В понедельник я провел стратегическую сессию и понял, что это лучший момент для того, чтобы закрепить важные выводы и собрать знания по этой теме.
Определение стратегической сессии
Стратегическая сессия — это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.
Если говорить очень просто, то это встреча, на которой мы вместе определяем и обновляем нашу стратегию.
Стратегическое планирование
Важно понимать, что стратегическое планирование - это процесс. И поэтому результатом стратегической сессии, независимо от цели, должно быть соглашение о формате следующих встреч, на которых мы продолжим этот процесс.
Стратегическая сессия является лишь небольшой частью стратегического планирования, а значит, стратегическая сессия должна проводиться регулярно.
Кто является участником стратегической сессии?
У любой стратегической сессии есть:
- Заказчик - тот, кто максимально заинтересован в результате сессии и готов инвестировать время участников для достижения поставленных целей.
- Участники - это люди, которые с помощью определенных действий в рамках стратегической сессии могут достичь цели, поставленной заказчиком.
- Фасилитатор (организатор) - это человек, который руководит участниками в рамках определенного плана стратегической сессии и помогает им достичь поставленной цели.
Часто бывает, что заказчиком может быть руководитель, а участниками - его подчиненные. Однако это не является обязательным условием.
Цель и результат стратегической сессии
Стратегическая сессия должна иметь четкую цель. Заказчик стратегической сессии определяет эту цель. Организатору (фасилитатору) важно организовать личную встречу с заказчиком, на которой необходимо четко понять и сформулировать запрос на проведение данного мероприятия.
Затем необходимо встретиться с основными участниками стратегической сессии и обсудить с ними вопросы, связанные с мероприятием.
Какие вопросы следует обсудить с заказчиком?
- Какова цель стратегической сессии? Почему была выбрана именно эта цель?
- Был ли опыт проведения предыдущих стратегических сессий? Как они прошли? Каковы были их цели? Что было сделано хорошо? Что можно было бы улучшить?
- Кто должен принять участие в стратегической сессии?
- Готовы ли участники поддержать цель стратегической сессии?
- Как будет измеряться и оцениваться результат сессии? Какие итоговые документы (артефакты) должны быть созданы?
- Что будет, если мы не сможем решить поставленные задачи?
Какие вопросы следует обсудить с основными участниками?
- Что будет считаться успехом в следующем запланированном периоде?
- Какие командные результаты хотелось бы достичь? Что может способствовать этому, а что может препятствовать?
- Какие внешние факторы сильно влияют на их работу?
- С какими сложностями они могут столкнуться во время стратегической сессии?
От чего зависит успех стратегической сессии?
По моему опыту, успех стратегической сессии на 80% зависит от действий организатора (фасилитатора) в процессе подготовки. Я не стану проводить сессию, не встретившись с заказчиком и основными участниками. Именно в ходе обсуждений и планирования будущей сессии с заказчиком и участниками выявляются ключевые проблемы, позволяющие сделать сессию успешной.
В моей практике, первоначальный план стратегической сессии, который обсуждается в процессе подготовки, часто меняется в ходе общения с заказчиком и участниками.
Если этого не происходит, то велика вероятность, что ответы на поставленные вопросы уже известны или цель сессии не вызывает интереса у участников.
Самая эффективная часть стратегической сессии
Процесс выработки общего решения, обсуждение проблем, дискуссия. Именно в этом по моему опыту, самая эффективная часть стратегической сессии.
Самоопыление опытом, который очень перекликается друг у друга, групповая работа, высокоэффективных, опытных сотрудников, которые собрались в одном помещение на длительное время, позволяет дать очень большую ценность каждому участнику.
Процесс выработки общего решения, обсуждение проблем и дискуссия. В этом, по моему опыту, заключается самая важная часть стратегической сессии.
Самоопыление опытом, который очень перекликается друг у друга, групповая работа ключевых сотрудников, собранных в одном помещении на продолжительное время, дает большую ценность каждому участнику.
Этапы стратегической сессии
Любая стратегическая сессия включает следующие этапы:
- Подготовка - определение цели и результатов. Интервью с заказчиком и участниками. Разработка плана сессии. Выявление возможных конфликтов. Установление базовых правил стратегической сессии. Эти задачи являются ключевыми на этапе подготовки.
- Открытие сессии - рекомендуется предоставить слово заказчику стратегической сессии для демонстрации видения результата и мотивации участников на продуктивную работу. Затем проводится разминка для подготовки участников к командной работе.
- Непосредственное ведение сессии - важно контролировать тайминг и управлять дискуссией, согласовываясь с планом сессии. Необходимо проверять, движемся ли мы к цели стратегической сессии и создаем ли нужные для этого артефакты.
- Завершение сессии - следует договориться о формате дальнейшей работы и способе отслеживания результатов.
- Мониторинг результатов - проверка выполнения договоренностей и достигнутых результатов позволяет стратегической сессии быть эффективной не только во время ее проведения, но и в реализации задуманного в будущем.
Пренебрежение любым из этих этапов может привести к неудаче в достижении результатов сессии.
Расфокус (расхождение) и фокус (схождение)
Одной из эффективных стратегий структурирования стратегической сессии является разделение ее на два этапа: расфокус и фокус. В зависимости от доступного времени, это могут быть первый и второй дни или первая и вторая половины дня.
- Расфокус: на этом этапе группа генерирует идеи и создает множество возможных путей достижения цели. Меньшее внимание уделяется реальности достижения, главное - создать эффект обилия решений.
- Фокус: на данном этапе начинается отсеивание лишнего, критическое рассмотрение созданных идей, концентрация на результате и обсуждение наиболее значимых из них.
Разделение стратегической сессии таким образом позволяет в первой части инициировать интенсивный процесс генерации идей, а во второй - попытаться приземлить эти идеи на реальную почву. Такой подход помогает группе находить неочевидные и важные идеи, которые ранее не воспринимались серьезно.
Какие ключевые риски существуют при организации стратегической сессии?
- Стратегическая сессия превращается в определенный бюджетный процесс, в деление денежного пирога
- Стратегическая сессия превращается в выяснение отношений между участниками
- Стратегическая сессия превращается в тимбилдинг и хорошо проведенное время
- Конфликты, которые будут раздуваться на площадке страт. сессии
- Выход за временные границы
- Изменение плана стратегической сессии в момент ее проведения
Чтобы снизить многие из этих рисков, можно дать участникам возможность заранее подготовиться и проработать некоторые моменты до начала стратегической сессии. Также, возможно, стоит заранее разделить участников на команды, если предполагается какая-либо командная активность.
При планировании, хорошей практикой может быть подготовка нескольких альтернативных сценариев на случай, если какая-либо из идей не сработает должным образом.
Если статья понравилась подписывайтесь на канал "Путь Agile" в телеграмм