Визуализация процессов в управлении проектами и бизнесом

Лучше один раз показать, чем три раза рассказать или расписать. Здесь: о работе картиночно-схемного языка в проектах и бизнесе и о трёх способах визуализации сложных материй.

Зачем визуализировать процессы

Одна из задач в управлении проектами — проинформировать команду о деталях и общей картине проекта. Это та самая прозрачность, когда каждый понимает цель и шаги для её достижения, выполняет свою часть и видит прогресс.

Визуализация создаёт и поддерживает прозрачность.

Визуализация процессов в управлении проектами — это метод организации и отображения бизнес-процессов с помощью графиков, диаграмм, картинок.

Графики и рисунки — противоположность скучным спискам и Excel-таблицам. Одна хорошая диаграмма или график заменят десятки обсуждений цифр из метрик и кипы сухих отчётов.

С использованием визуализации в работе:

• Сложное становится простым. Абстрактные и громоздкие бизнес-процессы переупаковываются в универсальный язык схем и картинок.
• Подсвечиваются узкие места. Схематичное отображение помогает заметить «поломку» на отдельных этапах работы и придумать, как чинить её.
• Коммуникация между участниками проекта упрощается. Визуализация показывает связь между разными частями процессов, зависимости между отделами и этапами.
• Всё становится краше и веселее. Яркие графики, цветастые диаграммы, картинки и фотографии радуют глаз 🙂

3 основных метода визуализации

Как порядочные представители мира IT мы спросили ChatGPT о методах визуализации бизнес-процессов. Вот его ответ:

• Диаграмма Ганта
• Доски Kanban
• Mind Maps (Майндкарты, ментальные карты)
• Диаграммы потоков данных (DFD)
• Swimlane Diagrams

На самом деле, самые популярные — это Диаграмма Ганта, Канбан-доски и ментальные карты.

Остановимся на них, потому что остальные частично повторяют их возможности.

Диаграмма Ганта для визуализации процессов

Диаграмма Ганта — это общий график работ по проекту из двух осей: на вертикальной располагаются задачи, на горизонтальной — сроки их выполнения.

Сам график состоит из полосок, выстроенных вдоль горизонтальной оси времени. Каждой полосе соответствует задача из списка слева. А задачи-полоски располагаются как лестница одна под другой: по приоритету или по логике выполнения.

Как работает Диаграмма Ганта как визуализация

«Полоска» задачи показывает, сколько длится её выполнение. Если ты посмотришь на горизонтальную ось, то увидишь конкретные сроки — дни или недели. И сможешь сделать вывод о сложности задачи и решить, как распределить ресурсы.

Благодаря лестничному виду диаграммы ты видишь, какая задача последует за предыдущей. Ты заметишь, как они связаны — а именно, что нужно сделать, чтобы перейти на следующий этап, — и сможешь распланировать работу.

Понимание сроков выполнения задач (даты начала и конца) и длительность этапов, вех и связи между этапами, а также исполнителей задач — в этом главная задача Диаграммы Ганта.

Плюсы диаграммы Ганта

• Вид сверху на весь проект.
• Наглядность приоритетов и последовательности.
• Понимание ролей и распределения ответственности.
• Возможность быстро проверить статус всего проекта.
• Упорядочивание задач и подзадач в порядке выполнения.

Минусы диаграммы Ганта

• Надо приложить немало усилий, чтобы создать диаграмму, а после управлять ею — а при изменениях надо перестраивать весь график.
• Можно допустить ошибку в зависимостях, и она поставит под угрозу весь проект.
• Есть планы, а есть реальность — диаграмма не панацея и не гарант 100-процентного успеха.

❗ В Agile-мире диаграмма Ганта считается устаревшим инструментом, потому что идея создать план проекта, который сработает без сбоев, иллюзорна. Что-то точно пойдёт не так, плюс гибкость решений никто не отменял. Но Гант помогает не пустить ресурсы на второстепенную задачу, когда важно сосредоточиться на приоритетном этапе и не потерять текущую задачу в потоке дел.

Канбан-доски для визуализации процессов

Если диаграмма Ганта составляет общую картину проекта, долгие процессы и общие планы — то Канбан работает на текущих делах.

Канбан-доска — это пространство, доска, где отображается рабочий процесс. Пространство делится на колонки, которые отражают стадии работы над проектом. Базовые стадии: To do, In Progress, Done (К работе, В работе, Готово).

Как работает Канбан-доска как визуализация

Доска может быть пробковая, магнитная, маркерная или цифровая. Суть не меняется — перед тобой по колонкам распределены задачи, которые находятся на определённых стадиях выполнения.

Визуализируются здесь две вещи — объём работы и текущие процессы. Ты получаешь ясную картину того, сколько и каких дел находится в работе.

Например, на доске удобно смотреть, как движется разработка приложения, написание текста, подготовка макетов и прочее.

В методе Канбан есть правило — не больше шести задач в одной колонке. Если следовать ему, то, во-первых, не будет пробуксовок и чрезмерной загрузки задачами, во-вторых, будут видны сложные и долгие этапы процессов.

Плюсы Канбан-досок

• Прозрачность процессов и простейшая визуализация.
• Выше продуктивность.
• Выше уровня сотрудничества в команде.
• Фокусирование команды на тех задачах, которые находятся в работе.

Минусы Канбан-досок

• Не дают понимания общей картины работы над проектом.
• Эффективны, пока они не становятся слишком громоздкими для использования командой.
• За досками надо постоянно следить и действительно продвигать по колонкам задачи.
• Подходят только для небольших команд и недолгих проектов.

❗ Использование Канбана предполагает следование определённым правилам: количество задач в колонке, время выполнения, передвижение задачи по колонкам. Есть адепты неукоснительного следования этим канонам, но гибкость метода позволяет ввести собственные. Например, можешь сделать доску с книгами, которые ты хочешь прочитать. Тогда у тебя будут колонки «Хочу прочитать», «Читаю», «Готово». Ясно, что в первой колонке будет много задач, но это не помешает продвижению задачи по доске.

Ментальные карты для визуализации

MindMap, или ментальная карта — это визуальное представление информации, идей или концепций в виде схемы из центральной темы и связанных с ней ключевых идей и ассоциативных линий.

Ментальные карты выглядят как солнце с лучами или паутина: в центре цель, от неё в стороны отходят линии с направлениями работы для достижения цели, каждое направление разбито на рабочие процессы, а процессы можно разбить на задачи.

Как работает ментальная карта как визуализация

В центре находится главная цель — проект, идея. Это связующее звено остальных элементов. Подтемы — этапы проекта, составные части идеи — располагаются вокруг центральной темы и соединяются линиями. Их можно делить на дополнительные подтемы, создавай тем самым структуру ветвления — ту самую паутинку.

Такой подход помогает увидеть всю картину целиком, определить зависимые элементы, найти решение, составить план действий, сгенерировать идею. Перед тобой — легко читаемая схема реализации идеи и развития.

Плюсы ментальных карт

• Легко и интересно создавать.
• Наглядность взаимосвязи процессов.
• Действенный способ разгрузить голову.

Минусы ментальных карт

• Работает, если соблюдать лаконичность в тезисах и выводить на карту небольшое количество идей.
• Не получится детализировать задачи.
• Не подходят для краткосрочного планирования и операционной работы.
• Нужны специальные сервисы, в которых можно составить карту.

Как выбрать подходящий метод визуализации для проекта

Выбор инструмента визуализации зависит от характера вашего проекта, размеров команды, типа задач и процессов.

Для чего подходит Канбан:

• Проекты с относительно коротким циклом реализации.
• Любые проекты с конкретными этапами каждого процесса.
• Для планирования и ретроспективы спринтов.
• Управление веб-разработкой, продажами, маркетингом.
• Для поиска «бутылочного горлышка» в работе — там, где больше всего проблем и есть перегрузка задачами.
• Для небольших команд.

Это идеальное решение для команд, работающих по Agile и Scrum — при быстром темпе работы и необходимости сохранять гибкость. В остальных случаях доски рискуют стать громоздкими без постоянного контроля, а общая картина может потеряться.

Для чего подходит Диаграмма Ганта:

• Для длительных проектов и стратегического планирования.
• Для управления кампаниями.
• Для запуска продукта.
• Под планирование мероприятий.
• Проекты крупных компаний и больших команд.

Это идеальное решение, когда необходимо видеть даты начала, длительность проекта и сроки исполнения задач. Расстановка задач в хронологическом порядке позволяет эффективнее подбирать исполнителей и планировать ресурсы, а визуализация взаимосвязей понимать, как сходятся воедино отдельные части проекта и где могут быть проблемы.

Для чего подходит ментальная карта:

• Структурирование и конспектирование информации.
• Чтобы провести мозговой штурм или сгенерировать креативные идеи.
• Под долгосрочное планирование и составление стратегии.
• Для проведения анализа больших пластов информации и составление схем для быстрого усвоения данных.
• Для сегментации данных и информации: например, при анализе аудитории.

Ментальная карта — идеальное решение, когда нужно свести потоки мыслей и идей воедино и структурировать их. Это особенно важно, если перед тобой большая слон-задача, и ты не понимаешь, как к ней подступиться.

Дальше в выборе инструмента можно пройти три простых шага:

• Понять масштаб процессов, которые надо визуализировать, и что именно получить — раскладку по процессам, общую картину больших планов, структурированную информацию?
• Изучить плюсы и минусы, которые я описала выше. Конечно, это только один взгляд на инструменты — поэтому важно сделать и следующий шаг.
• Попробовать переложить процессы на каждый из инструментов. Так все достоинства и недостатки станут очевидны.

Как визуализировать процессы с помощью WEEEK

Из перечисленных выше инструментов у нас есть продвинутые Канбан-доски для визуализации процессов и простая в освоении Диаграмма Ганта. Ментальных карт в WEEEK нет, но ты можешь интегрировать Figma и Miro, если используешь их.

Держи короткий обзор на два инструмента визуализации.

Канбан-доски WEEEK

🥖 Давайте представим, что ты — владелец небольшой пекарни, и у тебя вот такие процессы: изготовление выпечки на заказ, изготовление выпечки на продажу в кондитерской, закупка ингредиентов и другие.

Разобьём процесс изготовления выпечки на этапы: заявка на изготовление, внесение предоплаты, назначение кондитера, изготовление, доставка, оплата.

Тебе поступили два заказа — свадебный торт и капкейки. Заказы заносятся на Канбан-доску. Получили предоплату по одному из них, перенесли его на следующий этап.

Изучили столбец «Изготовление», чтобы оценить загрузку каждого сотрудника. Назначили кондитера и перенесли в столбец «Назначение кондитера». Сотрудник увидел, что у него следующий заказ, взял его в работу, перенёс на этап «Изготовление».

Когда торт готов, кондитер перенёс заказ в столбец «Доставка». Вы связались с заказчиком, который оформил самовывоз. Заказчик приехал за тортом, оплатил, а карточка с заказом переехала в столбец с оплатой.

Визуализируй свою работу с помощью WEEEK — можешь воспользоваться готовыми шаблонами, чтобы не начинать с нуля.

Диаграмма Ганта WEEEK

Диаграмма Ганта также привязывается к проекту и отражает задачи только в рамках этого проекта.

📝 Помимо пекарни, у тебя успешный блог в Telegram, и ты решил выходить на YouTube! Тут надо составить пошаговый план, чтобы мягко выйти на новую площадку и не растягивать этот план на месяцы.

План может быть такой:

21.09 по 30.09 — анализ конкурентов.

1.10 по 6.10 — разработка концепции YouTube-канала.

4.10 по 16.10 — составление контент-плана и подбор спикеров.

9.10 по 12.10 — разработка плана продвижения YouTube-канала.

12.10 по 30.10 — написание сценариев и предпродакшн.

На каждый этап уходит несколько дней — и часто они пересекаются. Тут как раз и пригодится диаграмма Ганта — чтобы не запутаться. Вот как она будет выглядеть в WEEEK:

Резюме вместо всего текста

• Визуализация — способ переложить абстрактные вещи на простой язык схем и диаграмм. Помогает повысить прозрачность, навести порядок, всё всем объяснить.
• Есть три канонически-классических метода визуализации — Канбан-доска, диаграмма Ганта, ментальные карты. Выбор зависит от целей, которые ты преследуешь.
• Остальные методы визуализации процессов плюс-минус повторяют функции Канбана, Ганта и ментальных карт.
• Если нужно визуализировать процессы — это к Канбану. Долгосрочное планирование и запуск длительных проектов — Гант. Чтобы навести порядок в делах и выделить главное — ментальная карта.