Чтобы использование полноцветного принтера было долгим и продуктивным, необходимо придерживаться ряда правил эксплуатации подобной техники.
Первое важное правило касается того, что нужно выбирать для принтеров исключительно оригинальные тонеры от известных фирм-производителей. Но фирмы-поставщики тонеров часто не имеют возможности найти подходящие расходники для лазерных полноцветных принтеров. По этой причине в обозримом будущем не предвидится картриджей, которые идеально сочетаются с оргтехникой. Не следует сразу же хвататься за расходные материалы, стоимость которых подозрительно низкая, необходимо тщательно их изучить. Иногда это оказываются тонеры, которые лежали в ненадлежащем месте, но тонеры могут быть и поддельными, а такой тонер может испортить весь механизм.
У расходных материалов длительный срок эксплуатации, поэтому приобретать их большой партией вполне можно. Но нужно следовать правилам хранения тонеров: избегать повышенной влажности и колебания температуры. Наибольшее внимание необходимо уделять лентам переноса изображения, фотобарабанам, так как у них повышенная уязвимость, они должны находиться в сверхпрочных упаковках. Предпочтительнее положить их в тёмный угол.
Цветные тонеры стоят дороже обычных: цветная печать на одном и том же принтере выйдет в несколько раз дороже чёрно-белой. Решение проблемы следующее: нужно все черновики делать в режиме монохромной печати, выставив низкое разрешение, это позволит использовать цветной лазерный принтер в течение длительного времени. При наличии чёрно-белого принтера все черновики можно распечатывать на нём. Наиболее важные документы можно печатать на цветном принтере, включив режим экономии, качество никак не пострадает.
В рабочих коллективах необходимо отслеживать пользование принтерами, в частности цветными, для личных нужд, это делается легко благодаря встроенным механизмам в серверной или с помощью MS Outlook.
Ещё один важный вопрос – качество бумаги, заправляемой в принтеры. В ходе оптовой покупки бумаги важно проверить её плотность, которая должна быть идентична характеристикам в сопроводительных документах. Кроме того, для бумаги важны:
- покрытия на ней;
- запылённость;
- количество волокон;
- нарезка.
Тонкую бумагу принтер может засосать, вытащить листы можно будет только после полного разбора аппарата. Толстая бумага может сократить период эксплуатации устройства, изнашивается механизм подачи листов. У некоторых принтеров есть опция применения плотных листов, но только при ручной подаче. Фотобарабан быстро изнашивается, если для печати берут офсетную, газетную и прочую низкокачественную бумагу. Наибольший вред наносит печать на бумаге вторичной переработке, после трёх пачек фотобарабан окончательно сломается.