В широком смысле аренда печатной техники — это наём принтеров и МФУ на определенный срок с фиксированной оплатой за использование. Выделяют два типа аренды: долгосрочную и краткосрочную.
Аренда на короткий срок полезна если вы проводите мероприятие, и вам нужно организовать на нем печать раздаточных материалов, флаеров, бейджей.
Зачастую транспортировка до площадки и обратно, подключение и обслуживание собственных МФУ в этом случае стоит дороже, чем аренда. Кроме того, покупать на один вечер специфическое устройство, например, для скоростной печати бейджей и наклеек — деньги на ветер.
Также МФУ или принтер на несколько дней берут при поломке одного из офисных аппаратов, чтобы избежать простоев и хаоса в рабочих процессах. Например, если в каждом кабинете у сотрудников предполагается по аппарату.
При краткосрочной аренде техника сдается на период от одного дня до недели с посуточной оплатой. Поэтому, в отличие от долгосрочной, она не может быть полноценной заменой покупке техники.
Долгосрочную аренду также называют аутсорсингом, покопийной печатью и клик-контрактом. В этом случае технику берут на срок от одного месяца до года.
Обычно услуга предоставляется по договору «под ключ». Вам привозят, устанавливают и настраивают аппараты, назначают инженера, который раз в месяц или с другой прописанной в договоре периодичностью приезжает, проводит техническое обслуживание, меняет ресурсные детали, пополняет запасы тонера.
При долгосрочной аренде все ресурсные запчасти, картриджи, тонер и регулярные тех. осмотры включены в стоимость услуги.
Оплата производится ежемесячно. Состоит из двух компонентов: фиксированной суммы, которая покрывает амортизационные расходы, и стоимости сделанных отпечатков по прописанному в договоре тарифу. На декабрь 2023 года стоимость ч/б отпечатка по Санкт-Петербургу составляет в среднем 2.5 руб, цветного — 6 руб*. Итоговая стоимость зависит от выбранной модели и ожидаемого объема печати.
Иногда под арендой подразумевают только непосредственный прокат МФУ или принтера за фиксированную сумму без дополнительных услуг. Стоимость такой аренды будет выше, чем при оплате за отпечатки или даже покупки аппарата во владение. Поэтому для бизнеса в долгосрочной перспективе от неё пользы нет.
*Расчёт сделан на основе анализа прайсов 11 компаний
Подробнее об условиях краткосрочной и долгосрочной аренды можно узнать на сайте. А в следующей статье мы расскажем, как с помощью аутсорсинга печати сэкономить на налогах.