У каждой компании со временем возникает необходимость перейти на ведение учета в новую программу 1С. На какие моменты при этом стоит обратить пристальное внимание? Каким образом организовать выгрузку данных из старой базы 1С в новую? Как снизить потенциальные риски? Как не навредить функционированию организации? Какие методики перехода на обновленную версию 1С существуют? Рассмотрим перечисленные вопросы подробнее.
Результат перехода зависит от масштабов предприятия, а также от используемого программного продукта для качественного обмена данными. Для большинства ситуаций фирма 1С предусмотрела готовые решения. Их можно использовать для перехода на обновленную программу. Фирма 1С заранее подготовила специализированные инструменты, необходимые для качественного осуществления переноса информации (документов, НСИ, начальных остатков, номенклатуры и т. п) из устаревшей версии конфигурации 1С. Этот инструментарий рекомендован к использованию фирмой 1С. Ознакомимся с ним далее. В таких обработках есть некоторые ограничения по функциям, они не всегда производительны, и могут содержать ошибки. Но используя готовые инструменты вы бесплатно получаете поддержку фирмы 1С, а также возможность исправления ошибок.
Алгоритм действий при переходе на 1С
Свод требований
При переходе на новую конфигурацию 1С целесообразно акцентировать внимание на минимальном перечне требований, необходимых при обмене данными между программами 1С. Каждому департаменту компании нужно сообщить какие виды и типы информации необходимы для бесперебойной работы системы. А также сообщить, что еще нужно в обязательном порядке в 1С для проведения основных процессов для функционирования конкретного подразделения?
Перенос первичных документов по мнению сотрудников компании необходим за последние несколько лет. При переходе с БП 2 на БП 3 перенос данных за несколько лет не представляет собой проблему. Он проводится путем обновления конфигурации с последующим сохранением всей истории документов. Переход на ЗУП 3 осуществляется аналогично. Без информации для расчета среднего показателя в обновленной базе 1С проведение мониторинга данных не имеет смысла. Таким образом, всю информацию необходимо перенести, учитывая кадровую историю всех сотрудников.
Если же говорить о процессе перехода на УТ 11, КА 2, УНФ или ERP с дальнейшей загрузкой истории первичных документов за последние несколько лет, то как правильно, случаются трудности. Проект перехода на практике оказывается намного сложнее, чем перенос начальных остатков в начале отчетного года. Следовательно, бюджет на проект по переходу на новую 1С понадобится в десять раз больше. И период реализации такого проекта может затянуться на месяцы.
В этой ситуации мы советуем использовать стандартный функционал документа “Ввод остатков” с видом операции “Оптовые продажи”. С его помощью вы сможете перенести историю оптовых продаж и общую выручку для формирования управленческих отчетов за прошедшие годы. Никакие ошибки со старой базы 1С не переходят в обновленную систему. «Мусора» в обновленной версии 1С не будет. Под «мусором» подразумевается, например, архивная номенклатура и т.п.
Выбор способа переноса данных при переходе на новую конфигурацию 1С
Основные требования к переносу информации собраны. Давайте, теперь ознакомимся со всевозможными вариантами переноса данных с технической стороны.
Существуют общие правила:
- Для преимущественной части проектов обмена данными была разработана готовая обработка для переноса данных .
- Конвертация данных в формате КД 2.
- Enterprise Data (или Конвертация данных 3), в дальнейшем будем использовать аббревиатуру ED. Подобный формат интегрирован во многие программы 1С и работает даже 1С:КА 1.1 и 1С:УПП 1.3.
- Другие варианты обмена (COM, индивидуальные форматы обмена данными).
При принятии решения не пользоваться типовым переносом от 1С, отдают предпочтение КД 2 или ED.
Для преимущественной части проектов идеально подходит формат КД 2. Типовые переходы от 1С писались на нем. Для целей проекта оптимальным решением станет не создавать правила заново, а рационально доработать типовые правила конвертации. С КД 2 знакомы практически все разработчики, потому можно делегировать полномочия разным специалистам 1С.
Для работы над конкретными задачами по переносу данных между программами 1С целесообразно воспользоваться EnterpriseData. На нём отлично показали себя типовые обмены информацией между активными конфигурациями 1С. Такой формат рекомендуется применять при необходимости регулярного обмена. Он требователен к обязательному заполнению полей. Обновленные программы предоставляют возможность отрегулировать плановую синхронизацию исключительно измененными объектами посредством ED.
Типовой перенос. Стандартная обработка от 1С
Компания 1С предусмотрела много важных моментов, которые учитываются при переходе на новую программу. Перенос данных с устаревшей конфигурации 1С рекомендовано посредством использования заранее подготовленных разработчиком инструментов. Давайте более детально разберем их примеры. Они имеют ряд функциональных ограничений. Например, не совсем производительно функционируют, содержат некоторые ошибки. При этом по ним предоставляется поддержка фирмой 1С, а также возможность устранения ошибок без дополнительной оплаты при условии покупки обновленной 1С.
Индивидуальный алгоритм переноса данных 1С
Нужно собрать ряд важных требований и пожеланий для переноса данных, а также определиться с подрядчиком для выполнения проекта. Исполнитель же может разработать инструмент для переноса данных или полностью выполнить проект под ключ. Преимущество первого варианта заключается в индивидуальном решении, ориентированном на нужды конкретного клиента (вас). Учитываются все имеющиеся пожелания. Критерии анализа проведения обмена данными описываются в договоре, что станет дополнительным ориентиром для исполнителя.
К недостаткам можно отнести стоимость и продолжительный период исполнения. Разработка правил конвертации в КД 2 или ED форматах обычно длится сто рабочих часов. Потому понадобится месяц на завершение проекта. По окончанию разработки стартует период осуществления непосредственно переноса.
Готовые обработки, необходимые для перехода на обновленную 1С
На просторах интернета можно отыскать множество готовых обработок, подходящих для переноса различных данных 1С. Они отличаются по качеству. Важно использовать обработку, отлично подходящую по функционалу. Её можно протестировать до покупки. Есть вариант дополнительно поработать над готовой обработкой под особенности вашего бизнеса, чтобы сэкономить время и деньги.
Сценарии перехода на 1С
От количества переносимых данных зависит число возможных рисков, связанных с этим процессом. Для внедрения в работу проекта потребуется больше времени при большом объеме информации. Стоимость проекта обойдется дороже.
По дате старта ведения учета в обновленной 1С можно условно поделить сценарии перехода на перечисленные ниже пункты:
- Переход с самого начала года (предусмотрена повторная загрузка начальных остатков после завершения года).
- Переход непосредственно после закрытия года (до завершения работы с данными по первому кварталу).
- Переход в середине года.
Запускать проект рекомендовано по определенному алгоритму. Начинать работу стоит с тестирования переноса данных сразу после подготовки инструментов для выполнения перемещения информации.
Тестовый перенос данных
Начинать работу над проектом лучше заранее. При использовании типовой обработки переноса данных, и если было решено не дорабатывать правила, то рекомендуется за тридцать дней до грядущего переноса данных перейти на обновлённую программу 1С. При применении типовой обработки может появится необходимость частичного введения данных вручную. Также допускается их загрузка из Excel. При необходимости переноса данных за определенный период стоит ориентироваться на иной алгоритм действий. Здесь целесообразно использовать готовое решение по обмену данными между базами 1С. Например, приобрести подготовленную обработку для переноса с расширенным функционалом. Можно поставить задачу перед высококвалифицированными специалистами 1С, состоящую в разработке переноса информации исключительно под потребности определенного клиента. Тогда подготовительные работы необходимо инициировать минимум за три месяца.
Тестовый обмен данными играет важную роль при работе с проектом. В этом состоит подтверждение работоспособности применяемого инструментария, действие которого направлено на качественный перенос данных. Это своего рода репетиция грядущего проекта. Полученный итог тестового перехода (на обновленную базу 1С), лучше применять при обучении коллектива. Необходимо в обязательном порядке предложить сотрудникам в течение трех дней вносить все документы в обновленную базу 1С. Первое время они будут сталкиваться с ошибками и небольшими трудностями. Необходимо тщательно фиксировать поступающие замечания, передавать их ответственным специалистам, проводящим проект переноса.
При условии грамотно проведенного тестирования непосредственно рабочий переход пройдет без заминок и прочих нюансов. Перебои в функционировании 1С влияют на производительность и эффективность вашей фирмы.
Мы надеемся, что предоставили вам достаточно информации о возможных сценариях перехода на новую программу 1С. Наша компания обладает большим опытом в реализации подобных проектов. У нас представлены более 65 вариантов переноса данных между различными конфигурациями 1С. Ознакомиться со всем списком можно на нашем сайте по ссылке: Переносы данных 1С.