Расстановка приоритетов — это один из трех китов современного тайм-менеджмента. Если два других кита, планирование и постановка целей, позволяют человеку взять свою жизнь под контроль, то приоритизация помогает ему действовать максимально эффективно.
Что такое приоритеты и зачем их расставлять
Проблема в том, что многие люди воспринимают слово «приоритетность» как синоним к слову «важность». Например, они смотрят на свой список дел, находят в нем самую важную задачу и считают, что приоритеты уже расставлены. Однако это не совсем верно.
Как мы формируем список дел? Думаем, сначала вы пишете дела, считающиеся самыми важными, а остальные - не такими приоритетными.
Получается, приоритетные задачи — это те задачи, которые мы выполняем первыми. Чем ближе к началу списка стоит задача, тем выше ее приоритетность.
Теперь смотрите:
Если наш список начинается с задачи «сходить в магазин», то именно эта задача является для нас самой приоритетной (хотя она не такая уж и важная).
Если самая важная задача (например, «подготовиться к экзамену») находится в середине или в конце списка, то она не является приоритетной.
По факту расстановка приоритетов — это выбор очередности задач. Чем она полезна?
1. Верное использование ресурсов. В начале дня мы обладаем максимальным запасом времени и сил, поэтому вполне логично, что эти ресурсы лучше тратить на самые важные дела.
2. Защита от случайностей. Чем больший период времени охватывает план, тем выше вероятность, что он сорвется. Все может случиться за день, нужно это учитывать. Поэтому чем ближе к началу списка стоит задача, тем больше шансов на ее успешное выполнение.
3. Повышение эффективности. Важные задачи сильнее влияют на нашу жизнь. Когда мы выполняем такие задачи в первую очередь, то добиваемся максимальных результатов.
У приоритизации, как и у любого метода тайм-менеджмента, есть свои особенности. Давайте разберемся в 3 главных правила, благодаря которым мы сможем избежать серьезных ошибок.
1.Важное и срочное
Не путайте важные и срочные задачи. Главная ошибка всех «планирующих» - ставить знак равно между понятиями «важно» и «срочно». Ваша задача может быть срочной, но не обязательно важной. А может и быть важной, но не такой уж и срочной. Подобное разделение разгрузит вам голову и вы сможете уделить время другим делам из списка.
Для упрощения этого правила вам поможет Матрица Эйзенхауэра.
2. Цели важнее приоритетов
Приоритеты строятся из ваших целей, и только так. Почему? Рассмотрим на примере. Ваша цель - закрыть сессию на отлично.
Ваш приоритет – ежедневно уделять учебе 1 час в день.
Все просто! Сначала цель – потом приоритет.
3. Не попадайте в ловушку приоритетов
Вернемся к примеру со сдачей экзаменов. Итак, вы поставили задачу выучить вопросы к экзамену. Но данная задача кажется вам слишком сложной, поэтому вы испытываете внутреннее сопротивление. С учетом того, что вы поставили эту задачу главной и первоочередной, вы «не имеете права» садиться за другие дела. Вот, вы и в ловушке. Успокойтесь и займитесь задачей полегче. Это поможет вам успокоиться и продолжить работу.
