Вспомнить электронное письмо (или сообщение, как их называют в приложении) в Outlook очень просто. В настольном приложении, доступном для Windows и Mac, есть полезная опция для отзыва и даже замены сообщения, которое вы не хотели отправлять или хотите получить второй шанс переформулировать. Это просто, но не всегда интуитивно понятно, поэтому мы расскажем вам, как вызвать электронное письмо в Outlook.
ЧТО ВАМ НУЖНО
Настольное приложение Outlook
Имейте в виду, что вызов сообщения не работает в веб-версии Outlook - он доступен только в настольном клиенте. Кроме того, они работают только в том случае, если вы и получатель используете учетную запись Microsoft Exchange или Microsoft 365 в одной организации. Отзыв сообщений в Outlook не работает с адресами электронной почты получателей, находящихся за пределами организации отправителя.
Как отозвать сообщение электронной почты в Outlook
Чтобы вызвать сообщения электронной почты, вам понадобится настольный клиент Outlook, что не так уж и плохо, учитывая, что это один из лучших почтовых клиентов, который можно скачать.
Чтобы начать работу с последней версией, откройте клиент и выберите "Главная".
Шаг 1: В меню слева выберите пункт "Отправленные", чтобы просмотреть отправленные сообщения электронной почты.
Шаг 2: Найдите сообщение Outlook, которое вы хотите вызвать, и дважды щелкните его. Это откроет письмо в новом окне.
Шаг 3: Убедитесь, что в окне электронной почты выбрана вкладка "Сообщение". Выберите три точки в правой части панели инструментов, наведите курсор на "Действия", а затем выберите "Вспомнить это сообщение".
Шаг 4: Если вы не видите трех точек, выберите Перемещение на панели инструментов, затем выберите Действия и Вспомнить это сообщение.
Шаг 5: На экране появится всплывающее окно. Здесь у вас есть два варианта: Удалить непрочитанные копии этого сообщения или Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением. Вы также увидите опцию, позволяющую Outlook уведомлять вас об успешном или неудачном завершении процесса. Выберите нужный вариант и нажмите кнопку OK, чтобы продолжить. Если вы удалили сообщение, поздравляем! Если вы хотите заменить его, продолжайте.
Шаг 6: Если вы решили создать замену, Outlook откроет второй экран, чтобы вы могли пересмотреть сообщение. По мере составления нового письма Outlook вспоминает старое сообщение и выводит уведомление (если вы выбрали этот вариант). Просто нажмите кнопку "Отправить", когда закончите работу над измененным сообщением.
Примечание: При отправке сообщения отзыва старое письмо не исчезнет. Чтобы исходное сообщение исчезло, получателю, возможно, придется сначала открыть сообщение-отзыв. Поэтому в заголовке сообщения отзыва следует написать URGENT или что-то подобное, чтобы оно было открыто до первого оскорбительного письма. Продолжение следует для более подробного объяснения. Microsoft также утверждает, что в некоторых случаях получатель может быть уведомлен о том, что отозванные сообщения удалены из его папки "Входящие". Поэтому имейте в виду, что даже при отзыве письма получатель может знать, что ему было отправлено неудачное или оскорбительное сообщение, даже если он не может его просмотреть.
Добавление задержки электронной почты в Outlook
Outlook позволяет откладывать отправку писем, чтобы они не отправлялись сразу. Если вы постоянно отвечаете на электронные письма, пересылаете конфиденциальные данные туда-сюда или просто склонны к оплошностям, возможно, вам стоит начать откладывать или даже планировать отправку писем в Outlook. Вы можете легко настроить эту функцию для всех своих писем в Outlook, следуя этим простым инструкциям:
Шаг 1: Выберите "Файл" в левом верхнем углу Outlook.
Шаг 2: Прокрутите немного вниз и нажмите Управление правилами и предупреждениями.
Шаг 3: На экране появится окно Правила и предупреждения. Здесь выберите опцию Новое правило.
Шаг 4: Появится еще одно всплывающее окно. Здесь нажмите Применить правило к сообщениям, которые я отправляю. Вы заметите, что этот пункт находится в списке под пунктом Начать с пустого правила. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.
Шаг 5: Не обращая внимания ни на что другое в списке условий, нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить. После этого появится окно подтверждения. Выберите Да, чтобы подтвердить.
Шаг 6: Выберите опцию Отложить доставку на несколько минут. Выберите ссылку Число. Появится всплывающее окно, в котором вам будет предложено выбрать желаемую продолжительность. Введите нужное число (120 минут - это максимально возможный вариант) и нажмите кнопку OK. После того как вы все это проделаете, нажмите кнопку Далее.
Шаг 7: Если у вас есть какие-либо исключения, выберите нужные варианты исключений. Затем нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.
Шаг 8: Дайте своему правилу имя и установите флажок Включить это правило, если оно доступно. Наконец, нажмите кнопку Готово.
Почему я не могу вызвать сообщение в Outlook?
К сожалению, иногда вы не можете вызвать сообщение в Outlook. Это может произойти по разным причинам:
- Вы не используете настольный клиент Outlook.
- Получатель уже открывал ваше сообщение.
- Получатель находится в другой организации Microsoft, чем вы.
В конечном счете, напоминание о сообщении Outlook - это просто мера предосторожности на случай, если после нажатия кнопки "отправить" в голове всплывет какой-то незначительный момент. Не используйте его как оправдание для отправки противоречивых или напряженных сообщений в самый ответственный момент. Другими словами, дайте себе время отдышаться и все обдумать, прежде чем отправлять начальнику сообщение "Я увольняюсь!".
Часто задаваемые вопросы об отзыве сообщений Outlook
Можно ли отозвать электронное сообщение через час?
Вы всегда можете отозвать электронное сообщение через час. Отзыв сообщения электронной почты в Outlook будет работать до тех пор, пока получатель еще не открыл сообщение. Однако лучше действовать быстро, так как если письмо будет открыто, отзыв не принесет пользы.
Узнает ли получатель, если письмо отозвано в Outlook?
В некоторых случаях да, Outlook может уведомить получателя о том, что письмо было отозвано из его папки входящих сообщений в Outlook.
Отзыв открытых сообщений в Outlook:
Если получатель откроет ваше оригинальное письмо, вы не сможете его отозвать. Получатель все равно сможет получить и прочитать второе сообщение, но оригинал останется в папке "Входящие" Outlook. Это одна из причин, по которой следует действовать быстро.
Перенаправление в другие папки:
Если ваше первое сообщение активировало фильтр и Outlook перенаправил его в определенную папку, то отзыв не удастся. Опция отзыва влияет только на те сообщения, которые остаются во входящих. Если первое сообщение ожидает в другом месте, оно не исчезнет.
Сообщение, отправленное в общую папку
Если кто-то прочитает ваше сообщение, скрывающееся в общей папке, отзыв будет неудачным.
Другие почтовые клиенты:
Функция отзыва работает с сообщениями в Outlook. Если вы отправляете письмо кому-то, кто пользуется, например, Gmail, отзыв не сработает.
Отзыв сообщений в Outlook не является надежной функцией, и у получателя все еще есть способы прочитать ваше сообщение. Однако если вы будете действовать быстро, то сможете отозвать письмо из Outlook до того, как оно причинит вред.
Отзыв писем в Outlook - это первый шаг к тому, чтобы стать опытным пользователем этого клиента. Если вы хотите углубиться, мы предлагаем вам семь функций, о которых вы, вероятно, не знали в Outlook. Мы также предлагаем три совета по поддержанию порядка в папке входящих сообщений Outlook, включая автоматическую отправку писем в определенные папки.
Если тебе понравилась статья - подпишись на канал, чтобы не пропустить ещё много полезных статей!
Также ты можешь читать меня здесь:
- Телеграм: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru