В статье рассмотрим:
- Как считаются дни командировки;
- Как оплатить командировку;
- Что оплатить сотруднику в командировке.
Понятие командировки можно простыми словами объяснить: это временное направление сотрудника по указанию руководства в другие населенные пункты для выполнения конкретных задач в строго установленный период.
Во время отсутствия сотрудника на постоянном месте работы сохраняется его рабочее место, а также предоставляется средняя заработная плата.
Кроме того, организация обязана покрывать все затраты, связанные с командировкой.
Виды поездок по работе
Необходимо четко различать командировку от других видов поездок, и соответственно оформлять их оплату с учетом их специфики.
Не считается командировкой:
- Направление к месту несения вахты: поездка, связанная с исполнением обязанностей по вахтовому методу.
- Поездка работника, чья деятельность связана с постоянными разъездами: например, для курьеров или служащих городского хозяйства, таких как ремонтники газовой службы, электромонтеры и др.
- Поездка работника, заключившего договор гражданско-правового характера (ГПХ): поскольку такие отношения не считаются трудовыми согласно законодательству.
Как считаются дни командировки
Для правильного расчета длительности командировки важно установить две ключевые даты: день и время отъезда (включая часы выезда, если сотрудник получает почасовую оплату) и день возвращения.
Это необходимо для точного определения суммы аванса, выдаваемого сотруднику, а также для корректного учета рабочего времени в табеле.
Дополнительно следует учесть время, затраченное на достижение вокзала или аэропорта в случае, если они расположены в другом населенном пункте.
Процедура расчета командировочных включает следующие шаги:
- Определение фактически отработанных дней в текущем расчетном периоде, исключая выходные и праздники. Рекомендуется использовать период в 12 месяцев для сотрудников с более чем годовым стажем, или меньший период для новых сотрудников.
- Вычет дней больничных, отгулов и отпуска за установленный период из общего числа отработанных дней.
- Определение среднего заработка за день: сложение всех выплат за указанный период (исключая социальные выплаты) и деление этой суммы на количество ранее вычисленных отработанных дней.
- Умножение полученного результата на количество дней фактической командировки.
Этот подход позволяет более точно оценить затраты на командировку, учитывая различные аспекты, такие как часы выезда, время на транспорт и другие дополнительные факторы.
📌 Скачать бесплатно Положение о командировках
Что оплатить сотруднику в командировке
Оплата командировочных представляет собой строго регламентированный раздел затрат предприятия, установленный Трудовым кодексом Российской Федерации. Для бухгалтера важно знать, что в эти расходы входят:
Оплата суточных в командировке
Суточные - это расходы на питание, транспорт, проживание и прочее. Они выплачиваются в виде аванса, основываясь на распоряжении руководителя, непосредственно перед отправлением сотрудника в командировку.
Не имеет значения форма выдачи суточных - наличные или безналичный перевод на банковскую карту. По возвращении, сотрудник должен предоставить бухгалтеру отчет о расходах с соответствующими документами (чеки, билеты и т.п.). При излишке полученного аванса, сумма либо дополняется, либо возвращается в кассу.
Заработная плата
Оплата заработной платы сотруднику за дни, проведенные в командировке. Эта оплата осуществляется одновременно с оплатой за остальные дни месяца и выплачивается в установленном порядке, обычно в день выдачи ближайшей зарплаты.
Как оплатить командировку
Расчет командировочных осуществляется в соответствии с четко определенным алгоритмом, и важно следовать определенным шагам:
- Определение фактически отработанных дней командировочным за расчетный период. Если сотрудник работает на предприятии более года, расчетный период принимается равным году, т.е., 12 месяцам перед началом командировки. В случае менее чем год стажа, учитывается весь период трудоустройства.
- Исключение нерабочих дней из расчета, таких как отпуска, больничные и предыдущие командировки. Календарные дни, не относящиеся к рабочим, не учитываются при расчете.
- Определение среднего заработка в расчетный период, включая все выплаты, за вычетом отпускных, больничных и социальной помощи.
- Индексация среднего заработка в случае изменения тарифов или окладов в период командировки.
- Вычисление средней заработной платы в день и, следовательно, суммы командировочных. Для этого средний заработок делится на количество фактически отработанных дней, и результат умножается на количество дней, проведенных в командировке.
Соблюдение этого алгоритма позволяет корректно рассчитать и выплатить командировочные сотруднику.
Особенности выплаты командировочных
Доплата до среднего оклада
В некоторых случаях итоговая сумма командировочных, получаемая сотрудником, может значительно уступать его обычной заработной плате.
В таких ситуациях руководство предприятия может разрешить бухгалтерии доплатить командированным до фактической заработной платы.
Этот подход часто используется для предотвращения ухудшения финансового положения сотрудников в командировке.
Выходные в командировке
При длительных командировках, когда рабочие дни пересекаются с выходными, оплата за выходные зависит от фактического труда. Если сотрудник не работал в эти дни, оплата не производится.
В случае выполнения обязанностей в выходные, сотрудник имеет право на не менее чем двойную оплату труда или возможность использовать право на последующий отгул за отработанный выходной.
Работа по совместительству
Ситуации, когда сотрудник сначала работает по совместительству, а затем принимается в штат предприятия, не редки.
В этом случае средний заработок сотрудника рассчитывается за предыдущий календарный год, включая период совместительства, что может снизить его величину.
📌 Скачать бесплатно Образец авансового отчета за суточные
Где обучить бухгалтера
Чтобы не допускать ошибок в оплате командировочных сотрудникам, рекомендуем регулярно повышать квалификацию сотрудникам, ответственным за финансы. В институте ЕВИДПО есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по бухгалтерии. Обучение проходит онлайн, а для групп предоставляем скидки!
Итоги
Средний заработок сотрудника в командировке сохраняется в прежнем размере. В этот период начисления производятся за все рабочие дни, включая время, проведенное в командировке, в пути и на вынужденных остановках.
Алгоритм оплаты дней в командировке различен для сотрудников с традиционным и суммированным учетом времени труда. В первом случае используется следующая формула: средний дневной заработок умножается на количество рабочих дней, которое занимает время, отведенное на командировку.
В случае с суммированным учетом времени труда применяется иная формула: средний часовой заработок умножается на количество рабочих часов, которые необходимо оплатить в соответствии с графиком работы сотрудника.