Так ли сложна на самом деле деловая переписка, как кажется на первый взгляд? Уверяем вас, что нет. Существует довольно чёткий и простой формат общения, который позволяет легко запомнить нужные азы. О них мы вам сейчас и расскажем.
Правила деловой переписки
Можно попытаться перечислить множество правил, но какой в этом смысл? Из основных выделяют всего девять. Именно они являются обязательными для грамотной деловой переписки, и именно на них обратит внимание ваш адресат. Итак:
- Конкретное обращение (если вы пишете одному или нескольким адресатам, то указываете их ФИО, если многим, то обращаетесь «коллегам, друзьям, партнёрам» и так далее)
- Структурированный текст (наличие логики, последовательности и иерархии абзацев)
- Уважение (обращение всегда должно быть на «Вы», причём не важно, будь то переписка с коллегой, начальником или подчинённым)
- Краткое изложение сути (текст должен быть изложен сдержанно, как говорится, «кратко и по сути»)
- Расстановка приоритетов (ключевая часть должна содержаться в первом абзаце)
- Затрагивание одной темы (в одном письмо следует упоминать только одну тему или задавать один вопрос, или же несколько, но вытекающих друг из друга)
- Указание важности (стоит упомянуть о сроках исполнения поручения или ответа на письмо)
- Наличие подтверждающих прикреплённых файлов (к примеру, если речь идёт о повышении, то приказ о нём должен быть во вложении)
Этикет деловой переписки (Стиль деловой переписки)
Разумеется, говоря о подобной переписке, уже по умолчанию нужно понимать, что жаргонные слова полностью исключаются из оборота речи, впрочем, как и любая другая ненормативная лексика. Также исключается переход на личности, панибратское отношение и общение на «ты».
Этикет деловой переписки обязывает писать текст на одном выбранном языке, а не использовать чередование или цитаты с упоминаем их при помощи другого языка. В качестве исключения можно использовать отдельные слова или наименования. К примеру, фирма находится в России, а название её в юридических документах указано на английском языке.
Письмо деловой переписки (Типы деловой переписки)
Как правило, существует чёткое разделение типов деловой переписки. Среди них выделяют:
- Запросы (письмо отправляется с целью получения информации и уточнения деталей)
- Жалобы, так называемые исковые письма
- Рекомендательные (чаще всего используются при рекомендации сотрудников на работу)
- Заявление (донесение информации в утвердительной форме, без лишних вопросов)
- Гарантии и обещания (например, это могут быть письма с обещанием внести платёж в установленные сроки)
- Одобрительные (информирование об увольнении, повышении, изменениях в уровне зарплаты или должности и прочее)
- Информационные (предоставление информации о важных событиях или нововведениях)
Правила деловой электронной переписки
Электронная переписка имеет ряд отличий. Во-первых, в ней обязательно требуется указывать тему письма. Причём именно здесь не стоит забывать, что краткость – сестра таланта. Во-вторых, стоит соблюдать кратчайшие сроки ответа на такое письмо. В зависимости от срочности, ответ может занимать от нескольких минут, то двух дней.
Рекомендуется направлять все письма исключительно в рабочее время, даже несмотря на то, что адресат его прочитает, когда ему будет удобно. Для общения в пределах организации посредствам электронной переписки лучше пользоваться меморандумом. Это своего рода важные информационные сообщения, которые можно отправить сразу нескольким подразделениям компании.
Шаблонные фразы для деловой переписки
Проще всего сделать стандартные заготовки для начала диалога или же ответа на письмо. В такие шаблоны нужно будет добавить только инициалы того, к кому будете обращаться, и ключевую информацию или ответ.
Как правило, среди основных шаблонных фраз отмечают:
- Согласно Вашей просьбе….
- Основываясь на полученный мною материал…
- Довожу до Вашего сведения…
- Прошу Вас уведомить меня о своём решении в кротчайшие сроки…
- Учитывая полученную информацию…
- Прошу принять во внимание следующие показатели…
А как часто Вы используете деловую переписку?
Речевой этикет: правила и запреты на нашем сайте shetells.ru