Чтобы подписывать документы в электронном виде работникам организации требуется лично получить УКЭП физического лица в УЦ в связи с переходом на ЭДО с 01 сентября 2024 г.
После получения УКЭП физического лица руководитель организации должен выдать машиночитаемую доверенность работнику (МЧД).
Понятие МЧД введено в рамках проведения реформы электронной подписи Федеральным законом № 476-ФЗ.
МЧД – это доверенность в электронной форме, в формате XML, где описаны полномочия сотрудника организации, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Оформление МЧД возможно в личном кабинете юридического лица на Госуслугах. Такой документ можно использовать для получения услуг на портале или при взаимодействии с любыми контрагентами.
Выпустить МЧД можно и в системе организации или в любой другой системе, имеющей функциональность по созданию МЧД.
С целью комфортного перехода (до 01 сентября 2024 г.) на использование МЧД ФНС России разработал специальный бесплатный сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме» доступный по ссылке https://m4d.nalog.gov.ru/emchd
С помощью данного сервиса можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для предоставления отчетности и подписания иных документов, регулирующих деятельность в сфере трудовых отношений. Для этого необходимо нажать на вкладке кнопку «Скачать доверенность» (см. рисунок выше с надписью 571 581 в голубом квадрате). Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его и в дальнейшем использовать в электронном документообороте. После перехода на МЧД подписание рабочих документов другим способом сотрудниками невозможно.
Выбрать тип МЧД из 5 предложенных вариантов и перейти к загрузке файла и шифрования.
Применение МЧД до 01 сентября 2024 г. носит добровольный характер, который был продлен с 01 сентября 2023 г. по 01 сентября 2024 г. на основании Федерального закона от 19 декабря 2022 г. № 536-ФЗ.
Однако Федеральный закон от 04 августа 2023 г. № 457-ФЗ внес очередные поправки в закон об электронной подписи, тем самым скорректировал сроки перехода на обязательное применение МЧД.
Список информационных систем, где можно хранить машиночитаемую доверенность, определен Правительством Российской Федерации (Постановления Правительства РФ № 223 и № 224 от 21 февраля 2022 г.) в него входят:
1) ЕСИА портала «Госуслуги»;
2) ИС аккредитованного удостоверяющего центра;
3) ИС аккредитованной доверенной третьей стороны;
4) ИС оператора электронного документооборота;
5) ИС, в которой подписан и из которой направляется электронный документ;
6) ИС федерального органа исполнительной власти.
Создать МЧД можно самостоятельно в информационной системе организации, в соответствии с требованиями к составу, установленными Приказом Минцифры России от 18 августа 2021 г. № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи».
УКЭП физического лица совместно с МЧД потребуется для подписания следующих документов:
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора.
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений регулируется статьями:
22.1 «ЭДО в сфере трудовых отношений»;
22.2 «Порядок введения ЭДО и приема на работу к работодателю, использующему ЭДО»;
22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством ЭДО» Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) с работниками, работающими по месту нахождения организации.
ЭДО можно вести на цифровой платформе «Работа в России» доступной для работодателей и работников бесплатно и доступной по ссылке https://ekdo.trudvsem.ru/#start
Предоставление работнику электронных документов, созданных с использованием цифровой платформы «Работа в России» происходит посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (Госуслуги).
После регистрации организации на цифровой платформе «Работа в России» работодатель уведомляет работника о переходе на ЭДО и на основании его письменного согласия, за исключением части 7 статьи 22.2 «Порядок введения ЭДО и приема на работу к работодателю, использующему ЭДО» ТК РФ ведет ЭДО в сфере трудовых отношений.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не требуется от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 г. и у которых на указанную дату отсутствует трудовой стаж.
Расходы на получение работником электронной подписи (при ее отсутствии) возложены на работодателя на основании статьи 22.2 ТК РФ.
Получить УКЭП физического лица необходимо только в аккредитованных удостоверяющих центрах (см. статью «Электронная подпись: виды, особенности, УЦ» на Дзен МДЦ «Эталон»).