KPI (Key Performance Indicator) помогает оценить эффективность компании, отдела или конкретного сотрудника в заданный промежуток времени. Расскажем, каким бывает KPI и по какому принципу он строится, используя редактор МойОфис.
KPI – что это?
KPI выражается в цифрах или процентах и показывает соотношение запланированной деятельности к проделанной работе. Допустим, если вы перевыполнили план, то ваш KPI больше единицы или выше 100%.
KPI может быть высокого или низкого уровня: для оценки результатов организации в целом или ее структурных единиц. Обычно такую систему вводят, чтобы:
· наглядно анализировать успехи и неудачи. Например, если заранее не рассчитать, что производство рекламы нерентабельно, сотрудники не будут знать, что работают в убыток и не смогут вовремя принять меры, чтобы исправить ситуацию.
· мотивировать команду. В некоторых компаниях достижение KPI — условие для выплаты бонуса или увеличения зарплаты.
· объединить сотрудников вокруг общей цели. Зачастую в системе KPI задачи компании перетекают в цели отдела, а цели отдела — в цели каждого члена команды. Тогда сотрудники видят свой вклад в общее дело и знают, почему их работа важна.
Показатели KPI
Показатели (или индикаторы) зависят от сферы бизнеса. Для менеджера по продажам показателями KPI могут быть количество сделок и сумма контрактов, для HR-специалиста – качество и скорость закрытия вакансий, для таргетолога – стоимость клика / заявки / подписчиков и т.д. При этом у каждого показателя KPI есть значение по степени важности для компании (его называют весом). Сумма всех весов показателей KPI равна 1 или 100%.
Единого списка показателей не существует, каждая компания формирует те или иные индикаторы под свою специфику. Главное – чтобы они были понятные, реалистичные, их можно было выразить в цифрах и они отражали работу компании или специалиста со всех сторон.
Пример, как рассчитать KPI для начисления бонуса
Предположим, у сотрудника определены 3 показателя. Они, скорее всего, не равнозначны, поэтому следует определить вес для каждого показателя так, чтобы в сумме они составляли единицу.
В редакторе МойОфис построим таблицу, куда внесем следующие столбцы.
По формуле «KPI = (вес показателя * результат): план» вычислим коэффициент результативности (сумму всех индексов), который и определит, может ли сотрудник претендовать на премию:
· KPI = 1 – план выполнен, сотрудник получит бонус
· KPI > 1 – план перевыполнен, сотрудник может претендовать на дополнительное поощрение
· KPI < 1 — план не выполнен, премии не будет
Для наглядности оформим таблицу для менеджера по продажам условной маркетинговой компании. Представим, что менеджер должен за месяц обеспечить 50 покупок услуги «Первичная консультация», 20 покупок услуги «Cоставление стратегии для клиента» и разослать 200 холодных писем. Причем продажи клиентских услуг будут его приоритетом.
Теперь введем формулу расчета KPI через знак «=» в ячейку Е2 и протянем ее вниз на весь столбец.
Результат одного KPI из трех не дотянул до поставленной цели, и итоговый коэффицент результативности оказался недостаточным для получения бонуса – 0,95 (это значение мы рассчитали, сложив в таблице все три индекса при помощи функции СУММ).
Эта таблица показывает базовый принцип расчета KPI. В реальной жизни все может быть сложнее, для вывода KPI могут быть введены дополнительные параметры – минимальный результат, которого нужно достичь, KPI за аналогичный период в прошлом году и т.д.
KPI – главное
· Введение KPI – возможность анализировать занятость специалистов, определять сильные и слабые стороны бизнеса
· KPI может прояснить общую цель и мотивировать сотрудников финансово
· Показатели KPI индивидуальны для каждого специалиста и имеют свой вес
· KPI легко рассчитать в таблице МойОфис