Знаете, какая проблема появляется в компаниях, где становится больше 1 человека? Зачастую результаты интеллектуального труда не используются в полном объёме или просто теряются!
- А где найти этот документ?
- А зачем ты это сделал, я это уже делал?
- А где найти актуальную информацию?
Прям бинго тревожных звоночков. Сообщает руководителю, что внутри команды не настроена работа с информацией.
Как сделать так, чтобы всё, что генерирует команда, собиралось и хранилось в одном месте, чтобы каждый мог это применять?
Сам пробовал и видел очень много попыток выстроить хранилища разной степени сложности: базы знаний, чаты, диски, таблицы, но всё это благополучно забрасывается через неделю-две после создания самим же создателем.
Единственное рабочее решение
- Оставить только ОДНО место для хранения информации. Не что-то лежит в таблицах, что-то в чатах, а всё лежит в одной внутренней Википедии.
- Назначить ответственного за хранение актуальной информации. Это может быть вообще любой человек в компании.
- Настроить окно и правила сбора информации.
Как это выглядит в жизни
- В моей компании всё хранится в Notion.
- Ответственный за актуальность информации — Ирина, проджект-менеджер.
- Окно сбора — бот «Накорми меня ссылкой».
Когда что-то создаёшь: креатив, новую таблицу, презентацию — просто кидаешь в бота ссылкой или файлом. Всё это попадает к Ирине, она 1 раз в день обновляет базу знаний в ноушене.
Инструкция по созданию бота «Накорми меня ссылкой» от нашего специалиста
Задача была в том, чтобы сделать бота в телеграмме, который сможет принимать информацию об этих материалах от всех сотрудников и передавать на размещение в Notion руками одного сотрудника. Информация может приходить как текстом, так и вложениями.
1. Создали схему в Miro для того, чтобы точно описать алгоритм работы для тех. спеца.
2. Собрали чат-бот на платформе Salebot. При утвержденной схеме в Miro техническая часть организуется за пару часов. В случае необходимости легко перенести и адаптировать аналог в другие проекты.
В начале сотрудник в боте выбирает, что хочет сделать, добавить новый материал или обновить старый
Выбирает, что хочет отправить и добавляет описание
Есть ограничение на размер прикладываемых файлов, бот об этом предупреждает
Если сотрудник невнимательный, бот самостоятельно делает проверку на размер файла и просит сотрудника исправиться
Все новые материалы записываются в таблицу:
Ответственный сотрудник один раз в день заходит, разбирает все материалы и загружает / обновляет материалы в Notion. Бинго!
Суперудобно. Не нужно тратить время, ресурсы, искать правых-виноватых — на каждом конце есть ответственный. За то, чтобы кинуть в бота — человек, который создал эту информацию, за то, чтобы она появилась в Notion — Ирина. Попробуйте сами. Легко и эффективно, как всё гениальное.
Спасибо, что прочитали нашу статью, а если вдруг вам интересно больше почитать об организации бизнес-процессов, то подписывайтесь на мой телеграм-канал → @Дело не в кофе. Там я рассказываю, как шаг за шагом строю бизнес с нуля за границей и делюсь полезными штуками чуть чаще.