Ciranda Cultural - известное бразильское издательство с 18-летней историей с фокусом на литературу для детей и молодежи.
Одна из целей Ciranda Cultural - каждый день работать над тем, чтобы стать лучшим издателем детских книг в Бразилии. В связи с этим, наряду с рядом других инициатив, компания решила описать процессную архитектуру.
Сегодня, спустя всего год после начала проекта, Ciranda Cultural уже получила выгоду от внедрения инструмента бизнес-моделирования.
В этой статье рассмотрим, как компания внедрила инструмент для описания процессной архитектуры, какие преимущества она получила и каких результатов добилась.
Внедрение инструментов для описания процессной архитектуры в издательской компании.
Около года назад перед Ребеккой Лариссой Сильва, процессным аналитиком в Ciranda Cultural, была поставлена задача: описать процессы верхнего уровня.
До этого момента у издательства не было формализованных или документированных процессов.
Давайте рассмотрим некоторые шаги, которые Ciranda Cultural пришлось предпринять на пути к внедрению инструмента бизнес-моделирования.
Выбор идеального инструмента для работы с процессами
Ребекка говорит, что раньше она уже составляла карты процессов, используя программы, доступные на рынке в тот момент.
Одним из них был хорошо известный Visio. Инструмент, который она считает немного устаревшим, в связи с непривлекательным дизайном и невозможностью связывать модели процессов друг с другом.
Другим инструментом, который она использовала, был Aris, который она оценивает как более развитый и с более продуманной архитектурой.
Однако она указывает на недостаток этого программного обеспечения: оно недоступно из облака, его нужно устанавливать на компьютер, что затрудняет доступ к диаграммам процессов и затрудняет совместную работу.
Она поискала в Интернете и нашла программу HEFLO, которая показалась ей довольно простой в использовании. У него есть бесплатная версия, которая, как ей показалось, подходит для ее нужд.
Оценка HEFLO
HEFLO с его интуитивно понятным интерфейсом легко доступен из любого места, поскольку использует облако для хранения данных.
Зарегистрируйтесь на сайте, войдите в систему, и вот ваш доступ в режиме онлайн готов. Это делает повседневную жизнь проще.
Головной офис издательства находится в одном месте, а логистический центр - в другом. Поэтому, имея доступ в Интернет, Ребекка может работать с бизнес-процессами с любого компьютера компании, даже из дома, если это необходимо.
Правда, моделировать процессы в издательской или любой другой компании не так просто. Необходимо разобраться в основных элементах используемой нотации.
Но благодаря интуитивно понятному интерфейсу HEFLO с четко очерченными пулами и дорожками, цветом для разграничения элементов и другими особенностями, гораздо проще объяснить другим людям, как должен работать новый оптимизированный процесс.
Это позволило добиться большей лояльности к изменениям со стороны сотрудников, поскольку процесс был виден наглядно, и можно было увидеть улучшения на практике.
Таким образом, сотрудники понимают, что им необходимо завершить один этап процесса, чтобы приступить к другому. Они видят, откуда поступают запросы и какое событие инициирует процесс и завершает его.
"Сотрудникам нравится представлять, как все будет на практике. Им легче понять процесс, когда вы его рисуете и красочно иллюстрируете" - Ребекка Сильва, процессный аналитик в Ciranda Cultural.
Еще один важный момент - возможность комментировать процесс и делиться информацией. Открыв доступ к информации и комментариям, сотрудники издательской компании смогли гораздо быстрее смоделировать процесс, чем если бы им пришлось проводить личные встречи.
Преимущества, достигнутые благодаря описанию процессной архитектуры в издательской компании
Сегодня они уже составляют карту всей логистической части компании. И добиться этого можно только с помощью инструмента моделирования процессов.
В настоящее время процессная архитектура приносит пользу всей логистической цепочке, начиная от покупателей книг и заканчивая директором компании, который утверждает операции. Те, кому необходимо видеть процессы, имеют доступ к этому инструменту.
Среди основных преимуществ, которыми уже воспользовались в Ciranda Cultural при разработке процессов, можно отметить:
- Простота составления карт процессов.
- Заметное улучшение логистических процессов.
- Значительное снижение количества ошибок, связанных с получением книг.
- Инструмент уже документирует процессы.
Ребекка говорит, что очень довольна инструментом для моделирования процессов, разработанных издательской компанией. Она также высоко оценила обслуживание клиентов и поддержку, предоставляемую компанией HEFLO.
“HEFLO - это отличный инструмент по нескольким причинам. Прежде всего, возможность обмениваться диаграммами процессов значительно упрощает непосредственно моделирование. Участники процесса могут высказать свое мнение, не прибегая к личным встречам. Кроме того, просматривая диаграммы, операторы прекрасно понимают, как работает процесс. Это позволяет им выполнять процедуры и задачи с меньшим количеством ошибок. Наконец, я хотела бы похвалить службу поддержки клиентов HEFLO, они всегда очень внимательны и полезны"- Ребекка Сильва.