В сфере корпоративных подарков не всегда есть возможность сделать заказ с хорошим запасом по срокам: то до последнего нет ясности по объему закупки, то приходится долго согласовывать бюджет или неделями ждать одобрения от неуловимого генерального директора. Рассказываем, на какие оптимальные сроки стоит ориентироваться при заказе брендированных подарков «под ключ» и что мы можем сделать для тех, кто в эти сроки не укладывается. Поверьте, сделать можно немало.
Из чего складывается оптимальный срок для заказа подарков
Некоторым клиентам кажется, что с китайскими производственными мощностями можно подготовить любую партию товара за неделю, максимум ー две. А дальше вопрос только в доставке груза в Россию. На самом деле запуску производства предшествуют несколько очень важных этапов, которым мы уделяем особое внимание: именно от них во многом зависит качество продукта, который получит клиент.
1. Первые шаги: выбор поставщика, создание макета, утверждение образца
- Поиск производителя
В нашем каталоге тысячи товаров с разных фабрик. И даже если клиент сразу определился, какой именно продукт он хочет получить, его нельзя просто «положить в корзину», как на розничном маркетплейсе. Чаще всего к нам приходят с запросом: «Хочу примерно это, но по-другому». Поэтому в реальности мы ищем каждого производителя практически «с нуля». Конечно, отдаём предпочтение тем фабрикам, с которыми уже работали, а их более 1000.
Проверяем производителя по десятку критериев: смотрим рейтинг фабрики, отзывы, возраст (со слишком молодыми компаниями не сотрудничаем), оперативность и четкость коммуникации, спрашиваем, работает ли компания с известными брендами, есть ли опыт производства подобных товаров.
- Изготовление и утверждение образца
Иногда прежде чем принять окончательное решение по производителю, мы заказываем образцы у одной или, реже, нескольких фабрик. Если требуется кастомизация, фабрика возьмет за это плату и потратит примерно неделю на производство. Фото и видео некастомизированного продукта со своего склада фабрика может выслать сразу и бесплатно.
Это не обязательный этап, но очень желательный при крупном заказе. Так можно увидеть реальные различия в качестве товара, понять, почему производитель озвучивает разные цены на изделия, и остановиться на оптимальном варианте.
- Создание макета
Пока менеджер по работе с Китаем занят поиском фабрики, наше дизайн-бюро трудится над персонализацией вашего заказа. Обычно креативный отдел предлагает несколько вариантов дизайна, кастомизации и разрабатывает упаковку для изделия, которая не только будет красивой, но и надежно защитит товар в пути. В зависимости от сложности макета и загрузки дизайнера, этот процесс занимает от одного до нескольких дней.
В итоге, предварительный этап ー от обращения клиента до запуска тиража в производство ー может занять от 2-3 дней до примерно двух недель.
2. Производство и приемка тиража
Сроки производства зависят от многих факторов: сложности изделия, размера партии, загруженности фабрики, а иногда даже сезона. Например, перед Китайским Новым годом сроки могут увеличиваться, так как какие-то фабрики и склады уходят на каникулы раньше, чем другие. Чтобы держать руку на пульсе и оперативно реагировать на любые обстоятельства, мы утверждаем производственный план, фиксируем в нем все контрольные точки и внимательно следим за процессом производства.
Начальная точка контроля ー это обычно готовность первого экземпляра. Фабрика присылает фото изделия с пантонным веером, а еще показывает видео продукта. Для крупных заказов мы рекомендуем не ограничиваться видео-обзором, а дождаться доставки первого экземпляра в Россию. Обычно мы отправляем этот небольшой груз самолетом, поэтому буквально через несколько дней образец уже лежит на столе клиента. В среднем на производство и доставку первого экземпляра может уйти от 10 до 20 дней.
Следующая контрольная точка ー это отчет фабрики о производстве. Мы присылаем клиенту видео о том, как проходит процесс изготовления товара, в котором можно рассмотреть предмет со всех сторон. По договоренности с клиентом на крупных или важных заказах мы отправляем своего сотрудника инспектировать фабрику. Он не только сделает видео производства, но и проведет проверку по дополнительным пунктам, которые актуальны для клиента.
По окончании работ перед перед отправкой груза на склад наш инспектор осматривает товар и проверяет его по чек-листу. Последний может состоять из более десятка пунктов, включая качество материалов, детализации, покраски, наличие брака (царапины, повреждения, смазанный принт), упаковку и соответствие количества экземпляров заказу. Товары, которые не прошли проверку, вернутся на доработку, а партия не отправится к клиенту, пока производитель не устранит все недочеты. Такая проверка экономит время и нервы заказчика: не придется сталкиваться с проблемой недостачи или брака в России, возвращать товар за рубеж и срочно решать проблему уменьшившегося тиража.
3. Доставка в Россию и таможенное оформление
Этот процесс находится под строгим контролем отдела логистики и ВЭД. Под каждый заказ мы продумываем свою схему доставки с учетом ваших ожиданий по срокам и стоимости. Опытный логист знает, что может задержать груз на каждом этапе маршрута, поэтому рассчитывает все сроки с нужным запасом. Время в пути зависит от вида транспорта и может составлять от нескольких дней при авиадоставке до месяца, если речь идет о контейнерной перевозке крупной партии комбинированным маршрутом.
Что делать, если сроки серьезно поджимают
Если бы корпоративные подарки можно было спокойно заказать за два месяца, это был бы идеальный мир. Но иногда обстоятельства вынуждают клиентов искать брендированные сувениры в более сжатые сроки. И мы всегда стараемся идти им навстречу.
Самое действенное решение для ускорения работ ー это отказ от производства партии под заказ и поиск нужного количества экземпляров на складах китайских фабрик. Чем больше объем заказа, тем сложнее найти нужное количество одинаковых товаров и больше фабрик придется для этого объехать. Но мы беремся и за такие заказы.
Например, для телеканала ТВ-3 требовалось выкупить, забрендировать и передать клиенту 500 бамбуковых столиков-подносов для ванной строго одной модели. Срок был поставлен очень жестко: 25 календарных дней на все этапы работ.
Наш менеджер из Гуанчжоу оперативно связался со множеством китайских производителей, отобрал тех, которые продавали именно нужную нам модель столика, выкупил товарные остатки с трех фабрик, проверил каждый экземпляр, упаковал и отправил в Москву. Гравировку мы наносили уже в России.
Подведем итоги
На предварительный этап согласования и утверждения обычно уходит от нескольких рабочих дней до пары недель, а производство и доставка груза потребуют не менее 15-20 рабочих дней.
Если сроки поджимают, мы организуем более дорогую и быструю доставку, а когда есть запас по времени, ищем возможности сэкономить на логистике: отправляем груз более дешевым маршрутом. В течение года сроки и стоимость доставки одним и тем же видом транспорта значительно меняются. Поэтому только логист может сделать актуальный расчет и подсказать, какой вариант доставки лучше подойдет в текущей ситуации.
Когда клиенту нужно получить заказ в течение месяца, мы стараемся найти фабрику с уже готовой продукцией: тогда останется забрендировать, упаковать и доставить груз. Чем меньше партия и популярнее товар, тем быстрее мы сможем воплотить ваши пожелания в жизнь.