трудности в планировании, или в выполнении плана, это не делает вас плохим человеком или лентяем. Просто вы либо берете на себя больше, чем можете выполнить, и придется смириться, что вы не всесильны, и передалть расписание в соответствии со своими ресурсами. Либо у вас есть белые пятна в приоритетах, в целях, чем-то еще - и тогда велкам ко мне на консультацию, я с удовольствием помогу.