Система управления знаниями, как компьютерная система автоматизации, обычно , обслуживает несколько сильно или слабо связанных предметных областей и тематических направлений, объединяя знания из различных научных сфер исходя из взаимозависимости, востребованности, применимости. Упорядочивание контента – структурирование базы знаний – в системе управления знаниями начинается с выделения верхнеуровневых разделов. Именно разделы становятся адекватным и удобным способом организации знаний и компетенций по классам задач, которые требуется исполнять.
Раздел в системе управления знаниями – это обособленная часть знаний по целевой предметной области или тематике, ориентированная на определенную аудиторию (группу) и класс решаемых ей задач.
Такая выделенная часть знаний в последующем управляется как целостная наиболее крупная единица базы знаний. При этом создание и развитие каждого раздела преимущественно осуществляется отдельной проектной командой в рамках проекта внедрения. А доступ к разделу обычно определенными группами (категориями) пользователей. Это наиболее правильная практика в отношении разделов базы знаний.
Выделение требуемой части знаний в самостоятельный раздел основывается на критериях, приводимых в следующей матрице:
Если часть знаний, которая может быть обособлена, отвечает указанным критериям по составу (содержанию), поведению пользователей, принципам и методам управления в части определяемых границ, особенностей взаимодействия (интерфейса) и взаимозависимости (связанности), то она рекомендуется к выделению в раздел.
При упорядочивании знаний в системе по разделам следует различать три вида разделов: тематические, функциональные и целевые.
Тематический раздел – часть знаний, обособленная на основе отнесения к одной предметной области, описываемой теме, исследуемой проблематике, сфере научного знания. Характеризуется целостной семантической моделью с высокой степенью связанности элементов внутри неё.
Тематический раздел поддерживает компетенции по решению предметно специализированных задач одного класса или нескольких классов, связанных логикой их исполнения.
Для тематического раздела всегда определена конкретная тема, вокруг которой собираются знания и для которой выстраивается семантическая модель. В зависимости от целевой предметной области тематического раздела может потребоваться тот или иной функционал. Дополнительно может потребоваться разработка специализированного функционала, который обеспечит работу с детальной семантической разметкой текстового, аудио/видео контента или работу с особыми схемами данных. Работу со знаниями тематического раздела должны вести эксперты соответствующей целевой предметной области.
Функциональный раздел – часть знаний, обособленная на основе общих методов и инструментов сбора, обработки, анализа, представления и распространения. Характеризуется несколькими простыми семантическими сущностями и связями, которые являются типовыми для различных предметных областей.
Функциональный раздел поддерживает компетенции по решению стандартных или унифицированных задач, часто имеющих общий характер и принцип решения для различных предметных областей и специализаций.
В функциональном разделе, как правило, выделен один или несколько зависимых типов информационных сущностей, которые описываются ограниченным числом семантических единиц, связанных между собой. Примером функциональных разделов могут служить:
- тезаурус – термины и их определения в связи с источниками, откуда они заимствованы или аналитическими выводами, на основе которых они получены;
- коллекции ссылок – источники материалов и ссылки на публикации;
- библиотека статей – связанные между собой статьи общего характера, которые тематически не выделены в рамках системы управления знаниями;
- классификаторы – специальные определители для смыслового связывания отдельных элементов знаний в группы, наборы, виды, списки, категории по тематике или целевым образом;
- навигация – особым образом описанные последовательные, статические или динамические, прямые или косвенные связи между отдельными единицами знаний, позволяющие выстроить для удобства и эффективной работы пользователя схемы отображения семантической модели или перехода от одной к другой единице знаний;
- ответы на вопросы – специальным образом организованные знания в удобном для пользователей виде в формате ответов на часто встречаемые или уникальные вопросы со ссылками на связанные материалы;
- календарь – описания событий, мероприятий, явлений в привязке к календарному графику, связанные между собой тематически или целевым образом и связанные с другими элементами знаний в системе.
Наличие функциональных разделов помогает обособить часть знаний управляемых и автоматизированных однотипно. Часто для функциональных разделов можно определить отличительные методы работы со знаниями и подобрать необходимые удобные инструменты. Поскольку функциональный раздел ориентирован на типовые единицы семантической модели, но не на конкретную тематику, то работу с ним ведут эксперты из разных предметных областей. В этом случае требуется организация их работы над разделом и может потребоваться корректировка собираемых и обрабатываем в таком разделе знаний.
Целевой раздел – часть знаний, обособленная на основе соответствия определенной значимой верхнеуровневой задаче по управлению знаниями. Характеризуется фрагментарной семантической моделью в отношении самих знаний, связанной с дополнительной целостной семантической моделью в отношении решаемой задачи.
Целевой раздел поддерживает компетенции по решению разнообразных задач, объединяемых исключительно для достижения какой-либо особой цели, в том числе в интересах проектного управления или в ситуациях с ресурсными ограничениями.
Для корректного формирования целевого раздела требуется четко определить цель, в связи с которой знания обосабливаются. Поэтому возникает потребность в описании такой цели (её структуры), а значит и в описании знания о такой задаче вместе с семантической моделью. При работе с целевым разделом приоритетной становится выбранная цель (верхнеуровневая задача). Следовательно, в таком разделе могут собираться знания из разных предметных областей. Поэтому работа экспертов с целевым разделом организуется наиболее четко и методично, по заданным принципам и стандартам, с учетом обратной связи от пользователей. В последующем целевой раздел может быть разделен на один или несколько тематических и функциональных разделов.
Система управления знаниями включает один и более обособленных разделов.
Являясь функционально целостной, система управления знаниями может управлять несвязанными разделами. С другой стороны, разделы из разных систем могут быть перелинкованы взаимными ссылками. Для каждого из разделов можно выделить особенности построения и использования основной и вспомогательной семантических моделей. При этом основная семантическая модель определяет тематическую структуру и связанность, а вспомогательная (управляющая) определяет методическую структуру типов и их связи.
Связи между разделами в рамках одной системы управления знаниями допускаются в любом виде и сопровождаются дополнительной информацией (метаданные о связях). Между разделами разных систем управления знаниями организация связей требует дополнительной функциональной встроенной поддержки или поддержки внешними автоматизированными инструментами.
На основе связей внутри разделов и исходя из определенной семантической модели, система управления знаниями должна позволять пользователям видеть совокупность всех разделов, определять их назначение и рационально переключаться между ними. Система управления знаниями должна учитывать контекст текущего раздела при организации работы пользователя, в том числе с учетом установленных режимов доступа к содержимому.
Каждый раздел ориентируется на ту или иную группу пользователей – целевую аудиторию раздела. Поэтому находясь в рамках общей архитектуры и общего функционала системы управления знаниями, разные разделы имеют свои особенности и вариации в объектах, процессах и событиях работы со знаниями: начиная от сбора и заканчивая публикацией. Однако, если создание или развитие раздела требует кардинального пересмотра архитектуры и функционала системы управления знаниями, то приходится внимательно анализировать вопрос о выборе другой специализированной системы учитывающей особенности такого раздела.
Автор: Владислав Тюрин, эксперт по цифровой трансформации.
Примечание:
- определения некоторых используемых понятий приведены в статье: «40 понятий менеджмента знаний и компетенций».
- рекомендуется также для ознакомления статья: «Знания, управление знаниями и системы управления знаниями».