Закупки — один из основных процессов управления материальными ресурсами проекта. В рамках этого процесса даются ответы на основные вопросы: что, когда и где покупать для достижения поставленных целей. В статье рассматриваем особенности материального снабжения проекта.
Что такое управление закупками проекта?
Разработка проекта невозможна без ресурсов: товаров, материалов и вспомогательных услуг. Все это можно получить от поставщиков. Коммуникация с поставщиками входит в круг обязанностей ответственного за закупки проекта.
Чтобы выделить конкретное определение для управления закупками, обратимся к PMI PMBoK. Международный стандарт по проектному менеджменту указывает, что область знаний «Управление закупками проекта» включает в себя процессы для снабжения проекта необходимыми товарами, материалами и услугами. Осуществляется закупка тех продуктов, которые не производит команда проекта.
Таким образом, основная цель менеджмента по закупкам — поддерживать взаимовыгодные отношений с поставщиками, чтобы те снабдили команду всеми необходимыми ресурсами для успешного завершения проекта.
Основным инструментом руководителя здесь выступают контракты. Они делают договоренности законными, накладывает обязательства на поставщика, а компания получает гарантию своевременных поставок в оговоренном объеме и с соблюдением качества.
Что дает управление закупками проекта:
- список возможных поставщиков и вопросов к ним составлен заранее, что помогает сделать обдуманный выбор;
- сроки и способ доставки всегда согласованы;
- заранее известны даты оплат и величина расходов на каждый отчетный период, что упрощает финансовое планирование;
- инструменты для решения спорных вопросов с поставщиком: контроль качества, объема и срока поставок;
- менеджмент по закупкам — дополнительный канал связи с руководством, потому что все управление ресурсами происходит максимально открыто, с отчетными документами, презентациями и согласованием.
Основные процессы управления закупками
Чтобы определить, из каких этапов состоит управление закупками, снова обратимся к стандартам PMI PMBoK. В руководстве четко прописаны 4 основных процесса с входящими в них задачами.
Планирование закупок
Прежде чем купить, нужно ответить на вопрос: «А что именно нам нужно?» То есть закупки определяются уже после создания основного плана проекта.
Для этого нужно как минимум:
Когда вы знаете, что потребуется команде и на каком этапе, будет намного проще работать с поставщиками. После этого проводится запрос предложений.
Запрос предложений — это процедура, во время которой руководитель проекта максимально подробно описывает специфику предстоящих работ, нужды компании, примерные сроки, а поставщики выдвигают свои предложения по товарам, услугам, ценам, способам доставки и другим условиям.
Это напоминает конкурс, где главный приз — заключение контракта. Чем крупнее компания, которая организует запрос предложений, тем больше поставщиков участвует в этом конкурсе. Для небольших фирм и стартапов иногда этот процесс не актуален, тогда они самостоятельно ищут поставщиков и узнают условия сотрудничества.
На этом же этапе планирования принимаются некоторые управленческие решения, например, производить материал или закупать. Иногда компания располагает мощностями для производства, но приобрести у подрядчика попросту выгоднее. Или, скажем, не выйдет поставить нужный объем в срок.
Тогда принимается решение включить этот материал в список закупок. Или наоборот, компания не имеет сейчас возможности к производству этого материала. Но цена у поставщиков так высока, что целесообразнее получается купить станок и организовать дополнительный цех, чтобы обеспечить этот проект и будущие нужными материалами самостоятельно.
Осуществление закупок
Выявляются критерии, по которым будет происходить выбор поставщиков. Это могут быть:
- система скидок и стоимость товаров;
- совмещение с логистической системой компании;
- престижность партнерства;
- возможность дальнейшего сотрудничества;
- качество материалов.
С помощью этих критериев производится выбор среди поставщиков, которые заявили о желании сотрудничать. При выборе учитывается мнение руководителя проекта, заказчика, специалистов в данной сфере. Например, если вы покупаете кирпич для строительства дома, будет не лишним посоветоваться с каменщиком, ведь он на своем опыте знает особенности материала.
Когда выбор поставщика сделан, в рамках этапа осуществления закупок составляется и подписывается контракт. Потом актуальные данные о поставщике и условиях поставок вносятся в план управления проектом.
Управление закупочной деятельностью
Как только появились подрядчики, вместе с ними прибавилось и забот у менеджера. Они, равно как и другие участники проекта, могут сорвать сроки или выйти за границы бюджета. Поэтому управление закупками не заканчивается подписанием договора. На следующем этапе важно отслеживать работу подрядчиков, а именно:
- регулярно проводить проверки и аудиты закупок;
- следить за ходом работы, например, получать оповещения об отгрузке или транспортировке;
- контролировать своевременные платежи поставщикам за их услуги.
Удобнее всего ввести систему контроля, в которой определенные действия будут выполняться регулярно. Такой чеклист поможет избежать слепых мест при проверке.
Закрытие закупок
Чтобы заказчик и подрядчик точно знали, с какого этапа сотрудничество считается завершенным, условия необходимо прописать в договоре. Как правило, закрытие закупок осуществляется, когда поставщик выполнил свои обязательства по отгрузке товаров в полном объеме, надлежащего качества и в срок, а заказчик оплатил его работу.
Так процесс управления закупками проекта завершен. Однако хороший менеджер не забудет заполнить отчеты, собрать впечатления команды о работе поставщиком, а также обсудить дальнейшее возможное сотрудничество и скидки. Это поможет значительно сэкономить время при работе со следующим аналогичным проектом.
Инструменты для управления закупками проекта
В зависимости от объема закупок, количества поставщиков и продолжительности проекта можно использовать разные инструменты для управления. Для небольшого стартапа, когда поставки нерегулярные или поставщик всего один на малое количество материалов, можно вести учет всех процессов в таблицах Excel. Самый простой вариант может выглядеть так:
Но этот метод даже при небольших поставках неудобен тем, что к такой таблице дополнительно нужно открыть несколько разных файлов. Для товаров — каталог, для оплаты — чеки и пр. А если над закупками работает сразу несколько человек, то весь этот пакет файлов с исправлениями и актуальными данными придется пересылать и редактировать. В результате легко запутаться.
Как вариант — работать облачной системе Аспро.Cloud. Платформа создана как раз для грамотного управления проектами. Благодаря гибким настройкам доступа, в систему можно добавить всех заинтересованных лиц, включая поставщиков. Так коммуникация с ними будет значительно проще. Например, регулярная задача на поставку того же кирпича поможет не сорвать дедлайн и привезти материал вовремя. Автодействия напомнят о поставке, и, при необходимости, система отправит уведомление на почту.
Управление закупками проекта — не самая сложная, но важная область знаний. Поэтому при составлении регламентов не забудьте убедиться, что уделили работе с поставщиками достаточно времени. Иначе это скажется и на бюджете, и на расписании и на качестве продукта. Так одна область знаний может потянуть за собой каскад новых проблем в других частях проекта.