Бухгалтерский учет всех компании ведется на основе первичных документов. К ним относят:
· товарные накладные;
· расчетно-платежные ведомости;
· акты приемки;
· счет-фактуры;
· кассовые чеки;
· бухгалтерские справки.
Получают первичку как в электронном формате (jpeg, png, tiff, bmp, pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rtf ), так и в распечатанном виде.
Что такое PDF-файл и откуда он у бухгалтера?
PDF-файл – это универсальный формат текстового документа, который позволяет сохранить информацию в нем в первоначальном виде: шрифт, изображения, макет. Так любой человек может прочитать данные из файла вне зависимости от вида устройства и приложения, с которого он открывает электронный документ. Бухгалтеры часто получают первичку в виде pdf-файлов от контрагентов.
Возникает вопрос: как не запутаться в электронных и бумажных документах и загружать их без ошибок? В этой статье рассмотрим основные способы.
Как вносить в 1С первичные документы?
1.Вручную
Перепечатывать все данные из бумажных и электронных файлов, тщательно перепроверять каждую запятую, чтобы не упустить важные детали. Вносить документы в 1С вручную долго и тратит много сил и энергии нескольких сотрудников. Кроме того, монотонная работа скучна и однообразна. У бухгалтеров «замыливается» глаз и они допускают серьезные ошибки в учете.
2.Использовать ЭДО (электронный документооборот)
С его помощью создание и передача документов происходит в онлайн-режиме. Пользователь формирует первичку по шаблону программы, а затем пересылает ее по защищенным каналам связи другой стороне.
Такой способ вносить документы в 1С безопасный - все первичные документы хранятся в электронном архиве, не теряются и не попадают третьим лицам. Кроме того, ЭДО экономит ваше время и деньги – вам не придется ездить на почту или ждать курьера. Файлы за секунды приходят на ваш компьютер из любой точки.
Из этого следует, что система ЭДО должна быть подключена и у вас, и у контрагента. Если у второго ее нет, вам придется вести бумажный архив одновременно с электронным.
Внедрить систему ЭДО в компанию, чтобы загружать pdf-файлы в 1С, несложно. Вам нужно:
1. Получить электронную подпись (она подтверждает подлинность электронных документов)
2. Выбрать оператора услуг ЭДО;
3. Подключить систему и научить сотрудников работать в ней;
4. Настроить каналы связи с контрагентом.
После этого вам остается только вносить полученные файлы в 1С. Сейчас многие компании делегируют и эту работу компьютерной программе.
Например, сервис Entera позволяет выгружать документы, поступившие в ЭДО, напрямую в вашу учетную систему без лишнего шага по сохранению PDF-файлов и ручной загрузки.
3.Сканировать
Еще один способ вносить документы в 1С. Для этого вам понадобится Многофункциональное устройство, совмещающее в себе принтер, сканер, факс, копировальный аппарат. Чтобы эта работа не занимала много времени и сил сотрудников, нужна модель с потоковой загрузкой листов.
Оцифрованные документы удобно хранить и находить в едином электронном архиве всем сотрудникам фирмы.
Так с помощью Энтеры вводить первичку в 1С можно в несколько кликов:
· вы сканируете документ (акт, накладную);
· сервис сам распознает и формирует документ;
· передает в вашу учетную систему;
· документы остаются в облачном хранилище.
4.По электронной почте
Часто поставщики присылают файлы по email. Это тоже один из способов загрузки пдф в 1С. Если у вас есть специальная программа по распознаванию документов из email, то вам даже не придется убирать лишнюю информацию из письма. Можно целиком переслать его на специальный адрес, откуда документ попадет напрямую в 1С.
С этим также легко справляется сервис Энтера:
1. Вам пришло письмо от контрагента;
2. Вы пересылаете его на почту scan@entera.pro;
3. Документы распознаются сервисом;
4. И загружаются в 1С.
Также есть возможность привязать определенную почту к папке в Enterа. Все документы будут автоматически направляться туда без указания ее названия в теме письма.
5.С помощью смартфона
Это один из самых доступных способов вносить документы в 1С. Энтера отлично распознает фото первички. Для этого нужно открыть на телефоне любой браузер, перейти на сайт entera.pro, войти в свой личный кабинет, выбрать нужную папку, нажать «загрузить документы» и сфотографировать (загрузить из галереи) нужную информацию.
Кстати, чеки можно загружать в 1С по qr-коду. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек и загружает ее в архив.
Так вы сэкономите до 30% рабочего времени и минимизируете ошибки в бухгалтерском отчете. Однако, чтобы фото были качественные и читаемые, нужен смартфон с хорошей камерой и помещение с достаточным освещением. Также этот способ загрузки пдф в 1с полностью не исключает бумажную волокиту в офисе.
При ведении бухучета компании важно не упустить ни один документ. Если вы используете автоматическую систему учета 1С, то ввод первички в виде pdf-файлов, бумажных документов и чеков происходит гораздо быстрее и точнее.
