Для перевозки груза контрагентам нужно заполнить ряд документов, в том числе договор на транспортировку, товарную и транспортную накладные, а также путевой лист. Сопроводительная ведомость требуется только в отдельных случаях. Она может быть оформлена как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Зачем нужна сопроводительная ведомость
Сопроводительная ведомость требуется при перевозке товара в контейнере. Этот документ обязателен, если при погрузке и разгрузке контейнер необходимо снимать с транспортного средства.
Ведомость подтверждает, что обе стороны (отправитель и получатель) выполнили свои обязанности: отправитель загрузил товар в контейнер и передал его перевозчику, а получатель получил контейнер и разгрузил его. Если обязанности были распределены иначе, то это следует указать в договоре.
Информацию о том, как правильно использовать контейнеры при отправке товара, можно найти в статье 11 устава автомобильного транспорта и разделе III правил перевозки грузов автомобильным транспортом.
Как заполнить сопроводительную ведомость
Согласно Постановлению № 2200, сопроводительную ведомость обязан составить перевозчик. При этом ведомость совместно заполняют перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель. Каждый вносит в документ необходимые данные на определённом этапе транспортировки. Документ составляется в трёх экземплярах, каждый из контрагентов получает по одному.
Правительство разрешило использование электронной сопроводительной ведомости, однако оформлять бумажные документы всё ещё можно.
С 1 марта 2022 года в России используют новый бланк сопроводительной ведомости. Эта форма указана в приложении № 9 к правилам перевозки грузов автомобильным транспортом. Новая форма сопроводительной ведомости состоит из нескольких разделов:
- В «шапке» документа необходимо прописать дату его оформления, номер ведомости и порядковый номер экземпляра документа (от 1 до 3).
- Раздел 1 «Грузоотправитель» и раздел 2 «Грузополучатель» включают поля для ф. и. о. и контактных номеров контрагентов-ИП или названий и адресов контрагентов-юрлиц.
- В разделе 3 «Наименование груза» указывается тип товара, информация о числе грузовых мест, весе и объёме груза и контейнера.
- В разделе 4 «Контейнер» следует указать номер, вес и максимальную грузоподъёмность контейнера. Также в этом разделе указываются предполагаемые даты погрузки и разгрузки.
- В разделе 5 «Указания грузоотправителя» поставщик даёт рекомендации по обращению с грузом: описывает санитарные и таможенные правила, указывает рекомендуемый срок доставки и температурный режим.
- В разделах 6 и 7 «Сдача (приём) контейнера» дают информацию о месте, дате и времени погрузки и разгрузки, а также о состоянии контейнера при сдаче и приёме.
- В разделе 8 «Перевозчик» прописывают данные перевозчика и водителя. Также здесь указывается информация о путевых листах.
- В разделе 9 «Транспортное средство» необходимо указать тип, марку, грузоподъёмность и номер транспортного средства.
- В разделе 10 «Подписи сторон» ставятся подписи контрагентов.
Порядок заполнения сопроводительной ведомости
До отправки груза перевозчик вносит в сопроводительную ведомость всю основную информацию: заполняет шапку и все разделы формы, кроме раздела 5. При этом в разделе 4 нужно указать ориентировочное время загрузки и выгрузки контейнера. В разделах 6 и 7 перевозчик указывает только адреса погрузки и выгрузки.
Грузоотправитель заполняет свою часть формы тогда, когда передаёт контейнер перевозчику. Отправитель должен внести данные в раздел 6 и, при необходимости, в раздел 5.
Грузополучатель дополняет ведомость при получении контейнера с грузом. Получатель вносит информацию о прибытии автомобиля и состоянии контейнера в раздел 7.
Пример сопроводительной ведомости можно скачать на этой странице. Обратите внимание на то, что в примере заполнены только те разделы, которые касаются перевозчика и грузополучателя. Так сопроводительная ведомость должна выглядеть у водителя при перевозке груза.
Как оформить электронную сопроводительную ведомость в 1С-ЭПД
В 2022 году налоговая утвердила формат электронной сопроводительной ведомости. Формат описан в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@.
Для заполнения и отправки сопроводительной ведомости и других электронных перевозочных документов (ЭПД) используются специализированные сервисы от аккредитованных операторов ГИС ЭПД. Например, можно использовать модуль 1С-ЭПД от компании «Астрал».
Передача пустого контейнера
- Перевозчик оформляет документ и выбирает вид операции «Передача пустого контейнера». Ему нужно вписать в ведомость данные грузоотправителя, перевозчика, водителя и грузополучателя, добавить информацию о грузе, контейнере, транспортном средстве и сопроводительных документах.
- Грузоотправитель вписывает в ведомость дату и время принятия пустого контейнера и добавляет информацию о состоянии тары.
Перевозка контейнера с грузом
- Перевозчик оформляет ведомость с видом операции «Перевозка гружёного контейнера». Он вносит данные участников перевозки и сведения о грузе, таре, автомобиле и сопроводительных документах.
- Грузоотправитель добавляет в документ указания к перевозке и сдаче контейнера.
- После погрузки перевозчик вписывает в форму дату и время получения контейнера.
- После доставки груза грузополучатель добавляет в ведомость дату и время получения контейнера.
Возврат пустого контейнера отправителю
- Перевозчик оформляет ведомость с видом операции «Возврат пустого контейнера» и вносит в документ данные участников перевозки.
- Грузополучатель вносит в форму дату и время подачи автомобиля.
- Перевозчик указывает дату и время приёмки контейнера.
Благодаря модулю 1С-ЭПД вы сможете заполнить электронную сопроводительную ведомость в привычной программе 1С. Если ваша компания пользуется нетиповой конфигурацией 1С или другой учётной системой, её можно настроить для отправки ЭПД с помощью интеграционного решения API ЭПД.