На прошлой неделе я выпустила подборку бесплатных материалов для тех, кто хочет прокачать свой уровень в Excel от нуля до уверенного среднего.
В комментариях меня попросили сделать такую же подборку материалов по дашбордам и VBA, пусть даже на английском. Что ж, выполняю просьбу по дашбордам, дабы не затягивать с этим.
По VBA (макросам) же... я пока не уверена, что об этом стоит рассказывать. Потому что тема немного запутанная и зависит во многом от того, что вам надо. Возможно, было бы прикольно показать какой-то пример, нужный для практики, но я тут всё равно теряюсь.
Если у вас будут конкретные вопросы по макросам, пишите в комментариях.
А теперь переходим к разбору дашбордов, потому что с ними не всё так просто.
Важное предисловие
- Если вы только начинаете свой путь, вам в этой статье пока что быть рановато. Сначала убедитесь, что знаете хотя бы половину из списка минимума, перечисленного в первой статье. Иначе время потратите в пустую.
- Без постоянной практики и придумывания себе задач на пустом месте ваш навык довольно быстро сойдет на нет. Поэтому регулярно практикуйтесь, порешайте решайте задачи (подборка есть в предыдущей статье).
- Рекомендуемая версия Excel для работы — от 2016 версии и выше.
Начнем с простого: а вам дашборд зачем?
Вы простите, что я сразу душнить начинаю в силу своей профессиональной деформации, поэтому давайте мы форточку приоткроем сразу и продолжим.
Так вот, мой вопрос состоит в том, что часто люди хотят дашборд просто ради его существования, но при этом категорически не понимают, зачем он им нужен. Поэтому давайте мы сначала определимся, а зачем нам вообще страдать ради каких-то красивых графиков.
Что такое дашборд?
Дашборд — это информационная панель мониторинга, которая собирает показатели из ваших данных и переводит их в понятный и читаемый вид.
Дашборд должен быть собран таким образом, чтобы при одном беглом взгляде вам сразу стало понятно, всё ли хорошо с вашими показателями или пора обратить внимание на возможную проблему.
Итого хороший дашборд состоит из:
- нужных показателей;
- правильно подобранных инструментов;
- правильного расположения на панели;
- понятной инструкции для обновления.
Иными словами, дашборд без четкого понимания того, чтобы будете мониторить и зачем — это просто бесполезная трата времени. Ну или попытка продать что-то красивое.
Чтобы не приводить пример в абстракции, возьмём два разных дашборда, на примере которых я объясню, что я имею в виду.
Показываю разницу между хорошим и плохим дашбордом
Пример хорошего дашборда
При беглом взгляде на этот дашборд я вижу общие нужные показатели:
- какая маржа общая и по продуктам;
- как реклама влияет на продажи;
- сколько стоит 1 привлеченный покупатель;
- какая рентабельность у затрат на рекламу продуктов (ROI).
Если уж придираться, то я бы стукнула по рукам тому, что не подписывает на оси тип меры (справа график по середине), но в остальном тут действительно понятно, что и к чему.
Этот дашборд действительно понятный и полезный.
Пример плохого дашборда
А теперь топаем на аналитический портал ФНС РФ.
Итак, у нас тут 2 части: слева круговая с долями, справа - гистограмма по годам.
Слева сразу понятно, что большую часть поступлений в федеральный бюджет в периоде за январь-ноябрь 2023 года составляют НДПИ и НДС. К этой штуке вопросов ноль.
Теперь открываем форточку пошире.
Первый вопрос: темп роста к чему? Если навести мышкой, ответа он тут не даёт. Поэтому я не понимаю, к чему мне темп роста относить: темп проста к прошлому году? Кварталу? Прошлому месяцу? Такому же периоду в прошлом году?
Не, сам показатель информативен, только вот без конкретики он бесполезен для нас, как наблюдателей.
Второй вопрос: гистограмма нарастающим итогом. Прежде чем я скажу, вы отмотайте наверх, посмотрите на неё еще раз и подумайте: вот вы смотрите на эту гистограмму - чтобы что? Какой ответ на вопрос она вам должна дать?
Правильно, ответ - никакой. Не, вы можете сказать, что поступления растут нарастающим итогом от квартала к кварталу и в итоге какие-то года чуть больше других.
За-ме-ча-тель-но!
Нам это информация откровенно бесполезна. Ну, да, красиво. И чё?)
Окей, там есть кнопочка подробнее. Мы заходим в неё и видим, что можем убрать нарастающий итог и выбрать нужный период.
Тут уже получше, НО.
Во-первых, нельзя выбрать несколько категорий/регионов и сравнить их между собой. Т.е. я могу посмотреть по категориям либо все, либо отдельно НДПИ, отдельно НДС и т.д. Ну и по регионам я могу выбрать только по одному.
Во-вторых, только методом вычислений я поняла, что прирост к кварталу у них тут годовой: 5,7 / 1,2531 = 4,5 трлн ➡️ 4кв 2021.
Какой ответ мне эта гистограмма даст? Один: поступления в федеральный бюджет РФ в 2022 году сильно выросли относительно прошлого года.
Опять же хочется спросить: и чё?
Ну вот в чём смысл нахождения данного дашборда?
Ответ прост: он для той аудитории, где важно "шобы красиво было".
Вот сидят большие дяди и тёти, которые привыкли смотреть на то, что им приносят. Видят приросты и радуются, что всё растёт — можно отчитываться об успехах. Не растёт — ой, пора придумывать правдоподобные отмазки и искать виноватых.
Или сидит Вася и спорит с другом на кухне, что в стране всё зашибись, открывает с телефона дашбордик и крутит другу, а тому и возразить теперь нечего.
Короче, это просто пыль в глаза и способ манипуляции данными для тех, кто лишних вопросов не задает. В остальном - бесполезная штука.
Чем ещё плохи дашборды?
Основная проблема дашбордов в том, что они не предназначены для поиска ответов на вопросы и могут слишком сгладить углы. Это вроде кажется очевидным из определения, но в жизни это вообще далеко не так.
Далеко уходить не будем: смотрим на том же аналитическом портале ФНС соседний дашборд.
Красиво? Красиво, спорить не буду.
А теперь беру количество ИП и показываю тоже самое, но по-другому.
Важное уточнение: имеющиеся в ЕГРИП и прекратившие свою деятельность не пересекаются.
Уже не очень красиво: прекративших деятельность больше, чем открывшихся в 2,5 раза.
А если развернуть по подробнее?
Ещё интереснее: у нас приток иностранных и предприимчивых граждан, в то время как у граждан РФ как-то большого стремления открывать бизнес нет. Хоть в общем объёме большая доля приходится на граждан РФ, но и особых изменений и улучшений тут не происходит. Потому что 2022 год много чего поменял.
Ну и про фермерские хозяйства добавить нечего.
Понимаете, да? Дашборд на аналитическом портале картинку-то смазывает и нехило так.
Поэтому я и говорю, что дашборду должен быть к месту и показывать ровно то, что вы хотите отслеживать.
А в данном примере дашборд не отвечает на нужные вопросы сразу: его надо крутить, смотреть, ДУМАТЬ. А думать — это довольно сложно.
А нужен ли тогда дашборд?
Это самый важный вопрос! Вы на него сможете ответить, если используете следующие вопросы.
- Что вы хотите посредством дашборда отслеживать? Что вы хотите, чтобы он вам показал в момент, когда вы на него смотрите?
- Как часто вы будете на него смотреть?
- Будет ли ваш дашборд смотреть кто-то другой? Если да, то кто и что надо знать этому человеку?
Всё, после этих вопросов 90% идей сделать дашборд отпадает, потому что там достаточно одной сводной таблички.
Но это не всё.
А то точно ли вам для этого нужен Excel?
Каким бы чудесным Excel ни был, у него есть ряд недостатков в сфере использования его как дашборда.
Проблема №1. Обновление данных
Если вы не владеете навыками VBA/Python, вам придется обновлять ваш дашборд вручную каждый раз, чтобы он пересчитался. Если вы используете файл на несколько человек — это важный нюанс.
Проблема №2. Объём файлов Excel
У Excel есть проблемы с тем, что большое количество данных в файле его утяжеляет. Есть, конечно, варианты улучшения ситуации:
- сохранять файл в формате xlsb,
- убирать все данные на подключения в Power Query / Power Pivot.
Но это работает, если вы и только вы на своем компьютере будете смотреть - тогда ноль вопросов. Если ваш коллега со старым ноутбуком и 4 ГБ оперативной памяти при 10 открытых файлах ещё и ваш тяжелый дашборд откроет, есть вероятность, что весь Excel приляжет отдохнуть, а изменения в других файлах не сохранятся.
Проблема №3. Файлы Excel практически не защищены
Если вы собираетесь файлы эти где-то публиковать или пересылать, то есть проблема с безопасностью. Даже если вы поставите пароль на книгу и зашифруете её, сбросить пароль не то, чтобы очень сложно.
Я пару раз забывала пароли и сама свои же файлики взламывала.
Так что подумайте, а не стоит ли лучше какой-то онлайн дашборд сделать, где у ваших коллег будет доступ просто по ссылке.
Ну и важная вишенка: макросы в Excel Online не работают. А на Mac они могут отрабатывать некорректно 🙃
Окей, утка, хорош нудить. Мне нужны эти дашборы на Excel. Что почитать?
Ладно-ладно, переходим к главному.
Бесплатные материалы на русском
Чтобы создавать дашборды, нужно хорошо у меть работать с двумя сущностями:
- сводными таблицами
- сводными диаграммами
Для профессионалов желательно расширять свои навыки и подключать:
- Power Query
- Power Pivot
Напоминаю про канал Николая Павлова, где есть примеры с практическим использованием:
Готовые и быстрые практические примеры
Ролик Биляла Хасенова про сводные - ссылка 🔗 и продолжение про дашборд - ссылка 🔗
Дашборд за 10 минут - ссылка 🔗
Таблица семейного бюджета - ссылка 🔗
Теория: про визуализацию
Запись выступления Алексея Колоколова "Каждый дашборд – это отчет, но не каждый отчет – это дашборд" - ссылка 🔗
Запись вебинара "Искусство визуализации данных" - ссылка 🔗
Если вы работаете в Power BI
Классный канал с курсом по Power BI - ссылка 🔗
Бесплатные материалы на английском
Подробный курс по дашбордам - ссылка🔗
Примеры в формате "смотри и повторяй":
- Плейлист по разным примерам дашбордов (в т.ч. без Power Query) - ссылка 🔗(цветовую гамму повторять не надо, это вырвиглазно)
- Целый канал с очень замороченными дашбордами для вдохновения - ссылка🔗 (они не все полезные, но иногда это полезно для прокачки насмотренности, можете начать отсюда)
Если вам надо работать в Power Pivot (DAX) ➡️ очень рекомендую вот этот плейлист - ссылка 🔗
Книги на русском
Диклеймер. Ссылки не реферальные. Проверяйте варианты подешевле на других платформах сами.
Исчерпывающее руководство Excel - ссылка 🔗 (важно: версия 2019 💩, лучше используйте другие, но не младше 2016).
Сводные таблицы в Microsoft Excel 2021 и Microsoft 365 - ссылка 🔗(на момент написания есть на Авито за нормальный ценник)
Если вам очень надо использовать Power Pivot и DAX ➡️ Подробное руководство по DAX - ссылка 🔗 (у меня самой есть, пользуюсь до сих пор как справочником)
Книги на английском
У них лучше всех объяснено, как сделать так, чтобы ваш дашборд говорил сам за себя.
С ними есть сложности, сами понимаете. Часть вы можете найти в "бумажном самолётике" в разных лагунах с кораблями под черным флагом. Только учитывайте правовой аспект и вашу моральную сторону.
Хорошая подборка, составленная до меня, есть по этой ссылке🔗. Только читайте внимательно описание, чтобы не выбрать то, что вам не нужно.
Бонус для тех, кто дотерпел
Вот вам ссылка на файлик с перечисленными ресурсами. Берите совершенно бесплатно.
Ну и помните: самое главное — это много часов практики! Без них ничего не выйдет.
Остались вопросы?
Если остались вопросы, пишите их в комментариях 👇🏻
На этом подборка всё 🦆
Спасибо, что дочитали до этого места! Если вам понравилось и хочется меня поддержать, поставьте лайк и напишите комментарий. Если вам хочется сделать больше, вы можете кинуть монетку в мой пруд по этой ссылке.
Если вы тут недавно и не понимаете, что тут происходит, заходите в навигацию. Там все темы уложены и разложены пёрышко к пёрышку.
