Порой кажется, что все люди вокруг, как по волшебству, достигают успехов в профессии, личной жизни, имеют больше свободного времени и кажется, что в целом куда счастливее нас. Они достигают большего, чем остальные, выглядя со стороны расслабленными, словно и вовсе не прилагают никаких усилий в то время, как одна задача может выбить нас из колеи. Почему же так происходит?
Вспомним историю с дровосеком, которому предстояло нарубить огромную кучу дров, но его топор был очень плохо заточен. Работа продвигалась, но с большим трудом и очень медленно. Проходящий мимо мужчина задал ему логичный вопрос: почему же дровосек не заточит топор, ведь так дела пойдут куда быстрее? Не отвлекаясь от дела, измученный дровосек лишь показал на огромную кучу дров перед собой со словами: «Нет времени- слишком много дел, мне нужно нарубить дрова».
Эта история, как ничто лучше иллюстрирует: если находящиеся в твоем распоряжении ресурсы не дают желаемого результата, а других у тебя попросту нет, стоит оптимизировать имеющиеся. Хороший «дровосек» потратит большую часть времени на заточку топора, чтобы в дальнейшем быстрее и легче выполнить свою работу.
Вот несколько практик, позволяющих грамотно распоряжаться уже имеющимся временем.
1. Принцип Парето.
Данная практика показывает, какие 20 процентов задач отвечают за 80 процентов результатов. Если совершать правильные шаги, проделываемый путь будет легче и эффективнее.
Вильфредо Парето, будучи итальянским инженером, экономистом и социологом, доказал принцип 80/20. В своих работах он заметил, что богатство в мире распределено очень неравномерно. В частности, он определил, что 80% богатства принадлежит 20% населения, этот принцип можно обобщить. Таким образом 20% наших усилий обеспечивают 80% результата. Иными словами, если у нас есть список с десятью задачами, две из них имеют такую же ценность, как остальные восемь.
Некоторые из наших задач приведут к цели намного быстрее, чем остальные и именно их нужно найти. Каждый раз, приступая к новой задаче, стоит спросить себя: «Является ли это действие частью ценных 20%?» Отныне нужно сосредоточиться в первую очередь на задачах, приносящих больший результат.
Как только мы научимся определять выделять эти 20 процентов в нашей повседневной и профессиональной жизни, мы окажемся на пути к коренному изменению в распределении времени.
2. Метод «СЪЕШЬ ЛЯГУШКУ»
Не самый приятный метод, подразумевающий под собой начинание дня с самой сложной, требующей больших усилий, задачи. Большинство из нас начинают свой день с простых задач, мы хотим «втянуться», «разогреться» перед по-настоящему важными задачами. Лишь немногие из нас сначала берутся за что-то сложное, но нужное.
Маленькие вещи дают нам чувство удовлетворения, когда мы справляемся с ними, но, как правило, сжирают мотивацию на решение больших и громоздких задач.
Принцип основан на английской пословице «Съешь лягушку с утра». Если ты каждое утро делаешь что-то настолько же неприятное, то последующие события покажутся тебе более приемлемыми. Лягушка — это та самая задача, которую мы откладываем из раза в раз.
Если с самого утра нас ждут несколько лягушек, следует начинать с самой неказистой. Если в списке дел несколько неприятных задач, стоит браться за ту, что доставляет меньше всего удовольствия, но в то же время невероятно важна для успеха.
Очень важно не вестись на «фальшивых» лягушек. Это задачи, которые кажутся важными, но на самом деле им не стоит отводить приоритетную роль. Задачи, над которыми мы работаем всегда должны иметь положительное влияние на цели более высокого уровня.
3. ABC – анализ.
По- настоящему важные задачи мы можем определить только проанализировав и оценив все свои действия. ABC- анализ позволяет грамотно расставить приоритеты и вычленить « пожирателей» времени.
Задачи категории «А» представляют собой самые важные- что обязательно нужно сделать?
Они требуют наиболее интенсивной работы, от трех до четырех часов в день, не стоит брать более двух задач в работу.
Задачи категории «В» средней важности - что следует сделать?
Не стоит слишком долго работать над двумя-четырьмя задачами данной категории, в день уделяя не более двух часов.
Задачи категории С наименее важны для достижения поставленных целей – что можно сделать?
В совокупности своей мелкие дела, рутинные обязанности, которые не влияют на прямое достижение цели. В среднем практика рекомендует уделять им не более часа в сутки.
Добавление или удаление задачи требует повторного анализа. Простое распределение задач на приоритетные категории позволяет отличить главное от второстепенного.
4. Метод ALPEN
Метод Alpen-несложная концепция из пяти шагов, позволяющая составить продуктивный план на день. Концепция Лотара Зайверта состоит из пяти этапов:
A — Aufgaben — оценка задач и сроков их выполнения;
L — Länge schätzen — оценка продолжительности действия;
P — Pufferzeiten einplanen — планирование буферного времени;
E — Entscheidungen treffen — принятие решений, расстановка приоритетов.
N — Nachkontrolle — последующий контроль.
Для начала необходимо составить список всех задач, оценив длительность их выполнения, опираясь на сроки выполнения аналогичных задач или собственный опыт. Уже на данном этапе может быть понятно, что список перегружен. Таким образом мы подходим к пункту «буферное время».
Какими бы хорошими не были наши навыки планирования, у нас едва ли удастся выполнить список задач на день целиком. Планируйте только 50-60% своего рабочего времени, остальное резервируйте на случай непредвиденных обстоятельств. Буферное время даст свободу действий, снизит уровень стресса и позволит делать небольшие восстанавливающие перерывы между задачами.
На этапе «Е» важно объективно оценить свои возможности и расставить разумные приоритеты, которые действительно помогут продвинуться вперед. Некоторые менее важные задачи можно разбить на несколько дней или выполнить в дополнительное оставшееся время.
На последнем этапе следует провести критический контроль: реалистичен ли план, правильно ли расставлены приоритеты, не слишком ли велика нагрузка.
Метод ALPEN -последователен. После выполнения последнего шага, мы вновь возвращаемся к первому, при всем этом результаты должны оказывать положительное влияние. Очень важно не попасть в бесконечный цикл планирования, а использовать его для достижения отведенных целей.
5. График производительности.
График отражает время суток, в которое мы наиболее продуктивны. Производительность человека в течение дня сильно меняется. Создавая подобный график, можно сделать выводы о наиболее продуктивных часах и том, когда и какую задачу следует выполнять. У каждого человека свой индивидуальный биоритм.
Если ты находишься в состоянии низкой работоспособности, не стоит бороться со своим биологическим ритмом, вместо этого стоит использовать эту фазу для рутинных дел и социальных контактов.
Определить свой график можно, отслеживая и внося в таблицу в течение дня свои спуски и подъемы продуктивности:
Когда ты встаешь?
В какое время ты можешь легко приступить к работе?
В какое время тебе нужен перерыв, чтобы восстановить силы?
В какие часы ты принимаешь пищу?
В какое время тебе сложнее концентрироваться на задачах?
Когда появляется желание пообщаться?
Когда ты ложишься спать?
Вопросов может быть гораздо больше, очень важно понять принцип работы своего графика и планировать свой день, отталкиваясь от его значений.
6. Техника помидора.
Метод был разработан в 1980-х годах предпринимателем Франческо Чирилло, который случайно обратил внимание на определенную закономерность. Перед ним в свое время стояло множество нерешенных дел и горящих дедлайнов, это настолько блокировало его, что он пошел на сделку с самим собой. Он достал из кухонного шкафчика небольшой таймер в форме помидора и установил его на 25 минут:
«Если мне удастся сосредоточенно работать над задачей в течение этого времени, я получу пятиминутный перерыв. В этот перерыв я могу делать все, что захочу, не чувствуя себя виноватым»
За следующие 25 минут ему удалось выполнить столько задач, сколько не удавалось за целый день. С помощью этой техники, большие и пугающие блоки работы разбиваются на небольшие 25-минутные отрезки, в течение которых мы сосредоточены на одной задаче. Короткие интервалы времени смягчают наш рабочий ритм, а многочисленные перерывы дают время остыть и восстановиться.
Представленные техники лишь немногие из существующих, но всех их объединяет стремление к достижению результатов. Время – это наш инструмент в непосредственном достижении целей, а инструмент, которым мы работаем, как известно, должен быть хорошо заточен. Грамотно управляя своим временем, мы учимся управлять своей собственной жизнью, направляя ее в нужное нам русло.