Совещания — вечная корпоративная дилемма. С одной стороны, они помогают решать рабочие вопросы, с другой — зачастую превращаются в марафон ритуальных разговоров. Так что же такое совещания — коммуникативная забава или головная боль для любителей эффективной деятельности? На этот вопрос в материале для HSE Daily отвечает Александр Рейнгардт, приглашенный преподаватель Школы инноватики и предпринимательства НИУ ВШЭ, заместитель генерального директора по инновациям, директор по корпоративному развитию KTC Industrial Outsourcing.
Для чего обычно проводят совещания? Собраться, чтобы... ну, собраться. Пообщаться, поглядеть друг на друга. Показать себя во всей красе демагогического красноречия. Великий и могучий офисный ритуал.
Доисторические люди собирались у костра, современные менеджеры — за круглым или овальным столом, ну или у белой доски, стратегический успех рисовать.
«Совещание для выработки решения по формату совещаний» — звучит заманчиво, не правда ли? Идеальный способ скрыть проблемы под толстым слоем бесконечных обсуждений. «Проблема? Давайте обсудим это... на совещании!» Можно на весь день, а еще лучше — с выездом на свежий воздух на пару дней.
Каждый участник таких совещаний — актер в этом театре абсурда. Один всегда опаздывает, другой уверенно ведет диалог с отключенным микрофоном своего ноутбука. Третий… Третий долго и путано объясняет извилистый путь к возможным райским денежным кущам. А еще есть тот, кто всегда говорит: «Вопрос непростой. Может, мы это обсудим на следующем совещании? Мне надо на другое совещание».
Совещания — это вечная корпоративная дилемма. С одной стороны, они могут быть полезными для быстрого разгребания рабочих моментов. Собрались на десяток минут, приняли решение, распределили роли, установили сроки — и быстро к целевому результату. С другой стороны, совещания зачастую превращаются в марафон бессмысленных витиеватых демагогических фраз и ритуальных «да-да, конечно», «так об этом и речь». А ведь вместо того, чтобы обсуждать, можно было бы... как следует работать.
В конце концов даже самое мучительное совещание заканчивается. И тут начинается самое интересное: «А что мы, собственно, решили?» Обычно — ничего. Вот и ответ на вечный вопрос, проводить совещания или нет. Может быть, лучше просто делать свою работу и избегать встреч, которые могли бы заменить обычными электронными письмами?
Но кто мы такие, чтобы отказываться от возможности обсудить, обсудить и еще раз обсудить? Ведь именно на этом и держится офисный мир — на бесконечных совещаниях. С соответствующей эффективностью.
Для тех, кто не оскорбился и дочитал до конца, небольшой опросник, который позволит определить, совещаться или нет.
Вот некоторые причины, по которым проведение совещания может быть оправданным.
1. Принятие важных решений — если требуется согласование или одобрение ключевых решений, где необходимы мнения разных сторон.
2. Решение ситуативных сложных проблем — когда проблема требует мозгового штурма или совместных усилий нескольких отделов или специалистов.
3. Планирование и стратегия — для обсуждения и создания долгосрочных планов, стратегий или проектов, где важен вклад каждого участника.
4. Командообразование. Совещания могут способствовать укреплению командного духа, особенно если участники работают удаленно и редко встречаются лично.
5. Кризисное управление — в ситуациях, когда требуется быстрое реагирование на кризис или непредвиденные обстоятельства.
6. Обучение и развитие. Совещания могут быть использованы для проведения обучающих сессий, семинаров или мастер-классов для сотрудников.
Но всегда важно оценивать, действительно ли совещание является наиболее эффективным способом достижения этих целей, или лучше избегать его проведения, если те же результаты могут быть достигнуты менее затратными и многословными способами.