Рассказываем, как долгосрочная аренда МФУ и принтеров помогает экономить на налогах, каким компаниям это выгодно и к чему надо быть готовым, если решитесь.
Преимущества долгосрочной аренды
Прогнозируемость затрат. При росте цен на расходные материалы и запчасти, колебания расходов на них могут превышать 100% в течение одного года. Так, цены на картриджи взлетели сначала в 2020 г. из-за дефицита микрочипов, а затем в 2022 г., когда иностранные производители начали массово уходить с российского рынка. При аутсорсинге цена за отпечаток зафиксирована в договоре. Аутсорсер берёт риски колебаний на себя. Таким образом, бизнес не столкнётся с непредвиденными затратами на протяжении всего действия клик-контракта.
Расходы в себестоимость. Срок эксплуатации любого печатного устройства — больше года, поэтому при покупке компании обязаны внести его на основные средства. Аренда — услуга. Все затраты на нее списываются на себестоимость сразу. В результате сокращается объем налогооблагаемой базы для налога на имущество и повышается эффективность основных средств.
Пример: компания заработала миллион и решила вложить его в покупку нового МФУ. По документам для амортизационных списаний для налоговой отчетности указан срок эксплуатации — 5 лет. За квартал в расходы компании будет списана 1/20 стоимости, то есть 50 тыс. руб. С оставшихся 950 тыс. рублей, которых на счетах уже давно нет, бизнес обязан заплатить налог. Арендованные устройства не учитывают на балансе, что помогает сэкономить значительную сумму за 5 лет.
Экономия человеческих ресурсов. В большинстве компаний обслуживанием печатной техники занимается IT-отдел и системные администраторы. Они меняют картриджи, устраняют замятия бумаги, тратят часы, чтобы понять, почему в очередной раз у сотрудника «ничего не печатается». Аутсорсинг позволяет освободить специалистов от лишних обязанностей и направить выделенные ресурсы на оптимизацию ключевых технологических процессов компании. Кроме того, он снимает задачу анализа рынка и поиска поставщиков МФУ и расходных материалов с отдела закупок.
Стабильность рабочих процессов. Поломка МФУ может остановить работу целого отдела на несколько часов или даже дней. Своевременная замена ресурсных деталей и регулярный техосмотр, включенные в договор аутсорсинга, снижают вероятность критических поломок, а значит, и простоев.
Недостатки (тоже, конечно, есть)
Чужая собственность. При аренде принтер остается в собственности у арендодателя. Многим руководителям спокойнее владеть всем оборудованием компании, а не пользоваться им по договору.
Зависимость от аутсорсера. Хотя в контракте прописаны обязанности обеих компаний, арендодатель может оказаться ненадежным: срывать оговоренные сроки замены тонера или запчастей. В результате работа встанет на неопределенный срок. Поэтому очень важно проверить аутсорсинговую компанию и убедиться в ее надежности. Например, запросить рекомендации у других ее клиентов, если они указаны в открытом доступе.
Проблемы внедрения. Переход на полный или частичный аутсорсинг – глобальный проект. Чтобы он принес максимум результата, аутсорсер сначала собирает информацию о действующем оборудовании компании, сотрудниках и бизнес-процессах. На основе этих данных подбирает оптимальные МФУ и принтеры. Аудит занимает время и требует участия ответственных штатных специалистов на этапе внедрения. Не каждый бизнес готов выделить на это время и людей.
Небольшой выбор техники. Большинство аутсорсеров тщательно отбирает парк печатной техники, чтобы печать была максимально дешевой, а устройства надежными. Это выгодно обеим сторонам. Однако из-за этого арендатор ограничен в выборе оборудования. Если парк техники долгие годы состоял из МФУ Xerox, а аутсорсер предлагает только Kyocera, придется идти на компромиссы или оставаться при своем.
Вместо выводов
Как понятно из заголовка, не самый очевидный, но крайне важный для современного бизнеса пункт – расходы в себестоимость. Многие пишут про скрытые траты на тонер и ремонт, которые незаметно отъедают бюджет компании в течение всего срока эксплуатации. Но даже без их учёта, если парк техники большой, его содержание становится налоговым бременем.
Долгосрочная аренда выгодна компаниям, чьи бизнес-процессы критически завязаны на печати бланков, накладных, иной сопроводительной документации. Например, транспортным и логистическим фирмам, финансовым организациям, ритейлу, производствам разных размеров. А также в ситуациях, когда рабочее МФУ внезапно вышло из строя, а бюджет на покупку нового не выделен.
Меньшую выгоду получат предприятия, для бизнес-процессов которых критически важно иметь настольные принтеры у каждого сотрудника (социальные государственные организации, клиники, частные предприниматели). В этом случае стоит рассмотреть переход на китайские аналоги.
Экономические процессы 2023-2024, уход вендоров, сокращение поставок и рост цен побуждают бизнес искать новые пути для экономии и развития. Аренда МФУ при всех недостатках увеличивает финансовую эффективность компаний. Что, на наш взгляд, в сложившихся условиях — самое актуальное преимущество.
