Согласно пункту 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719, с сотрудником, ответственным за воинский учет, нужно заключить отдельный трудовой договор — основной или по совместительству. С другой стороны, требования нормативного акта можно расценить и так: пока тех, кто состоит на воинском учете, меньше 500, обязанности по воинскому учету можно совмещать с основной работой. Выполнять дополнительную работу закон разрешает как по совместительству, так и в порядке совмещения, ст. 60.2, 282 ТК.
Какой вариант оформления выбрать — решать вам. Объясним правила для каждого.
Как оформить ответственного по отдельному договору. Если на воинском учете состоит менее 500 сотрудников, оформляйте специалиста по совместительству, если таких работников 500 и больше — принимайте одного или нескольких основных сотрудников. Должность специалиста по воинскому учету включите в штатное расписание. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет. Если требуется несколько специалистов, в штатном расписании предусмотрите отдельное подразделение и укажите необходимое количество единиц по должности, п. 13 Положения № 719. Оформите трудовой договор — по совместительству или основной, в зависимости от ситуации. Разработайте должностную инструкцию специалиста по воинскому учету или пропишите обязанности непосредственно в трудовом договоре.
Как оформить ответственного в порядке совмещения. Если решили оформить ответственного за воинский учет таким способом, минимизируйте риски. Убедитесь, что должность специалиста есть в штатном расписании. Обязательно издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет. С сотрудником заключите дополнительное соглашение к трудовому договору о совмещении должностей. Пропишите в нем обязанности и размер доплаты. Если разработали должностную инструкцию специалиста по воинскому учету, ознакомьте сотрудника с ней под подпись.
Корректируйте количество ответственных, когда меняется число работников, состоящих на воинском учете. Военкоматы за этим следят. Если специалистов меньше, чем нужно, или вместо основного сотрудника по норме воинский учет ведет совместитель, военкомат выпишет предписание с требованием устранить нарушение. Проигнорируете или не выполните его в срок — компанию оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 руб., руководителя — на сумму от 1000 до 2000 руб. или дисквалифицируют на срок до трех лет, ч. 1 ст. 19 КоАП.
Кандидатуры военно-учетных работников перед назначением на должность нужно согласовывать с военкоматом. Более того, по согласованию с военкоматом нужно проводить перемещение и увольнение таких работников. Исключение сделали для организаций, у которых есть мобилизационные органы. Скорее всего, процедура носит уведомительный характер, ведь военкомат не может влиять на кадровые вопросы организации. Решения по подбору, расстановке и увольнению сотрудников работодатель принимает самостоятельно и под свою ответственность, постановление Конституционного суда от 24.01.2002 № 3-П. Если согласовываете кандидатуру специалиста воинского учета впервые, обратитесь в военкомат по месту нахождения компании в приемные часы лично или по телефону и уточните порядок согласования. Соблюдайте его каждый раз, когда назначаете такого специалиста.
Чтобы вести военно-учетную работу, специальное образование не требуется. Но ответственного за воинский учет нужно направлять на повышение квалификации не реже одного раза в три года. Первый раз пройти обучение сотрудник должен в течение года после того, как его назначили ответственным за военно-учетную работу, приложение 19 к Методическим рекомендациям.
Если вас назначили ответственным за воинский учет, готовьтесь к тому, что за нарушения в этой области военкомат может оштрафовать вас, а не руководителя компании, и вот почему. По закону к ответственности за нарушения в области воинского учета военкомат может привлечь организацию или ее должностное лицо.
Если руководитель специальным приказом делегировал ведение воинского учета кадровику или другому сотруднику, а обязанности закрепили в должностной инструкции или в трудовом договоре, военкомат оштрафует такого сотрудника как должностное лицо, которое отвечает за воинский учет. Поэтому, если согласились взять этот участок работы на себя, внимательно выполняйте все требования и сроки, установленные законодательством о воинском учете. Есть вероятность, что за нарушения платить придется из своего кармана.
Источник журнал "Кадровое дело"