Организация, сопровождение, документальное оформление и финансовая отчетность служебных поездок сотрудников требуют привлечения значительных ресурсов. Возможности современных технологий позволяют упростить решение этой задачи, автоматизировав оформление документации, учет и распределение денежных средств.
Рассмотрим, как можно провести командировку в 1С, чтобы добиться максимальной эффективности использования цифровых ресурсов для этих целей.
Отнесение расходов на командировку
Чтобы отправить сотрудника в служебную поездку, необходимо оформить приказ по предприятию. Приложение 1С: Бухгалтерия 8.3 не включает такую опцию, потому документ утверждают, в соответствии с установленным порядком на предприятии.
При этом командировочному начисляют суточные, в соответствии с утвержденным в компании положением. При поездках внутри РФ, налоги с этих сумм не взимаются, если размер составляет в пределах 700 руб.
Этапы оформления поездки в 1С
При организации и проведении служебного путешествия, его оформляют следующим образом:
- Покупают билеты, талоны на топливо (при использовании личного или служебного автомобиля) для этой поездки – денежные документы по оплате этих средств фиксируют в системе 1С. Для этого в разделе «Банк и касса», подразделе «Поступление денежных документов» создают новую позицию, заполняя предусмотренные формой реквизиты.
- Передают билеты сотруднику, о чем делается соответствующая отметка в той же части программы.
- Учитывают талоны на топливо в тех же денежных документах.
- Оформляют расчетно-кассовый ордер по авансовому платежу для командировочного, исходя из суммы за гостиницу, суточные, прочие необходимые траты. Это проводят через подраздел с кассовыми документами в пункте меню «Банк и касса», с отражением сумм и статей расхода.
- Вводят в систему авансовый отчет, предоставленный сотрудником по приезду, с добавлением предоставленной им документации, подтверждающей расходы.
- Перерасчитывают суточные, внеся необходимые коррективы – в разделе о зарплате и кадрах (подраздел обо всех начислениях).
- Алгоритмизируют расчет средней заработной платы на время отлучки работника, для чего вводят новый вид в справочнике, с присвоением кода и заполнением полей.
По итогам этих шагов оформляют средний заработок для выплаты работнику. Разобраться в работе с приложением несложно. А его использование значительно облегчит учет документов и денежных средств на служебные поездки сотрудников.