Согласитесь, наверняка, многие думают, что организовывать корпоративные мероприятия - легкое, веселое в весьма прибыльное занятие. Порог вхождения в ивент-бизнес невысок и по тому, каждый год появляется множество агентств по проведению праздников, но примерно столько же, а то и больше агентств ежегодно исчезает с горизонта организаторов мероприятий.
Все в этом вопросе и сложно, и просто)). Дело в том, что самым действенным механизмом продаж в ивент-индустрии было и остается «сарафанное радио», личные рекомендации продолжают работать и быть эффективнее пожалуй любой рекламы. А для того, чтобы эти рекомендации были надо просто хорошо делать свою работу – тогда к вам обратятся вновь или вспомнят про вас и порекомендуют. Если хорошо не получается, то «радио» не работает, а реклама просто обманывает клиентов.
«Ну, а чего сложного? Вас позвали, денег дали, проводите!» Да, и такое бывает, но поверьте, не часто. Как правило разработка и подготовка мероприятия это сложный, требующий креативных, организаторских, коммуникативных и еще множества разных навыков процесс.
Мы собрали 10 этапов-шагов, которые реализует команда креативного бюро «PARTY-ФОН» при организации и проведении корпоративного мероприятия:
1. Заполняем БРИФ с заказчиком.
Бриф (от англ. brief «инструкция, сводка») — документ, краткая письменная форма согласительного порядка между планирующими сотрудничать сторонами, в которой прописываются основные параметры будущего проекта.
И заказчику, и исполнителю нужно максимально понять, зачем проводится мероприятие (цель и задачи), его параметры (дата, время, участники), что должно быть в процессе и в итоге, уточнить все корпоративные особенности, ценности, предпочтения. Записать все «хотелки» и фантазии.
Как правило, заказчики делятся на две категории, первые не знают чего они хотят и просят их удивить предложением, вторые хотят чего-то очень конкретного, порой не подходящего под цели и задачи мероприятия.
2. Найти ФОРМАТ и ИДЕЮ.
Найти, скреативить, придумать, наштурмить. Подобрать такой формат, который точно поможет достигнуть цели. Придумать такую идею, которая точно всех удивит.
Заказчики любят выбирать и просят подготовить 2-3 варианта. Чаще всего основную идею мы придумываем под конкретного заказчика, и его пожелания, а «запасные» варианты предлагаем из чего-то готового и уже опробованного.
3. Составить БЮДЖЕТ.
Детально «разложить по полочкам» все разделы сметы, уточнить их стоимость на рынке. Заложить налоги, отчисления и непредвиденные расходы (поверьте, они всегда случаются).
Лучше не завышать цены и «накручивать» свою выгоду на каждом пункте бюджета, а прописать в смете отдельным пунктом фиксированную сумму или процент от общей суммы за организацию и администрирование проекта. Сегодня, в век информации достаточно несложно проверить цену у вашего подрядчика и если она значительно отличается от заявленной вами, то заказчик заподозрит вас в недобросовестности и обмане.
4. Утвердить с заказчиком идею и бюджет.
Помимо придумывания нужно грамотно презентовать свою идею, красочно и вкусно описать как все будет, показать ценность проекта и своей работы в нем. Аргументированно обосновать и отстоять (защитить) все строчки бюджета.
Идея может быть шикарной и всем нравиться, но если бюджет у компании ограничен и на порядок отличается от расчетного, то лучше вовремя отказаться и поискать другой формат.
5. Подбор подрядчиков и исполнителей.
Каким бы универсальным не было агентство оно не может обойтись без подрядчиков, особенно если мероприятие масштабное. Выбирать всегда приходится между тремя параметрами цена, качество и конечно же адекватность исполнителя (на сколько он понимает и делает то, что он него хотят).
· площадка - логистика, парковка
· еда - фуршет/банкет, меню, официанты, напитки
· ведущий - сценарий, корпоративный контент
· шоу-программа – активности, артисты и музыканты
· звук, свет, видеотрансляция
· оформление
· полиграфия и сувениры, призы
· фотограф и видеограф
· трансфер (участников, организаторов, оборудования)
6. Заключить договор с заказчиком и получить предоплату.
Есть типовые договоры, они достаточно простые и понятные, но есть и «корпоративные» в которых юристы показывают, что не зря получают свою зарплату, и такой договор содержит множество пунктов, которые надо очень внимательно читать и понимать.
Пока нет подписанного договора, вряд ли стоит двигаться дальше, так как часто на стадии его согласования возникает ряд обстоятельств, которые могут влиять на сроки мероприятия, количество участников, а то и вовсе могут отменить его.
7. Разработка ПЛАНА подготовки.
Подробный пошаговый план. У многих процессов есть объективные минимальные сроки, которые не сожмешь и это надо обязательно учитывать. Обычно план подготовки пишется в обратном порядке от даты мероприятия.
8. Постановка задач исполнителям и контроль за их исполнением.
Необходимо оформить с каждым подрядчиком письменно «Техническое задание» с указанием видов работ их характеристиками и сроками. Постоянно держать на контроле исполнение, напоминать, подтверждать.
9. Проведение мероприятия.
Все должно соответствовать ожиданиям заказчика и договоренностям с ним. Все должны четко выполнить свою работу и если вы работаете с профессионалами в своей отрасли, если вы с ними действительно одна команда, то все пройдет на высшем уровне.
Обязательно придумайте эффект «Вау!» (приятный и неожиданный сюрприз вне рамок сметы).
10. Обратная связь, отчет.
Обязательно проанализировать самим и собрать информацию «как все прошло» от заказчика и участников мероприятия. Часто мнения могут отличаться друг от друга.
Бывает, что вы себя корите за какие либо, допущенные ошибки, а их никто и не заметил. Бывает участники в восторге и им все понравилось, а при этом основная цель не достигнута и шеф разочарован. Очень часто из анализа появляются фирменные фишки и приемы организаторов. Еще чаще анализ выводит заказчика и организатора на новые горизонты сотрудничества, появляется новый заказ.
Сделайте отчет для себя, чтобы при повторном обращении заказчика, ошибки не повторялись.
По нашему мнению используя эти 10 шагов можно достаточно грамотно подготовится к мероприятию, все это вы можете сделать своими силами или с участием команды креативного бюро "PARTY-ФОН", звоните 8(903)85-85-026, мы всегда рады подсказать и помочь.